Logiciels de Gestion de maintenance assistée par ordinateur (GMAO)

Qu’est-ce que la GMAO ?

La GMAO (Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur) est un logiciel qui centralise les informations relatives à la maintenance pour faciliter les opérations de maintenance. Fini les papiers et tableaux Excel : tout est maintenant numérique et centralisé.

Elle organise les informations sur les équipements, le personnel technique, les pièces détachées, les outils et les matériaux nécessaires à l’entretien. Tout est accessible en quelques clics, ce qui fait gagner un temps précieux.

Elle planifie les interventions préventives et accélère les interventions curatives, optimisant ainsi la disponibilité des équipements et des installations techniques. Les appareils durent jusqu’à 50 % plus longtemps et l’entretien préventif permet à lui seul d’augmenter leur durée de vie de 20 %.

Ces systèmes sont utilisés dans divers secteurs tels que l’industrie, le secteur tertiaire, et les institutions publiques. On les trouve aussi bien dans les usines que dans les hôpitaux ou les centres commerciaux.

Avec la GMAO, fini les fiches papier et les fichiers Excel dispersés. Toutes les informations essentielles (équipements, interventions, stocks) sont centralisées et accessibles en quelques clics, optimisant la maintenance et réduisant les pannes imprévues.

Les fonctionnalités essentielles de la GMAO

Cette solution regroupe plusieurs outils essentiels pour votre maintenance. Vous y trouverez tout ce qu’il faut pour gérer vos équipements, planifier les entretiens, suivre les stocks, organiser le travail des collaborateurs et analyser les performances.

Voici un tableau comparatif des principales fonctionnalités entre les trois solutions de GMAO leaders du marché français (Mainsim, MAINTI4 et Cegid) : 

Planification et suivi des interventions

Un outil GMAO permet de programmer des interventions en temps réel, avec un calendrier partagé, des notifications et des rapports d’intervention personnalisables. Plus besoin de courir partout ou de se demander qui fait quoi !

Le système garde un œil sur tout : il suit le cycle de vie des infrastructures, la création de gammes et plans de maintenance, et le suivi des inventaires et des approvisionnements.

Avantages clés : 

• Zéro oubli : les appareils sont entretenus au bon moment.
• Réactivité : chaque technicien reçoit ses missions directement sur son téléphone.
• Meilleur suivi : l’historique complet de chaque machine est accessible en un clic.
• Optimisation des ressources : le personnel et le matériel sont mieux utilisés.
• Anticipation des besoins : les composants sont commandés avant qu’il n’en manque.
• Gain de temps : fini les allers-retours pour chercher des renseignements.

Gestion du parc d’équipements

Tous les documents et informations qui étaient avant éparpillés dans les classeurs, les ordinateurs ou les tableurs se retrouvent enfin au même endroit.

Pour chaque machine, la GMAO crée une véritable carte d’identité numérique. On y retrouve son historique complet, qui garde la trace de toutes les interventions, les pannes et les réparations. Toutes les caractéristiques techniques de l’équipement sont aussi détaillées pour que les techniciens aient les bonnes informations sous la main.

Vous retrouvez également en quelques clics tous les documents importants : les notices techniques, les certificats de conformité et le planning d’entretien. C’est simple, pratique et accessible par tous les membres de l’équipe qui en ont besoin.

Gestion des stocks et des pièces de rechange

Une bonne optimisation des réserves et des composants, c’est la clé d’une maintenance efficace. 

La GMAO transforme complètement la gestion des stocks en surveillant en permanence vos inventaires. Avoir les bons composants au bon moment évite les pannes qui traînent.

Le système vous alerte automatiquement quand les fournitures sont basses et peut même lancer les commandes des composants essentiels sans intervention humaine. Il surveille aussi vos dépenses et votre consommation, ce qui permet d’éviter le sur-stockage qui pèse lourd dans les comptes de l’entreprise.

En installant ce type de logiciel, les entreprises réduisent leurs dépenses de maintenance de 5 à 20 % et la productivité de la maintenance augmente de 10 à 40 %. Les équipes ne perdent plus de temps à chercher une pièce ou à attendre une livraison puisque tout est prévu à l’avance.

Exemple de gestion en vidéo : 

Modules de suivi des coûts et de reporting

Elle vous permet de suivre précisément toutes les dépenses liées à l’entretien de vos équipements. Le système enregistre automatiquement chaque dépense : pièces détachées, temps des intervenants et des dépannages externes. Grâce aux tableaux de bord et graphiques, vous voyez en un coup d’œil les machines qui coûtent le plus cher et où faire des économies.

Les modules de reporting vous aident à prendre les bonnes décisions. Par exemple, si un équipement tombe souvent en panne et génère beaucoup de frais, vous saurez qu’il est temps de le remplacer. Ces indications permettent aussi de mieux planifier vos budgets et investissements futurs.

Ce graphique aide à repérer rapidement les anomalies (comme le pic de coût) et à prendre des décisions sur l’allocation des ressources.

Pour aller plus loin dans la gestion financière, des modules additionnels peuvent inclure le traitement des devis, la facturation, la reconnaissance automatique des factures et la réconciliation bancaire. 

Au-delà de l’aspect financier, elle peut offrir une gestion des rôles et permissions utilisateurs, des indicateurs de performance (KPI), et le traitement des documents. Tous ces outils réunis ont un objectif commun : optimiser l’efficacité de la maintenance, réduire les dépenses, augmenter la disponibilité des équipements, et améliorer la qualité et la traçabilité des actions.

Avantages et impacts de la GMAO sur l’entreprise

Elle transforme complètement la façon dont les entreprises gèrent leur maintenance. Les avantages sont multiples : réduction des dépenses d’entretien, augmentation de la durée de vie du matériel, gain de productivité et meilleure supervision du personnel. 

Elle permet aux personnels de maintenance de passer moins de temps sur les papiers et plus de temps sur le terrain. Voici les principaux avantages : 

Amélioration de la fiabilité des équipements

Elle surveille tous vos appareillages et leur entretien depuis un seul endroit. Fini les dossiers éparpillés, vous voyez tout d’un coup d’œil.

Les entreprises qui l’utilisent réduisent leurs pannes de 10 à 50 %. Elle vous alerte avant les problèmes, comme quand une machine a besoin d’un changement d’huile ou qu’un composant montre des signes d’usure.

Les opérateurs peuvent consulter tout l’historique des appareils : entretiens, réparations, accessoires changés. Ces indications leur permettent d’agir plus vite et plus efficacement.

Optimisation des coûts de maintenance

Elle réduit vos coûts d’entretien de façon très concrète. En anticipant les problèmes, elle évite les grosses pannes coûteuses et les arrêts de production imprévus.

Le système optimise aussi le suivi des accessoires de rechange. Fini les réserves excessives « au cas où » et les commandes urgentes : vous avez toujours les bons composants au bon moment.

Les techniciens travaillent plus efficacement avec tous les renseignements à portée de main. Ils interviennent plus vite, au bon endroit, avec le bon matériel. Résultat : moins de dépenses en réparations d’urgence, un inventaire optimisé et du matériel qui dure plus longtemps.

Accent sur la maintenance préventive

Elle gère différents types d’entretien : correctif quand il y a un problème, préventif pour l’éviter, conditionnel selon l’état de l’appareil et prédictif basé sur les données. C’est comme avoir plusieurs niveaux de surveillance pour votre matériel, chacun adapté à des besoins différents.

Grâce à la maintenance préventive, les opérations d’urgence diminuent de plus de 50 %. Au lieu d’attendre qu’un appareil tombe en panne, on anticipe les problèmes. Ces analyses permettent de prévoir les pannes avant qu’elles n’arrivent. 

Conformité et sécurité renforcées

La GMAO ne fait pas que gérer vos appareillages, elle aide aussi à respecter les règles de sécurité et à garder une trace de tout. Elle s’assure que vous suivez bien toutes les exigences réglementaires en matière d’entretien et de protection.

Tout est conservé avec des règles précises : les demandes commerciales sont gardées 3 ans, les candidatures 2 ans. La protection des données est assurée par des sauvegardes régulières et des serveurs à haute disponibilité.

La GMAO vous aide à rester en règle en :

• Gardant une trace de toutes les opérations.
• Rappelant les contrôles de sécurité obligatoires.
• Produisant automatiquement les documents nécessaires.
• Alertant quand une certification arrive à expiration.

Graphique – Impact de la GMAO sur la maintenance : 

Choisir une GMAO adaptée : critères et implémentation

Choisir une GMAO adaptée à votre entreprise est une décision importante qui impacte toute votre maintenance.

Que vous cherchiez un logiciel GMAO gratuit ou un logiciel de maintenance industrielle, il faut faire le bon choix dès le départ.

Lors du choix d’une GMAO, il est important de considérer le périmètre fonctionnel, la mobilité, la connectivité. Ces points sont la base d’une sélection réussie et d’un bon processus d’intégration.

Évaluation des besoins spécifiques

Avant de choisir une GMAO, faites le point sur vos besoins. C’est la base pour ne pas se tromper dans votre choix. La première étape consiste à bien analyser votre situation actuelle en tenant compte de la taille de votre parc machines, des points qui posent problème et des tâches qui prennent trop de temps au quotidien.

Une entreprise avec 20 appareils n’a pas les mêmes besoins qu’une usine qui en gère 200. Il faut une GMAO qui correspond à votre réalité. Les retours de vos collaborateurs sont aussi précieux, car ce sont eux qui utiliseront l’outil tous les jours. Leurs difficultés actuelles vous aideront à choisir les bonnes fonctionnalités.

Pensez également à demain, si vous prévoyez de grandir, prenez une GMAO qui pourra évoluer avec vous. Ce temps d’analyse initial vous évitera de devoir changer de solution dans quelques mois.

Critères de sélection de la GMAO

Vous êtes prêt à choisir votre logiciel de GMAO ? Voici les points essentiels à vérifier pour faire le bon choix et éviter les mauvaises surprises.

Commençons par le plus important : la facilité d’utilisation. Un logiciel peut avoir toutes les fonctions du monde, s’il est compliqué à utiliser, vos équipes ne s’en serviront pas. Privilégiez une interface simple et intuitive qui ne demande pas des heures de formation.

La mobilité est devenue incontournable aujourd’hui. Vos techniciens doivent pouvoir utiliser la GMAO sur leurs téléphones ou tablettes quand ils sont sur le terrain. Et comme ils travaillent parfois dans des zones sans réseau, il leur faut un accès même sans connexion internet.

Votre GMAO doit aussi inclure les fonctions de base indispensables : le suivi de vos équipements, l’organisation des entretiens, l’enregistrement des interventions et la gestion de vos pièces de rechange. C’est le minimum pour assurer une maintenance efficace au quotidien.

Selon votre activité, vous aurez peut-être besoin de fonctions plus avancées. Par exemple, la gestion des commandes automatiques, la sécurité des interventions, ou encore le lien avec votre logiciel de comptabilité. L’essentiel est de choisir un outil qui s’adapte à votre façon de travailler, et non l’inverse !

Processus d’intégration de la GMAO dans l’entreprise

Installer une GMAO dans son entreprise, ça ne se fait pas du jour au lendemain. Pour réussir cette transition en douceur, commencez par choisir si vous souhaitez une GMAO sur le cloud ou installée en local.

Le cloud a de sérieux avantages : il est accessible de partout, vos données sont bien protégées, vos équipes peuvent collaborer facilement et vous démarrez rapidement sans installation complexe.

Avant de vous lancer, il faut préparer le terrain. Faites l’inventaire de votre matériel, rassemblez les historiques d’entretien et mettez par écrit vos procédures d’intervention. C’est un peu de travail au début, mais c’est indispensable pour bien démarrer.

La formation est aussi une étape à ne pas oublier. Commencez par former les utilisateurs principaux qui maîtriseront bien l’outil. Passez ensuite au personnel de terrain, et terminez par les autres services concernés. C’est comme une cascade : les premiers formés peuvent aider les suivants.

Le démarrage lui-même doit se faire en douceur. Testez d’abord avec un petit groupe, réglez les éventuels problèmes, puis étendez progressivement à toute l’entreprise. Les premiers mois, restez attentif : accompagnez ceux qui ont des difficultés et ajustez ce qui ne fonctionne pas bien.

La GMAO n’est pas qu’un simple outil de gestion, c’est un véritable moteur de performance opérationnelle. À l’heure de la transformation digitale, elle devient indispensable pour les entreprises qui veulent rester compétitives.

C’est un pilier de la maintenance 4.0, soutenant la surveillance automatisée des équipements et permettant une meilleure compréhension des appareillages, l’analyse des données, et une meilleure efficacité des interventions.

L’avenir de la maintenance est déjà là : du personnel mieux informé, des interventions plus rapides, et des appareils mieux entretenus. La question n’est plus de savoir si vous devez passer à la GMAO, mais quand vous allez franchir le pas vers la maintenance 4.0.