La matrice d’Eisenhower : l’outil pour gérer ses priorités

Comment prioriser efficacement ses tâches quand on est submergé de demandes et de projets ? La matrice d’Eisenhower est un outil simple et visuel pour faire la part entre l’urgent et l’important.

Matrice d’eisenhower : en bref

• Important et urgent : à faire tout de suite.
• Important mais pas urgent : à planifier.
• Urgent mais pas important : à déléguer.
• Ni urgent ni important : à supprimer.

En l’utilisant chaque jour, on évite la dispersion et on avance plus efficacement vers ses vrais objectifs.

En classant ses activités selon ces deux axes, on clarifie ses priorités pour se concentrer sur l’essentiel. Découvrons le fonctionnement et les bénéfices de cette méthode éprouvée.

Principes de la matrice d’Eisenhower

Origine et fonctionnement de la matrice

La matrice d’Eisenhower tire son nom de Dwight D. Eisenhower, 34ème président des États-Unis. À l’origine un outil de stratégie militaire, elle a ensuite été adaptée au management et à la gestion du temps. Son principe est simple mais efficace : classer ses tâches selon deux axes, l’importance et l’urgence.

Pour utiliser la matrice, il faut évaluer chaque tâche en se posant deux questions clés : quelle est sa valeur ajoutée ou son impact (importance) ? Quelle est son échéance et quelles seraient les conséquences de ne pas la faire (urgence) ? On peut alors positionner chaque action dans l’un des quatre quadrants de la matrice.

Par exemple :

Prenons l’exemple d’un chef de projet digital devant gérer de multiples tâches : finaliser le cahier des charges, choisir une agence, valider les maquettes, préparer le lancement… En les classant dans sa matrice, il visualisera facilement ses priorités.

Les 4 quadrants et leurs implications

La matrice d’Eisenhower comprend 4 cadrans qui permettent de visualiser les priorités :

1. Important et urgent : ce sont les tâches à réaliser immédiatement, comme gérer une crise, respecter une deadline proche ou résoudre un problème critique. Elles requièrent une action rapide.
2. Important mais pas urgent : il s’agit des activités essentielles à planifier sur le long terme, comme la stratégie, la formation ou la prévention des risques. Elles sont importantes mais on a tendance à les reporter.
3. Urgent mais pas important : ce quadrant regroupe les tâches pressantes mais à faible valeur ajoutée, comme certains appels, emails ou demandes d’aide. On peut souvent les déléguer.
4. Ni urgent ni important : ces activités sont des « voleurs de temps » qui apportent peu, comme la navigation sur internet ou les réunions inutiles. Il faut les éliminer pour se concentrer sur les vraies priorités.

Illustrons ces 4 catégories avec le cas d’une entrepreneuse lançant son site e-commerce :

• Quadrant 1 : résoudre un bug critique, finaliser la fiche produit pour un lancement demain
• Quadrant 2 : définir sa stratégie SEO, rédiger son plan marketing, négocier de nouveaux contrats fournisseurs
• Quadrant 3 : répondre aux commentaires sur les réseaux sociaux, archiver ses factures
• Quadrant 4 : refaire son logo pour la 5ème fois, passer des heures à choisir la couleur des boutons

En classant ainsi ses actions, notre entrepreneuse distinguera l’accessoire de l’essentiel et traitera ses priorités dans le bon ordre.

Astuce : soyez strict sur les activités non importantes

Tâches importantes	Tâches non importantes
Planifier la stratégie, préparer un lancement produit	Trier ses emails, choisir la couleur d’un bouton
Former l’équipe, négocier un contrat	Refaire un logo pour la 5ème fois
Résoudre un problème client, respecter un délai	Répondre à tous les commentaires sur les réseaux

Il est tentant de se laisser happer par les tâches non importantes du quadrant 3 et 4. Prenez le réflexe d’y consacrer un temps limité.

Par exemple :

Accordez-vous 30 minutes par jour au traitement des tâches non importantes, pas plus. Et soyez ferme : une fois ce laps de temps écoulé, replacez-vous sur vos priorités !

Utilisation pratique de la matrice

Astuces pour bien construire sa matrice

Pour tirer le meilleur parti de la matrice d’Eisenhower, vous pouvez appliquer ces quelques conseils pratiques :

• Limitez-vous à 10 tâches maximum par quadrant pour que la matrice reste lisible et réalisable. L’objectif est de se focaliser sur l’essentiel.
• Utilisez un code couleur pour repérer en un coup d’œil l’importance et l’urgence de chaque tâche, par exemple rouge pour l’urgent, vert pour l’important, etc.
• Faites des matrices séparées pour votre vie professionnelle et personnelle car les critères de priorisation sont différents. Cela vous aidera à trouver un équilibre.
• Commencez par identifier et éliminer les tâches chronophages du quadrant 4 avant de classer les autres actions. Cela libèrera du temps pour vos priorités.

Par exemple, notre entrepreneuse pourrait adopter le code suivant pour sa matrice pro :

• Quadrant 1 (urgent et important) : rouge
• Quadrant 2 (important mais non urgent) : vert
• Quadrant 3 (urgent mais non important) : orange
• Quadrant 4 (ni urgent ni important) : gris

En identifiant visuellement ses priorités, elle les traitera dans le bon ordre sans se laisser distraire.

Réflexes à adopter pour optimiser son usage

Intégrer la matrice d’Eisenhower dans son quotidien demande un peu de pratique, mais quelques automatismes permettent d’en faire rapidement un réflexe :

• Prévoyez un rituel matinal de 15 minutes pour remplir votre matrice et planifier votre journée en fonction de vos priorités. Cela orientera efficacement vos efforts.
• Avant d’ajouter une nouvelle tâche, prenez le réflexe de toujours évaluer son importance et son urgence pour la positionner dans le bon quadrant. Remettez en question sa pertinence.
• Soyez strict sur les activités non importantes et non urgentes : fixez-vous des limites, par exemple 30 minutes par jour, pour qu’elles n’empiètent pas sur votre travail.
• Déléguez au maximum les tâches urgentes mais secondaires pour vous concentrer sur l’important. Identifiez les personnes ressources et apprenez à dire non avec tact.

Ainsi, chaque matin notre entrepreneuse prendra 15 minutes pour classer ses actions du jour :

• Relancer un client important sur une offre : quadrant 1
• Travailler sur sa nouvelle gamme de produits : quadrant 2
• Valider des visuels pour une publication réseaux sociaux : quadrant 3
• Trier sa boîte mail perso : quadrant 4

En démarrant sa journée par une tâche du quadrant 1 puis 2, elle avancera sur ses vraies priorités business. Les réseaux attendront 17h et les mails perso seront traités en 30 minutes maximum !

Liste de réflexes pour adopter la matrice d’Eisenhower

1. Prendre 15 minutes chaque matin pour remplir sa matrice
2. Toujours évaluer importance et urgence avant d’ajouter une tâche
3. Se fixer une limite de temps pour les tâches non importantes
4. Commencer sa journée par une priorité du quadrant 1 puis 2
5. Apprendre à dire non avec tact aux tâches non essentielles

Bénéfices et limites de la méthode

Avantages

• Clarifier les priorités
• Apprendre à dire non et déléguer
• Prendre du recul sur la valeur des tâches
• Favoriser la communication dans l'équipe

Inconvénients

• Prioriser sur 2 critères seulement
• Risque de rigidité sans adaptabilité
• Ne remplace pas une planification fine
• Nécessite régularité et honnêteté

Les principaux avantages de l’outil

Utilisée avec régularité, la matrice d’Eisenhower apporte de nombreux bénéfices pour les entrepreneurs et les managers :

Elle clarifie les priorités en les rendant visuelles et concrètes. Fini les listes de tâches interminables, on se focalise sur ce qui compte vraiment pour son activité.

C’est aussi un excellent outil pour apprendre à dire non et à déléguer. En distinguant l’urgent de l’important, on identifie plus facilement ce qui peut être reporté ou confié.

La matrice aide également à prendre du recul sur la valeur de ses activités quotidiennes. Est-ce que je passe mon temps sur des tâches essentielles ou sur des détails secondaires ? Suis-je dans la réaction ou l’anticipation ?

Enfin, elle favorise une meilleure communication dans les équipes en permettant d’aligner les priorités et de gérer les attentes de chacun. La matrice peut être partagée et discutée collectivement.

Par exemple :

Grâce à cet outil notre entrepreneuse réalisera qu’elle passe trop de temps sur les réseaux sociaux et les tâches administratives au détriment de vrais chantiers business comme le développement produit, la prospection ou la stratégie marketing online. De quoi revoir son organisation pour se concentrer sur les priorités !

Les écueils à éviter

Comme tout outil de gestion du temps, la matrice d’Eisenhower a ses limites. Voici quelques points de vigilance :

Il peut être réducteur de prioriser ses tâches uniquement selon deux critères. L’importance et l’urgence sont parfois subjectives et des paramètres plus fins entrent en jeu selon les contextes.

La matrice doit rester flexible et adaptable. Les imprévus font partie du quotidien et nécessitent de revoir régulièrement son classement sous peine de rigidité.

Elle ne remplace pas une planification des tâches. C’est un outil d’analyse et de priorisation qui doit être complété par un agenda des actions à mener.

Enfin, bien utiliser la matrice demande de la régularité et de l’honnêteté envers soi-même. Il faut prendre le temps de faire le point fréquemment et ne pas se mentir sur l’importance réelle des tâches. Sinon l’outil perd son sens.

Notre entrepreneuse veillera donc à ne pas suivre aveuglément sa matrice. Si une opportunité business majeure se présente, elle doit pouvoir bousculer ses priorités ! L’important est de garder de la souplesse tout en ayant un cap clair.

Exemples concrets d’application de la matrice dans différents contextes

Cas d’usage pour un entrepreneur

Voyons comment un entrepreneur pourrait utiliser concrètement la matrice d’Eisenhower pour y voir plus clair dans ses priorités.

Au quotidien, il pourra classer dans sa matrice des tâches comme :

• Quadrant 1 (urgent et important) : boucler une commande client en retard, relancer un fournisseur pour une livraison
• Quadrant 2 (important mais non urgent) : mettre à jour son business plan, concevoir une nouvelle gamme de produits
• Quadrant 3 (urgent mais non important) : répondre aux sollicitations des autres services, gérer des problèmes administratifs
• Quadrant 4 (ni urgent ni important) : trier ses emails, ranger son bureau, assister à un salon professionnel peu utile

En planifiant sa semaine avec sa matrice, notre entrepreneur réservera des plages pour les tâches importantes non urgentes, quitte à bloquer des moments dans son agenda.

Il commencera ses journées par une tâche du quadrant 1 pour traiter les urgences. Puis il se concentrera sur une action du quadrant 2 avant de passer aux quadrants 3 et 4.

Prenons un exemple concret :

Lundi matin, un entrepreneur a le choix entre préparer un salon professionnel prévu dans 2 mois (quadrant 3) et un séminaire stratégique dans 1 mois (quadrant 2). Même si le salon est plus proche, son impact business sera moindre. En s’y prenant tôt pour le séminaire, il pourra impliquer les bonnes personnes et en faire un moment clé pour redéfinir sa vision. Un choix payant sur le long terme !

La matrice appliquée à un projet digital

La création d’un site internet est un projet qui nécessite de bien prioriser les tâches, en solo ou avec une agence web.

En phase de conception, on placera dans la matrice les actions suivantes :

• Quadrant 1 : finaliser le brief, valider les maquettes graphiques, choisir le nom de domaine
• Quadrant 2 : définir le plan du site, écrire les contenus, concevoir la charte graphique
• Quadrant 3 : choisir la police de caractère, comparer les offres d’hébergement
• Quadrant 4 : ajouter des visuels non essentiels, peaufiner les détails de mise en page

Durant le développement, d’autres priorités apparaîtront :

• Quadrant 1 : valider le prototype, préparer le lancement, former les contributeurs
• Quadrant 2 : rédiger la documentation technique, prévoir des tests utilisateurs
• Quadrant 3 : vérifier l’affichage sur tous les navigateurs, déboguer des problèmes mineurs
• Quadrant 4 : ajouter des animations superflues, modifier des détails cosmétiques

En utilisant sa matrice tout au long du projet, le chef de projet web s’assurera de se concentrer sur les fondamentaux et de livrer un site performant et pertinent dans les délais.

Par exemple :

Imaginons qu’à mi-projet le client demande une nouvelle fonctionnalité. Grâce à la matrice, le chef de projet évaluera vite son importance et son urgence. Si elle est importante pour l’expérience utilisateur, il devra peut-être décaler des tâches moins prioritaires pour l’intégrer. Tout est question d’équilibre et d’agilité !

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