La Work Breakdown Structure (WBS) : un outil essentiel en gestion de projet

La Work Breakdown Structure (WBS) est un outil fondamental en gestion de projet qui permet de décomposer le projet en éléments plus petits et gérables.

Work Breakdown Structure (WBS) : en bref

• Décomposition claire : La WBS divise le projet en livrables et tâches gérables pour mieux organiser le travail,
• Estimation facilitée : Elle aide à chiffrer précisément les charges, les délais et les coûts,
• Deux approches : Par livrables (projets courts) ou par phases (projets longs),
• Outil de pilotage : Elle améliore le suivi, la communication et la gestion des risques,
• Support digital : Intégrée aux outils de gestion (Gantt, budget, ressources), elle devient la base du pilotage projet.

La WBS est bien plus qu’un simple outil de découpage : c’est un levier stratégique pour structurer, planifier et piloter vos projets avec rigueur et clarté.

En détaillant les livrables, les tâches et les ressources nécessaires, la WBS facilite la planification, le suivi et le contrôle du projet. Découvrons comment bien utiliser cet outil pour mener vos projets à la réussite.

Définition et principes de la WBS

Décomposer le projet en livrables et tâches assignables

Contrairement au Product Breakdown Structure (PBS) ou le but est décomposer le produit ou le livrable final, la WBS permet de décomposer le projet en livrables, sous-livrables et tâches individuelles assignables aux membres de l’équipe. Cette décomposition offre une vision claire et structurée du travail à réaliser pour atteindre les objectifs du projet.

Chaque niveau de la WBS détaille davantage les éléments du projet. Au niveau le plus haut, on retrouve les grands livrables qui sont ensuite décomposés en sous-livrables puis en tâches élémentaires. Cette approche descendante (top-down) garantit une décomposition exhaustive et cohérente du périmètre du projet.

Par exemple :

Prenons l’exemple d’un projet de création d’un site e-commerce. La WBS pourrait inclure au premier niveau les livrables principaux comme la conception graphique, le développement technique, et la rédaction des contenus. Chacun de ces livrables serait ensuite décomposé. Par exemple, la conception graphique inclurait la création des maquettes des différentes pages et la définition de la charte graphique.

Faciliter l’estimation de la charge et des coûts

Livrable	Tâches	Charge estimée (jours)	Coût estimé (€)
Conception graphique	Maquettes des pages Charte graphique	10 5	5 000 2 500
Développement	Interface utilisateur Fonctionnalités e-commerce Intégration paiement	30 20 10	15 000 10 000 5 000
Rédaction contenus	Fiches produits Contenu éditorial	15 5	4 500 1 500

La WBS facilite l’estimation de la charge de travail et des coûts en détaillant les tâches à réaliser. En décomposant le projet jusqu’à des tâches individuelles, il devient plus facile d’estimer précisément les ressources et le temps nécessaires pour chacune d’entre elles.

Ces estimations détaillées permettent d’obtenir un budget et un planning réalistes pour le projet. L’approche « bottom-up » consiste à estimer d’abord la charge de chaque tâche élémentaire, puis à consolider ces estimations aux niveaux supérieurs de la WBS pour obtenir le coût et la durée totale du projet.

2- Différents types de WBS

WBS basée sur les livrables pour les projets courts

Pour les projets de courte durée et avec un périmètre bien défini, il est recommandé d’utiliser une WBS basée sur les livrables. Cette approche met l’accent sur les résultats concrets à produire et facilite le suivi de l’avancement.

Un exemple de WBS basée sur les livrables pour un projet de développement d’un site e-commerce serait :

1. Conception graphique
   1.1 Maquettes des pages principales
   1.2 Charte graphique
2. Développement
   2.1 Interface utilisateur
   2.2 Fonctionnalités de paiement
   2.3 Gestion du catalogue produit
3. Tests et recette
   3.1 Tests unitaires
   3.2 Tests d’intégration
   3.3 Recette utilisateur

Cette structure permet de visualiser clairement les différents éléments à produire et de suivre leur réalisation.

WBS basée sur les phases pour les projets longs

Pour les projets de longue durée ou dont le périmètre est moins bien défini initialement, une WBS basée sur les phases du projet est plus adaptée. Chaque phase représente un ensemble cohérent de livrables et de tâches concourant à un jalon clé du projet.

Par exemple, une WBS par phase pour un projet de mise en place d’un ERP dans une entreprise pourrait ressembler à ceci :

1. Cadrage et conception
   1.1 Spécifications fonctionnelles
   1.2 Dossier de conception technique
   1.3 Plan de déploiement
2. Réalisation
   2.1 Paramétrage de l’ERP
   2.2 Développement des interfaces
   2.3 Reprise des données
   2.4 Formation des utilisateurs
3. Déploiement
   3.1 Tests de validation
   3.2 Mise en production
   3.3 Support post-démarrage

Cette approche permet une structuration progressive du projet, avec des jalons de validation entre chaque grande phase.

Les avantages et inconvénients de la WBS en gestion de projet

Avantages

• Organisation structurée du travail
• Amélioration de la communication
• Meilleure coordination
• Suivi et pilotage facilités
• Réduction des risques
• Alignement avec les clients ou sponsors

Inconvénients

• Temps de préparation important
• Niveau de détail à calibrer finement
• Maintenance continue nécessaire
• Possibilité de rigidité excessive

Avantages : organisation, communication, coordination, suivi, réduction des risques

Bien utilisée, la WBS apporte de nombreux avantages clés pour les entrepreneurs et les petites entreprises :

• Elle fournit un cadre structurant pour organiser et planifier le travail, depuis la définition des grands livrables jusqu’à l’affectation des tâches aux équipiers. Cela facilite grandement le séquencement et la coordination des activités.
• La WBS est un excellent support de communication sur le contenu et l’avancement du projet. Elle donne une vision claire et partagée des attendus à l’équipe et aux parties prenantes. Couplée à des données de suivi, elle permet de suivre efficacement la réalisation des livrables.
• En identifiant de façon exhaustive les tâches à réaliser, la WBS limite les risques d’oubli et aide à anticiper les points de blocage potentiels. L’allocation de ressources adéquates sur chaque tâche contribue aussi à réduire les risques de retard ou de dépassement de coûts.

Par exemple :

Prenons le cas d’une petite agence web qui gère un projet de refonte de site pour un client. En partageant la WBS avec le client dès le début, l’agence s’assure d’un alignement sur le périmètre du projet. Tout au long du projet, la WBS sert de référence commune pour suivre l’avancement et communiquer sur la progression.

Points de vigilance : niveau de détail, temps de préparation

Certains points sont cependant à surveiller lors de l’élaboration et de l’utilisation d’une WBS :

• Le niveau de détail doit être suffisant pour permettre un pilotage efficace, sans pour autant noyer l’équipe sous une masse de tâches élémentaires. Deux à quatre niveaux de décomposition sont généralement un bon compromis.

Imaginons un projet d’organisation d’un événement. Une WBS trop macro, limitée aux grandes phases (préparation, déroulement, bilan) ne permettra pas un suivi précis. À l’inverse, une décomposition à outrance des tâches (réserver les stylos pour les inscriptions, imprimer les badges…) n’apportera pas de valeur et sera chronophage à maintenir.

• La construction d’une WBS de qualité, exhaustive et cohérente, peut prendre du temps. Mais c’est un investissement qui sera largement rentabilisé par un pilotage plus serein du projet. Il faut donc y consacrer le temps nécessaire et impliquer les bons interlocuteurs.
• Enfin, la WBS n’est pas figée une fois pour toutes. C’est un outil vivant, qui doit être mis à jour au fil du projet pour refléter les évolutions de périmètre et les ajustements nécessaires. Un équilibre est à trouver entre maintien de la WBS et surinvestissement dans sa gestion.

Étapes de création d’une WBS

Définir les objectifs et le périmètre du projet

Avant de se lancer dans la construction de la WBS, il est essentiel de définir clairement les objectifs et le périmètre du projet. Cela permet de s’assurer que la décomposition des tâches sera alignée sur les résultats attendus.

Quelques questions clés à se poser à cette étape :

• Quels sont les grands livrables ou résultats à produire ?
• Qu’est-ce qui est inclus dans le périmètre du projet et qu’est-ce qui est exclu ?
• Quels sont les délais et le budget visés ?
• Qui sont les parties prenantes à impliquer et à satisfaire ?

Bien cadrer le projet permet de construire une WBS cohérente et utile pour le pilotage. Une définition trop vague des attendus conduira à une WBS confuse et peu opérante.

Par exemple :

Prenons l’exemple d’un projet de création d’une application mobile de e-learning. Les objectifs pourraient être de proposer des formations en ligne sur des compétences métiers, avec un catalogue de 10 cours au lancement, accessibles sur iOS et Android. Le périmètre inclurait la conception, le développement et le déploiement de l’application, mais pas la création des contenus pédagogiques. Un budget de 100 K€ et un délai de 6 mois pourraient être fixés. Les parties prenantes clés seraient l’équipe de développement, les responsables métier et les futurs utilisateurs.

Décomposer progressivement avec l’équipe en adoptant une approche top-down

Une fois les objectifs et le périmètre clarifiés, l’équipe projet peut attaquer la construction proprement dite de la WBS. L’approche recommandée est de procéder de manière descendante (top-down) et progressive :

1. Identifier les grands livrables (niveau 1)
2. Décomposer chaque livrable en sous-ensembles plus petits (niveau 2)
3. Si nécessaire, détailler encore chaque sous-livrable en tâches/résultats élémentaires (niveau 3)
4. Vérifier à chaque niveau que la décomposition est exhaustive et que les éléments sont bien distincts

Cette démarche sera d’autant plus efficace qu’elle implique dès le départ l’ensemble des membres de l’équipe projet. Leur expertise métier permettra d’obtenir une WBS complète et réaliste. Leur participation renforcera aussi leur appropriation de la structuration du projet.

Des ateliers de travail collaboratifs, avec l’appui d’outils comme le mind mapping, sont recommandés pour co-construire la WBS de façon agile. Commencez sur un mode divergent en faisant émerger toutes les idées, puis convergez progressivement vers une WBS consolidée.

Pour reprendre notre exemple d’application mobile de e-learning, la WBS pourrait s’ébaucher ainsi lors d’un atelier :

1. Design UX/UI
   1.1 Maquettes graphiques
   1.2 Charte graphique
   1.3 Parcours utilisateur
2. Développement
   2.1 Développement front-end
   2.1.1 Interfaces utilisateur
   2.1.2 Intégration des maquettes
   2.2 Développement back-end
   2.2.1 Base de données
   2.2.2 API
   2.2.3 Système d’authentification
3. Tests et déploiement
   3.1 Tests unitaires
   3.2 Tests d’intégration
   3.3 Déploiement sur les stores

L’équipe pourra ensuite retravailler cette première structure pour l’affiner et la compléter.

Utilisation de la WBS dans des logiciels de gestion de projet

Représentations graphiques de la WBS dans les logiciels

Les outils de gestion de projet intègrent des fonctionnalités de WBS pour en faciliter la création et l’exploitation. Ils proposent généralement plusieurs vues complémentaires pour représenter graphiquement la décomposition des tâches :

• Diagramme organisationnel : c’est la vue la plus classique, qui représente la WBS sous forme d’organigramme hiérarchique. On y retrouve la structure en arbre avec le projet au sommet, les niveaux intermédiaires et les tâches feuilles. Cette vue met en évidence l’organisation logique du projet.
• Mind map : certains outils proposent une visualisation de la WBS sous forme de mind map (carte heuristique). C’est une approche plus visuelle et organique, qui facilite la création incrémentale de la WBS. Des codes couleurs peuvent être utilisés pour categoriser les éléments.
• Outline (plan) : la WBS peut aussi être représentée sous forme de plan hiérarchique, avec une indentation pour chaque niveau. Cette vue synthétique permet de naviguer facilement dans la structure et de réorganiser les éléments par glisser-déposer.

Ces différentes représentations offrent une flexibilité appréciable aux équipes pour construire et utiliser la WBS selon leurs préférences et le contexte du projet.

Utiliser la WBS comme référentiel dans les vues planning, budget, ressources

Au-delà de la construction de la WBS, les logiciels de gestion de projet permettent d’utiliser la structure de découpage comme colonne vertébrale pour organiser les autres dimensions du projet :

• Planning : en associant des durées et des liens de dépendance aux tâches de la WBS, on obtient le planning détaillé du projet (diagramme de Gantt). Chaque tâche est positionnée et calée dans le temps. Des jalons peuvent marquer les grandes étapes.

• Budget et coûts : le logiciel permet de ventiler les coûts du projet selon la structure de la WBS. Chaque tâche se voit attribuer un coût, sur la base des ressources consommées. Une consolidation est faite à chaque niveau pour suivre le budget global.

La Work Breakdown Structure (WBS) n’es pas qu’un simple outil de décomposition des tâches. C’est la colonne vertébrale de ma gestion de projet. En clarifiant les livrables, en facilitant les charges et les coûts et en structurant les responsabilités de chacun, elle permet une planification et une exécution maîtrisée.

Par exemple :

Dans un outil comme Microsoft Project, la WBS sert de base pour générer le planning. Les tâches sont listées dans le même ordre et la même hiérarchie que dans la WBS. On peut ensuite préciser les durées, les dates de début et de fin, et les enchaînements pour obtenir un planning complet.

Pour en tirer profit, il est nécessaire de l’élaborer avec soin et de manière collaborative et la faire vivre pendant toute la durée de vie du projet. Elle s’intègre parfaitement dans les outils de gestion modernes et elle peut devenir un levier puissant pour les délais, budgets et ressources.

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