Vous travaillez au service des ressources humaines et vous aimeriez lancer un diagnostic RH ? Bien construit, celui-ci, vous permettra d’identifier les forces et faiblesses de votre entreprise pour optimiser votre gestion des ressources humaines, vos processus, automatiser vos tâches ou améliorer la satisfaction de vos collaborateurs. Mais comment mener à bien cette démarche et quelle méthodologie appliquée ? Nous vous livrons nos conseils pour réussir votre diagnostic RH à la suite de notre article.
Comprendre la notion de diagnostic RH
Dans un contexte économique en constante évolution, le capital humain est l’un des principaux leviers pour garantir la compétitivité et la pérennité d’une entreprise. Pour s’assurer d’accompagner vos collaborateurs et de garantir leur satisfaction et leur épanouissement dans le travail, vous pourriez mettre en place un diagnostic RH.
Le diagnostic RH est une démarche d’analyse qui vise à évaluer la situation des ressources humaines dans une entreprise. Il prend en compte différents aspects tels que :
- l’organisation du travail
- les compétences des collaborateurs
- les conditions d’emploi
- les recrutements
- les relations sociales
- la rémunération
- …
L’objectif de ce diagnostic est de dresser un bilan complet et précis des forces et des faiblesses des ressources humaines de l’organisation. Le but est d’identifier des pistes d’amélioration et d’adapter les stratégies en matière de gestion des ressources humaines, qu’il s’agisse de l’organisation des équipes et des processus RH comme l’automatisation des tâches les plus répétitives (ex : welcome email) ou la mise en place de nouveaux partenariats pour la montée en compétences des équipes.
Les étapes clés pour mener un diagnostic RH
Lancer un diagnostic RH est un travail important qui nécessite de s’appuyer sur une méthodologie pour simplifier son organisation. Nous vous avons ainsi listé les grandes étapes à suivre pour lancer votre analyse efficacement, en vous assurant de ne rien manquer.
1. Définir les objectifs du diagnostic
La première étape consiste à déterminer les objectifs spécifiques de votre diagnostic RH. Assurez-vous que ceux-ci soient bien cohérents avec les objectifs stratégiques et la feuille de route de l’entreprise (concernant un développement à l’international, la formation ou le taux de recrutement par exemple).
Vous pouvez ainsi chercher à :
- Améliorer l’adéquation entre les compétences des employés et les besoins de l’entreprise.
- Optimiser la gestion des carrières et des mobilités internes (montée en compétences des équipes, recrutement interne).
- Renforcer l’engagement et la motivation des collaborateurs en travaillant autour de la culture RH et des valeurs de votre organisation.
- Évaluer l’efficacité des dispositifs de formation et d’accompagnement professionnel. Vous pourrez ainsi vous demander si vos formations sont assez accessibles et variées pour vos collaborateurs ? Est-ce que les processus pour y accéder sont facilités ? Est-ce que les formations que vous proposez sont en adéquation avec les besoins des collaborateurs et les objectifs stratégiques de votre organisation ?
- Mieux maîtriser les coûts liés au personnel (par exemple : matériel, primes au télétravail) et aux processus RH (exemple : campagne de recrutement via des publications sponsorisées sur les réseaux sociaux comme LinkedIN ou la mise en avant d’une annonce sur un site de recrutement).
En bref, définir clairement vos objectifs vous permettra de cibler les domaines à analyser en priorité pour mieux orienter votre démarche et vos études.
2. Identifier les sources d’informations pertinentes
Pour mener un diagnostic RH approfondi, il est essentiel de collecter des données fiables et actualisées. Plusieurs sources d’information peuvent ainsi être utilisées :
- Les données administratives (effectifs, répartition par catégorie professionnelle, type de contrat, effectif à temps plein ou temps partiel, etc.)
- Les entretiens individuels ou collectifs avec les salariés et les managers (entretien de fin de mission par exemple pour un cabinet de consulting ou point de fin d’année pour n’importe quel type d’entreprise).
- Les questionnaires, sondages et enquêtes internes (climat social, satisfaction au travail, motivation des équipes, etc.)
- Les indicateurs de performance RH (taux de turnover, absentéisme, taux de recrutement, etc.)
N’hésitez pas à croiser les différentes sources à votre disposition pour obtenir une vision complète, exhaustive et cohérente de la situation de votre département RH.
3. Analyser les données et diagnostiquer les points forts et les points faibles
Une fois les informations recueillies, il convient de les analyser de manière méthodique et rigoureuse. L’objectif est d’identifier les principales forces et faiblesses de l’organisation et de mettre en évidence les axes de développement et d’amélioration prioritaires.
Pour cela, plusieurs méthodes d’analyse peuvent être utilisées :
- Les tableaux de bord RH (pour suivre les indicateurs clés)
- Les comparaisons avec des référentiels externes (identifiés par un benchmarking)
- Les méthodes d’évaluation des compétences RH (bilans de compétences, entretiens professionnels, etc.)
- Les analyses statistiques et les études qualitatives (focus groupes, entretiens individuels, observations, etc.)
Tenez compte des spécificités de votre entreprise et de son environnement pour interpréter ces données et dégager des pistes d’amélioration pertinentes.
4. Élaborer un plan d’action et mobiliser l’ensemble des acteurs concernés
À partir des résultats du diagnostic RH, vous pouvez élaborer un plan d’action opérationnel pour répondre aux enjeux préalablement identifiés. Ce plan doit préciser les objectifs à atteindre, les moyens à mettre en œuvre et les indicateurs de suivi (KPI).
Il conviendra alors de mettre en place une roadmap avec les différentes actions que vous souhaitez réaliser et leur échelonnement dans le temps. Comme vous l’aurez compris, tout ne pourra pas être démarré au même moment. Aussi, il est préférable de prioriser vos actions en fonction des objectifs que vous souhaitez atteindre et du niveau d’urgence (par exemple : turn over trop important depuis 6 mois).
Il est aussi crucial de mobiliser l’ensemble des acteurs concernés (direction, managers, représentants du personnel, etc.) pour garantir la réussite et l’appropriation de votre démarche.
Quelles sont les bonnes pratiques pour réaliser un diagnostic RH ?
Pour aller plus loin dans l’optimisation de votre diagnostic RH, vous pourrez suivre les recommandations que nous vous listons ci-dessous :
- Adopter une approche participative et impliquer différents niveaux hiérarchiques dans la démarche (dirigeants, managers, collaborateurs, alternants, ect).
- Communiquer régulièrement sur l’avancée du projet et les résultats obtenus auprès de vos parties prenantes, qu’il s’agisse des équipes internes ou de vos partenaires. L’idée est d’impliquer vos collaborateurs dès la phase de diagnostic pour favoriser l’acceptation des changements et recommandations qui en découleront.
- S’adapter au contexte spécifique de votre entreprise, en tenant compte des contraintes et des opportunités de votre environnement.
- Utiliser des outils appropriés : Assurez-vous d’utiliser des méthodes et des outils adaptés à votre diagnostic RH, tels que des entretiens, des questionnaires, des enquêtes, des tableaux de bord, etc. Pour vous aider à organiser votre audit RH et vos missions quotidiennes, vous pourrez vous tourner vers des logiciels spécialisés. On peut ainsi citer Axonaut ou Lucca parmi les tops des logiciels de gestion RH.
Capture d’écran du logiciel Lucca permettant de simplifier et d’automatiser vos missions RH
- Privilégier une approche globale et intégrée en évaluant les interactions entre les différents domaines RH (formation, recrutement, gestion des carrières…). L’erreur serait de travailler le sujet des ressources humaines comme une thématique totalement dissociée du reste de l’entreprise. Vous pourriez manquer d’une vision globale du quotidien de vos collaborateurs et ainsi passer à côté de nombreux sujets.
- Formaliser des résultats et des recommandations : Présentez les conclusions du diagnostic de manière claire, concise et visuelle. Proposez des recommandations spécifiques et réalisables pour améliorer les pratiques RH et atteindre les objectifs fixés. Ces recommandations devront évidemment être validées par la direction. Mais nous préconisons également de les présenter aux différentes équipes et managers.
En suivant ces étapes et bonnes pratiques, vous aurez toutes les cartes en main pour mener un diagnostic RH efficace pour votre entreprise.
Le diagnostic RH est un chantier assez important, qui nécessite un engagement de vos différentes parties prenantes et la définition d’objectifs, mais qui vous permettra d’améliorer vos processus, l’organisation de vos équipes de ressources humaines, mais aussi la satisfaction de l’ensemble de vos collaborateurs et parties prenantes.