La Product Breakdown Structure (PBS) est un outil précieux pour les chefs de projet IT souhaitant décomposer un projet complexe en éléments plus simples à gérer. En clarifiant le périmètre du projet et les responsabilités de chacun, la PBS facilite le suivi de l’avancement et la communication avec les parties prenantes.
- Décomposer le produit final en sous-éléments clairs : La PBS segmente un projet en modules ou livrables distincts pour clarifier le périmètre et faciliter le pilotage. Chaque module est rattaché à un responsable, un délai, et un résultat attendu.
- Optimiser coordination et responsabilité : En liant chaque bloc à un acteur projet, la PBS renforce la responsabilisation et fluidifie la communication. Chacun sait quoi livrer, quand, et dans quel cadre.
- Suivre finement l’avancement : Le découpage précis permet de mesurer l’état d’avancement de chaque composant du projet, d’identifier rapidement les retards, et de piloter en temps réel avec des données factuelles.
- Complémentarité avec le WBS : Le PBS répond à « Quoi livrer ? » (vision produit), tandis que le WBS détaille « Comment le faire ? » (vision tâche). Utilisés ensemble, ils sécurisent le périmètre et la planification.
- Des outils simples pour construire votre PBS : Xmind (intuitif), MindView (orienté gestion projet), et Lucidchart (collaboratif en ligne) facilitent la création de PBS lisibles et partagés, utilisables dès les ateliers de cadrage.
Le PBS est un outil structurant pour clarifier le périmètre d’un projet IT et mieux le piloter. Un bon découpage en amont, c’est un projet plus fluide, mieux suivi… et plus serein.
Découvrons ensemble comment mettre en place une PBS efficace pour vos projets.
Qu’est-ce que le Product Breakdown Structure ?
Décomposer le projet en modules et sous-produits
Le PBS permet de découper un projet complexe en modules et sous-produits plus gérables. En effet, en décomposant le projet en éléments constitutifs, on obtient une vision claire de l’ensemble des tâches nécessaires pour atteindre l’objectif final.
Cette démarche de découpage facilite grandement la planification et le suivi du projet. Chaque module identifié peut ensuite être détaillé en tâches précises, avec des responsables, des délais et des livrables définis. Cela permet de ne rien oublier et de s’assurer que la somme des sous-produits réalisés constituera bien le produit final attendu.
Prenons l’exemple d’un projet de création d’application mobile pour une startup de covoiturage. Le PBS va décomposer l’application finale en grands modules fonctionnels : inscription/connexion des utilisateurs, recherche d’un trajet, paiement en ligne, messagerie conducteur-passager, notation, etc. Chaque module sera ensuite détaillé en sous-tâches de développement, design, tests…
Un outil adapté à tous types de projets IT
Bien que méconnu, le PBS peut s’avérer utile pour tous types de projets informatiques, du développement d’un logiciel sur mesure au déploiement d’un ERP dans plusieurs filiales. Quelle que soit la nature et la taille du projet, décomposer le produit final en sous-ensembles aide à clarifier les objectifs.
De plus, le PBS est facilement intégrable aux autres outils de gestion de projet IT comme le planning, le budget ou le suivi des ressources. Combiné par exemple à un diagramme de Gantt, il permet de planifier dans le temps les tâches identifiées. Utilisé lors des réunions d’avancement, il offre un support visuel efficace pour suivre le projet.
Quels sont les intérêts du PBS pour la gestion de projet IT ?
Clarifier les rôles et responsabilités de chacun
En associant chaque tâche et module du PBS à un responsable désigné, cet outil permet de clarifier les rôles de chacun. Chaque intervenant sait ainsi ce qu’il a à faire et à quel moment. Cela facilite la coordination des équipes et réduit les risques d’incompréhension.
Le PBS aide aussi le chef de projet à déléguer efficacement. En définissant précisément les périmètres de responsabilité, il s’assure que chacun focalisera son énergie sur les tâches qui lui sont attribuées. Le projet devient ainsi un véritable travail d’équipe où chacun connaît sa partition.
Suivre précisément l’avancement du projet
| Module ERP | Avancement | Deadline |
|---|---|---|
| Paramétrage | 100% | 15/06/23 |
| Reprise données | 60% | 30/06/23 |
| Développements | 30% | 31/07/23 |
| Tests utilisateurs | 0% | 31/08/23 |
| Formation | 0% | 30/09/23 |
| Mise en production | 0% | 01/10/23 |
Grâce au découpage en tâches élémentaires, le PBS donne une vision claire de l’avancement à date du projet. En valorisant le pourcentage d’avancement sur chaque module, on sait immédiatement où on en est par rapport à l’objectif.
Le chef de projet peut ainsi suivre de près la progression, analyser les retards éventuels et prendre des actions correctrices au plus tôt si besoin. Le PBS lui permet d’alerter rapidement sa hiérarchie en cas de dérive grâce à des données factuelles issues du terrain.
Prenons le cas du déploiement d’un nouvel ERP dans une PME industrielle. Grâce au PBS, le chef de projet visualise en un coup d’œil les modules terminés (paramétrage, reprise de données…), ceux en cours (développements spécifiques, recette…) et ceux à venir (formation, bascule…). En cas de retard sur un module critique comme la migration des données, il peut rapidement arbitrer, par exemple en renforçant l’équipe dédiée.
Étapes pour construire un PBS efficace
Définir précisément les objectifs du projet avec la méthode SMART
La première étape fondamentale est de définir clairement les objectifs du projet et le produit final attendu. Il faut notamment déterminer avec le client le périmètre fonctionnel, la qualité et les délais visés.
Utiliser la méthode SMART est utile pour fixer des objectifs Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporellement définis. Cela implique de se mettre d’accord sur des livrables et des critères de succès précis dès le début du projet.
Planifier et subdiviser le projet en livrables et lots de travaux
Une fois la cible bien définie, l’étape suivante est de découper le projet en lots de travaux et en livrables intermédiaires. C’est le cœur de la construction du PBS. Il s’agit de détailler suffisamment les tâches à réaliser sans noyer l’équipe sous une masse d’actions.
Cette étape nécessite de bien comprendre les fonctionnalités attendues et les contraintes du projet. Des ateliers de brainstorming avec les parties prenantes peuvent aider à identifier tous les éléments à prendre en compte. Mettre à jour le PBS régulièrement en fonction de l’évolution du contexte garantit de rester calé sur la réalité.
Construire le PBS en respectant les règles de représentation
Pour construire un PBS compréhensible par tous, il est important de respecter quelques règles de représentation. D’abord, positionner l’objectif final au niveau le plus élevé du schéma. Ensuite, s’assurer que chaque « branche » représente bien un module à part entière et que la somme des sous-produits équivaut à 100% du produit final.
Utiliser un formalisme visuel parlant est essentiel, par exemple avec un code couleur par niveau et une numérotation des modules. Des outils comme MindView ou XMind permettent de réaliser facilement des PBS attractifs. L’important est que le schéma soit lisible et compris par toutes les parties prenantes.
Exemples d’application de la PBS dans différents types de projets
PBS pour un projet de création de site internet
Pour un projet de création de site web, le PBS va décomposer le site final en modules fonctionnels : page d’accueil, tunnel d’achat, formulaire de contact, etc. Chaque module pourra ensuite être découpé en tâches : webdesign, développement, tests unitaires…
Le niveau de détails dépendra de la complexité du site. Pour un site vitrine, décomposer les tâches de conception et d’intégration peut suffire. Pour un site e-commerce, il faudra détailler les fonctionnalités de paiement, de gestion du catalogue produits, etc. L’essentiel est que le découpage choisi permette un suivi précis de l’avancement.
Prenons l’exemple d’une startup qui veut lancer rapidement un site pour présenter son offre. Le PBS pourrait ressembler à ceci :
PBS pour le déploiement d’un logiciel CRM
Pour un projet de déploiement de CRM, le PBS intégrera des modules comme le paramétrage de la solution, la reprise des données clients, la formation des utilisateurs ou encore la conduite du changement.
Ici, des étapes comme la validation de la configuration par des utilisateurs clés ou le passage en production seront importantes. Associer des critères d’acceptation à chaque lot permet de formaliser ces points de contrôle. Le PBS sert ainsi de feuille de route partagée avec les futurs utilisateurs et les décideurs.
Imaginons une PME qui déploie un CRM pour ses 5 commerciaux. Les grandes étapes du PBS pourraient être :
| Étape principale (Lot) | Tâche détaillée |
|---|---|
| 1. Déploiement du CRM | Paramétrage Définition des champs clients Définition du processus de vente Maquettage des rapports Validation lors d’un atelier utilisateurs |
| 2. Reprise des données | Audit de la qualité des données existantes Mapping des champs (ancienne / nouvelle base) Import dans le CRM et contrôles |
| 3. Formation des utilisateurs | Formation de l’administrateur (1 jour) Formation des commerciaux (2 jours) |
| 4. Conduite du changement | Recensement des impacts métiers Adaptation des procédures Ateliers d’accompagnement au changement |
| 5. Mise en production | Bascule de l’ancien au nouveau système Assistance au démarrage Réunion de bilan post démarrage |
Différences entre PBS et WBS (Work Breakdown Structure)
Le PBS se concentre sur les livrables, le WBS sur le travail à réaliser
PBS et WBS sont deux outils proches mais avec un angle d’approche différent. Le PBS adopte une vue « produit » en décomposant le projet selon les fonctionnalités et livrables attendus. Le WBS lui se focalise sur les activités en découpant le projet en tâches et sous-tâches.
On peut résumer en disant que le PBS répond à la question « Qu’est-ce qui doit être fait ? » là où le WBS détaille « Comment va-t-on le faire ? ». Le premier donne la direction, le second la feuille de route détaillée. Les deux démarches se complètent utilement.
Utiliser le PBS et le WBS de façon complémentaire
Pour tirer le meilleur parti des deux approches, il est recommandé d’utiliser conjointement PBS et WBS. Dans un premier temps, construire le PBS pour avoir une vision exhaustive du périmètre projet et des grands ensembles à livrer.
Puis dans un second temps, élaborer le WBS pour détailler le séquencement des tâches et leur enchaînement logique. Le PBS sert alors de cadre pour s’assurer que le WBS couvre bien 100% du périmètre, sans oubli ni ajout. Un PBS et un WBS cohérents et à jour sont de précieux alliés pour le pilotage d’un projet !
Pour le déploiement du nouveau site web de la startup, le PBS listera tous les modules à développer (front office, back office, tunnel de paiement…) tandis que le WBS détaillera l’enchaînement des tâches (rédaction du cahier des charges, webdesign, développement, recette…). En croisant les deux grilles de lecture, le chef de projet s’assure d’avoir pensé à tout.
Les outils recommandés pour la création du Product Breakdown Structure
Pour construire efficacement un PBS repose aussi sur l’utilisation de l’outil approprié. Selon votre projet et votre niveau de maturié en gestion d’outil il est existe différents outils qui peuvent vous accompagner
Xmind
Xmind est le logiciel de mindmapping le plus populaire et accessible. Il est, donc, l’outil parfait pour créer une structure de projet PBS. Ses utilisateurs reconnaissent que l’outil est très facile à prendre en main et qu’il permet de nombreuses personnalisations de Mind map.
Xmind est très apprécié et utilisé en amont du projet pour les ateliers de cadrage du projet ou pour la définition du périmètre. Sa version gratuite est l’une des versions les plus complètes du marché. Découvrez notre avis sur Xmind.
MindView
MindView est un outil de mindmapping orienté pour la gestion de projet. Il est parfaitement adapté à la construction du Product Breakdown Structure, car il permet de créer des arborescences claires, mais en proposant également d’autres vues comme le diagramme de Gantt, le tableau ou une vue chronologique. MindView possède des fonctionnalités d’export vers Microsoft Project ou Excel. Mindviw est, donc, une bonne solution pour les professionnels voulant un outil tout-en-un pour du Product Breakdown Structure.
Lucidchart
Lucidchart est un outil de Mindmapping qui s’utilise uniquement en ligne. L’outil permet de créer des schémas de PBS de manière rapide. Grâce à son interfac drag-and-drop et tous ses templates, il permet de représenter la structure d’un projet de manière claire et soignée. Lucidchart pire son épingle du jeu par rapport aux autres outils par ses capacités de collaboration en temps réel.
En résumé, le PBS est un outil précieux pour clarifier le périmètre d’un projet IT et en faciliter le pilotage. En décomposant le produit final en sous-ensembles logiques, il aide à structurer le travail de l’équipe projet. Associé au WBS qui détaille l’enchaînement des tâches, il offre un cadre complet pour conduire le projet à son terme dans les délais et le budget impartis.
Réaliser un PBS demande de la méthode mais ce temps passé en amont à clarifier les attendus est un investissement vite rentabilisé. À vous de jouer maintenant pour appliquer cet outil à vos propres projets et en faire bénéficier vos équipes. Partagez-vous déjà d’autres méthodes avec vos équipes projet pour structurer vos développements ?
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