Comprendre la conduite du changement en management

La conduite du changement est un enjeu majeur pour les entreprises dans un monde en constante évolution, notamment depuis la mise en place du télétravail ou de la semaine de 4 jours dans certaines entreprises. Bien gérer cette conduite du changement vise à bien accompagner, soutenir et former ses équipes pour les préparer aux défis et opportunités professionnelles.

Nous détaillerons, à la suite de notre article, les étapes à suivre pour mener à bien votre conduite du changement et les différentes méthodes sur lesquelles vous pourrez vous appuyer.

Définition de la conduite du changement

La conduite du changement désigne l’ensemble des actions et processus visant à accompagner une organisation, ses collaborateurs et ses parties prenantes lors de transformations importantes. Il peut s’agir de réorganisations internes, d’introduction de nouvelles technologies ou de modifications des modes de travail, par exemple. L’objectif principal de la conduite du changement est de minimiser les impacts négatifs de ces transformations et d’optimiser leur réussite.

Quelles sont les étapes clés de la conduite du changement ?

Pour mener à bien un projet d’une telle envergure, il est essentiel de suivre certaines étapes structurantes. Nous les présentons ci-dessous :

#1 – Analyser et comprendre le contexte : cela implique d’identifier les enjeux, les objectifs et les acteurs concernés par le changement, ainsi que de recueillir les informations nécessaires (via des sondages ou des entretiens par exemple) pour évaluer l’ampleur des transformations à mettre en œuvre.

#2 – Définir une vision du changement : il s’agit d’établir une image claire et cohérente des objectifs à atteindre et des étapes nécessaires pour y parvenir. L’objectif est de faciliter l’adhésion et la mobilisation des parties prenantes (salariés, partenaires, ect).

#3 – Élaborer une stratégie de conduite du changement : cette étape consiste à planifier les actions à mener, les ressources à mobiliser (internes, partenaires ou experts externes) et les moyens de communication à utiliser pour accompagner au mieux le changement.

#4 – Mettre en œuvre le plan d’action : ce processus implique d’exécuter les actions prévues, de suivre leur avancement et d’ajuster, si nécessaire, la stratégie en fonction des résultats obtenus et des résistances rencontrées. En effet, il n’est pas rare d’avoir des freins au changement qu’il faudra réussir à lever pour convaincre du bien fait des transformations.

#5 – Évaluer les résultats et capitaliser sur les apprentissages : comme toujours, il est essentiel de mesurer les résultats des efforts mis en place. Vous devrez donc mesurer l’efficacité de la conduite du changement, identifier les facteurs de succès et les pistes d’amélioration, puisque que vous pourrez toujours améliorer les choses. N’oubliez surtout pas de partager les enseignements tirés de l’expérience pour nourrir les futurs projets de transformation.

Les méthodes et outils de la conduite du changement

Il existe différentes approches et techniques pour accompagner la conduite du changement. Celles-ci sont à adapter en fonction du contexte de votre entreprise et de l’impact du changement (simple transformation d’outil ou réorganisation complète des équipes). Parmi les méthodes les plus connues, nous pouvons citer :

• La méthode ADKAR : cet acronyme relate les différentes étapes par lesquelles une personne doit passer pour adopter plus facilement les changements mis en place. On note ainsi : Awareness (conscience), Desire (désir), Knowledge (connaissance), Ability (capacité) et Reinforcement (renforcement).

• Le modèle de Kübler-Ross : décrit les différentes étapes émotionnelles que traversent les individus face au changement (déni, colère, négociation, dépression, acceptation). Ce modèle reprend ce que nous pouvons connaître plus communément sous la dénomination de « phases de deuil ».
• Le modèle de Lewin propose une approche en trois phases (décongélation, mouvement, recongélation) pour accompagner le changement dans les organisations. Nous détaillons ces phases dans le schéma ci-dessous.

• La gestion de projet, qui offre des outils et méthodologies pour planifier, exécuter et contrôler les différentes tâches et activités liées à la conduite du changement.
• Les techniques de communication, telles que les ateliers participatifs, les réunions d’information, les sondages ou les formations, qui permettent de favoriser l’échange et la compréhension entre les différents acteurs du changement.

Quelles sont les compétences requises pour réussir sa conduite du changement ?

Pour mener à bien un projet de conduite du changement, il est nécessaire de disposer de certaines compétences clés. Nous les détaillons ci-dessous :

• Une capacité d’analyse et de synthèse qui vous permettra de bien comprendre les enjeux et les besoins liés au changement au sein de votre entreprise, de votre département ou de votre équipe.
• Un sens de la communication et de l’écoute pour dialoguer avec les différents acteurs du changement, anticiper d’éventuelles résistances et convaincre des bien faits du changement.
• Une aptitude à la planification et à l’organisation pour définir et mettre en œuvre une stratégie de conduite du changement adaptée.
• Des compétences en gestion de projet pour coordonner les actions, suivre leur avancement et respecter les principales échéances de mise en place. Ce point nécessite d’être organisé et rigoureux pour suivre les différentes étapes et ne pas prendre de retard.
• Un leadership et une capacité à mobiliser pour fédérer et motiver les parties prenantes autour des objectifs du changement. Vous pourrez aussi vous appuyer sur des salariés, convaincus de votre projet, qui se chargeront de motiver leurs collaborateurs.

La conduite du changement en pratique : un exemple concret

Pour illustrer l’application de la conduite du changement en entreprise, prenons l’exemple d’une organisation souhaitant mettre en place une nouvelle solution logicielle pour optimiser ses processus internes, comme la mise en place de l’outil d’organisation Asana ou Notion. Dans ce contexte, la démarche idéale pourrait consister à :

• Identifier les bénéfices attendus de cette transformation (gains de temps, amélioration de la qualité de l’organisation et des échanges entre les équipes…) et les acteurs concernés (utilisateurs finaux, managers, service informatique…).
• Définir une vision du changement qui met en avant les avantages pour chaque partie prenante et les étapes clés du déploiement de la solution.
• Élaborer un plan d’action incluant notamment des formations pour les utilisateurs, des sessions de test et de validation, ainsi que des supports de communication adaptés.
• Mettre en œuvre le plan d’action et suivre régulièrement l’avancement du projet, en ajustant la stratégie si nécessaire pour garantir une adoption réussie de la solution. Pour cela, vous pourrez vous appuyer sur un outil de gestion de projet.
• Évaluer les résultats obtenus (taux d’adoption, satisfaction des utilisateurs, impact sur les processus…) et partager les enseignements tirés auprès des équipes.

Vous l’aurez compris : la conduite du changement est un enjeu majeur pour les entreprises afin de s’adapter aux transformations de leur environnement et veiller à l’adoption des changements par les collaborateurs. Pour réussir ces projets, il est essentiel de suivre une démarche structurée et de disposer des compétences nécessaires pour informer, accompagner et mobiliser l’ensemble des acteurs concernés.