Outils pour vérifier vos adresses email et nettoyer votre base de contacts

Près d’un quart de vos messages n’atteindront jamais leur destinataire. En moyenne, les listes de distribution contiennent entre 10 % et 25 % d’adresses invalides ou obsolètes. Vous dépensez du temps et de l’énergie à créer des campagnes email parfaites… pour qu’elles finissent dans les spams ou ne trouvent jamais de destinataires.

Ces emails non distribués ne font pas que disparaître, ils détériorent activement votre réputation d’expéditeur, font plonger vos pourcentages d’engagement et gaspillent votre budget. Une mauvaise gestion de vos listes peut ainsi compromettre l’ensemble de votre stratégie.

La vérification de vos contacts est donc essentielle : identifiez et éliminez les adresses problématiques avant l’envoi pour garantir la performance de vos emails. En vérifiant la validité de chaque adresse, vous pouvez améliorer votre délivrabilité jusqu’à 95 % et assurer que vos messages atteignent les bonnes personnes, au bon moment. 

Les enjeux peuvent se résumer en trois points : 

1. Sur le plan financier, elle permet d’optimiser les budgets en évitant les envois inutiles.
2. Au niveau technique, elle garantit une meilleure capacité de distribution et préserve la réputation d’expéditeur, évitant le risque de tomber dans des spams traps.
3. En termes de performance, elle améliore l’engagement et la fiabilité des analyses des actions.

Vous vous demandez peut-être pourquoi tant d’importance pour quelques adresses invalides ? Voici ce qui arrive quand vous négligez de tester la validité des courriels :

• Vos messages peuvent être classés comme spam : les fournisseurs de messagerie détectent rapidement les envois vers des adresses invalides et vous catégorisent comme expéditeur à risque.
• Chaque rebond affecte votre score de distribution auprès des FAI (Fournisseurs d’Accès Internet). 
• Votre investissement marketing est gaspillé : en plus du coût par email envoyé, c’est tout le travail de création de contenu et de stratégie qui perd en efficacité.
• Vos indicateurs de performance sont faussés : avec des adresses invalides, impossible d’avoir une vision claire de vos véritables taux d’engagement.
• Vos opérations marketing perdent en rentabilité : moins de messages délivrés signifie moins de conversions potentielles et donc un ROI en baisse.

Les résultats peuvent influencer vos décisions de communication. Le test des e-mails n’est pas une option : c’est LA solution pour garder des campagnes performantes. 

Définition de la vérification des emails

C’est un processus technique indispensable pour toute entreprise, qui permet de valider la qualité et l’authenticité des emails dans une base de données. Les outils d’identification des e-mails peuvent éliminer les adresses invalides ou inactives, évitant ainsi l’envoi de messages à des destinataires inexistants ou qui ne consulteront jamais vos courriels.

Cette analyse garantit l’efficacité des opérations marketing en assurant que les messages atteignent des boîtes de réception réelles et actives. Elle permet notamment de réduire le pourcentage de rebond, c’est-à-dire le pourcentage de messages non livrés et retournés à l’expéditeur, qui ne doit pas dépasser 2 % pour maintenir une bonne réputation d’envoi. (un bon taux de rebond se situe généralement en dessous de 1 % après une vérification rigoureuse des adresses).

Le processus de vérification d’emails expliqué

Ce processus est une démarche qui permet de s’assurer de la validité et de l’authenticité des adresses email. Le test peut se faire sans envoyer d’e-mails réels, grâce à une série de contrôles techniques sophistiqués.

Cette procédure consiste à vérifier :

1. Le format de l’adresse email : le système s’assure que l’adresse contient un nom d’utilisateur valide, suivi du symbole @ et d’un nom de domaine correctement formaté.
2. La vérification du domaine : le système vérifie s’il existe réellement et s’il est configuré pour recevoir des emails en contrôlant ses enregistrements MX (Mail Exchange).
3. La validation par l’utilisateur : un message de confirmation contenant un lien ou un code unique est envoyé à l’adresse indiquée. L’utilisateur doit cliquer sur ce lien ou entrer le code pour confirmer qu’il a bien accès à la boîte mail.

Captain Verify propose un processus robuste en cinq étapes qui permet de valider efficacement les adresses emails avant toutes opérations marketing. 

Ce processus technique de Captain Verify est particulièrement complet, incluant :

• Le contrôle de syntaxe pour vérifier le format de l’email.
• Le test de domaine pour valider son existence.
• La détection catch-all pour identifier les serveurs acceptant toutes les adresses.
• L’analyse des enregistrements MX pour confirmer l’existence des serveurs de messagerie.
• Un ping au serveur SMTP pour tester la réception d’emails.

Différents types de vérifications et leur utilité

Les serveurs utilisent des mécanismes de sécurité pour éviter l’envoi à des adresses de mauvaise qualité. Parmi ces mécanismes, on trouve notamment :

• SPF (Sender Policy Framework) : vérifie que le serveur est autorisé à envoyer des courriels. Cela empêche l’usurpation d’adresses d’expédition.
• DKIM (DomainKeys Identified Mail) : ajoute une signature numérique au message pour garantir qu’il n’a pas été modifié pendant le transit et provient bien du domaine déclaré.
• DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) : combine SPF et DKIM, définit la politique à appliquer en cas d’échec (rejet, quarantaine, etc) et permet de recevoir des rapports sur les tentatives d’usurpation.

Ces trois mécanismes complémentaires permettent de lutter efficacement contre le phishing et l’usurpation d’identité. Ils sont essentiels pour assurer la sécurité et la distribution des courriels.

Les bénéfices d’une adresse email validée

Une adresse email validée est une adresse qui a été vérifiée comme étant techniquement fonctionnelle et active. Cette optimisation apporte de multiples bénéfices qui impactent directement la performance de vos opérations d’emailing et maximisent votre ROI.

Optimisation de la délivrabilité des campagnes d’emailing

Le test de courriels, bien que parfois négligé, offre de nombreux avantages qui impactent directement la performance de vos actions marketing :

• Peut réduire les hard bounces (rebonds permanents dus à des adresses invalides) et les soft bounces (rebonds temporaires).
• Le coût est optimisé avec des économies pouvant atteindre 30 % sur les frais d’envoi, puisqu’on ne gaspille plus de ressources sur des adresses inactives.
• La réputation d’émetteur se renforce. Le score peut varier de 0 à 100, et un score de 80 ou plus est généralement considéré comme bon et détermine directement votre capacité à atteindre les boîtes de réception de vos destinataires.
• Les statistiques gagnent en fiabilité puisqu’elles se basent sur des données nettoyées, ce qui permet d’observer une augmentation moyenne de 25 % du taux de livraison après analyse.

Captain Verify se positionne comme une solution clé pour améliorer significativement la délivrabilité et réduirele pourcentage de rebond tout en renforçant votre boite mail.

Amélioration du taux d’ouverture et du ROI

En vérifiant systématiquement vos adresses, vous augmentez naturellement votre taux d’ouverture car vous ciblez uniquement des boîtes mail actives et réelles, augmentant ainsi vos chances d’atteindre la boîte de réception plutôt que le dossier spam. Le résultat est direct : un meilleur taux d’ouverture et un ROI optimisé, puisque chaque euro investi cible des destinataires réellement engagés.

Fonctionnement de la vérification d’emails

Étape 1 : Filtrage initial et syntaxe de l’adresse email

Le processus commence par une analyse rigoureuse du format de l’adresse mail. Les algorithmes examinent la présence obligatoire du symbole « @ », vérifient la validité des caractères utilisés dans la partie locale et le domaine, et s’assurent que la structure générale respecte les normes RFC. Cette première étape permet d’éliminer immédiatement les adresses mal formatées qui ne pourraient pas fonctionner.

Étape 2 : Vérification des domaines et serveurs de messagerie

Une fois la syntaxe validée, le système effectue une recherche DNS pour vérifier l’existence réelle du domaine. Il identifie ensuite les serveurs (MX). Cette étape est cruciale car elle permet de confirmer que l’infrastructure nécessaire à la réception d’emails est bien en place et correctement configurée.

Étape 3 : Test de validité et d’activité de l’adresse email

La dernière étape consiste à établir une connexion SMTP avec le serveur de messagerie pour vérifier l’existence effective de la boîte mail. Le système simule l’envoi d’un message sans l’envoyer réellement, ce qui permet de confirmer si l’adresse est active et capable de recevoir des courriels. Cette étape détecte également les adresses temporaires ou les pièges à spam.

Choisir une solution de vérification d’emails

Pour choisir la plateforme la plus adaptée, plusieurs critères essentiels doivent être évalués avec attention.

Facteurs à considérer

Voici les critères essentiels à prendre en compte : 

• Les fonctionnalités offertes : ces éléments vous permettent d’évaluer efficacement la qualité technique de l’outil, comme la vérification en temps réel, la validation syntaxique et la détection des adresses à risque.
• La précision des résultats : l’outil doit garantir un taux élevé de détection des adresses invalides et minimiser les faux positifs.
• La confidentialité des données : doit être garantie lors du test d’emails.Captain Verify excelle dans ce secteur en assurant une protection totale des informations, avec une politique stricte de non-stockage et de non-partage des adresses mail vérifiées. Cette garantie de confidentialité constitue un argument de poids pour les entreprises soucieuses de la sécurité de leurs bases de données.
• Le support client : le service d’assistance doit être réactif et compétent, capable de résoudre rapidement les problèmes techniques et de répondre rapidement aux questions.
• L’accessibilité et l’ergonomie : l’outil doit être simple d’utilisation et rapide à mettre en place.
• Les options tarifaires : peuvent être basées sur un système de crédits ou de forfaits, permettant ainsi de choisir la formule la plus adaptée à vos besoins et votre volume d’utilisation.

Intégration de la vérification d’emails dans vos systèmes

Utilisation d’API pour la vérification en temps réel

Une API (Interface de Programmation d’Application) est un ensemble de règles et de protocoles permettant à différents logiciels de communiquer entre eux de manière standardisée.

L’intégration d’une API automatise totalement la validation des adresses dans vos systèmes. Cette solution permet une vérification en temps réel lors de la saisie, éliminant immédiatement les erreurs et adresses invalides. Les services peuvent offrir des intégrations avec des plateformes de CRM, permettant ainsi une synchronisation directe avec vos outils de gestion de la relation client.

L’intégration s’effectue via de simples requêtes HTTP, assurant une mise en place rapide dans votre environnement technique. Que vous ayez besoin de vérifier une seule adresse ou une base complète, l’analyse d’emails peut se faire sur des listes individuelles ou en masse, permettant un nettoyage efficace et rapide, même pour les plus grands volumes.

 Automatisation et vérification en masse

C’est un processus qui permet de valider rapidement une grande quantité d’adresses mails.

Pour les grandes bases de données, Captain Verify propose une analyse massive permettant :

• D’analyser et de nettoyer automatiquement vos listes.
• Maintenir la qualité des listes en supprimant les adresses à risque.
• Générer des rapports détaillés sur l’état de vos systèmes d’emailing.

Préserver la qualité de sa liste de contacts

La maintenance régulière de vos listes est essentielle pour garantir l’efficacité de vos messages. 

Maintenance régulière et nettoyage des listes

Une liste mal entretenue peut avoir des conséquences négatives : vos taux de délivrabilité chutent, vous gaspillez des ressources sur des mails inactifs et vos statistiques de performance deviennent peu fiables. 

Voici un exemple de planning pour garder une liste saine : 

Éviter l’accumulation d’adresses obsolètes ou temporaires

Pour éviter l’accumulation d’adresses obsolètes ou temporaires, il est important d’avoir une bonne gestion de votre base de données, pour cela : 

• Effectuez un nettoyage régulier en vérifiant systématiquement les adresses dès leur collecte grâce à des outils de validation spécialisés comme Captain Verify. Cette étape préventive permet d’éviter d’intégrer des adresses incorrectes dès le départ.
• Surveillez attentivement les retours non distribués (bounces) et supprimez sans attendre les adresses qui génèrent des erreurs permanentes. 
• Lancez régulièrement des opérations de réengagement pour demander à vos clients de confirmer ou mettre à jour leurs informations. 
• Établissez une politique de durée de conservation limitée pour les adresses temporaires ou professionnelles, en prévoyant leur suppression automatique après une période d’inactivité définie. Cette approche évite l’accumulation d’adresses devenues inutiles.
• Encouragez vos clients à fournir leur adresse principale plutôt qu’une adresse secondaire en expliquant les avantages d’une communication directe et personnalisée.

L’adoption d’outils performants comme Captain Verify représente un investissement stratégique pour des bénéfices à long terme : amélioration de la delivrabilité, protection de la réputation d’émetteur et optimisation des coûts. En maintenant des listes de qualité grâce à une analyse régulière, vous pouvez maximiser la performance de vos actions et garantir un retour sur investissement.

Pourquoi et comment nettoyer une liste d’adresses email ?

Nettoyer une liste d’adresses emails consiste à supprimer les adresses invalides qu’elle contient. Ces adresses invalides ont un impact très négatif sur votre délivrabilité et sur votre réputation d’expéditeur. Pour le nettoyage proprement dit, deux ensembles de techniques doivent être utilisés : les techniques de validation d’une part, les techniques pour vérifier une adresse email d’autre part.

Les adresses emails non valides ont un impact très négatif sur votre délivrabilité

Commençons par quelques éléments de définition, pour bien comprendre de quoi l’on parle et mieux percevoir les enjeux. Si une adresse mail est non valide, elle renvoie un message d’erreur. Par exemple, si vous envoyez un email à hjdhuezbf@gmaill.com, vous recevrez en retour un message d’erreur ou d’échec (= un « bounce ») vous indiquant que votre e-mail n’a pas pu être délivré. Pour la simple et bonne raison que cette adresse e-mail en question n’existe pas.

Les raisons pour lesquelles un email n’est pas délivré sont multiples. On distingue deux catégories de messages d’erreur :

• Les hard bounces sont des messages d’erreur définitifs, qui vous indiquent qu’une adresse électronique n’existe pas (parce qu’elle contient des erreurs) ou plus (parce que son utilisateur ne l’utilise plus). Vous ne pourrez jamais envoyer d’emails sur l’adresse email en question.
• Les soft bounces correspondent à des messages d’erreur temporaires. L’adresse e-mail existe bien, mais votre message n’a pas pu être délivré pour une raison ou pour une autre (par exemple : la boîte de réception du destinataire est pleine, ou le serveur de messagerie est momentanément indisponible). Les soft bounces ne posent pas de problèmes : lorsque le destinataire aura fait du tri dans sa boîte mail, vos emails seront à nouveau délivrés. Si vous recevez des soft bounces à plusieurs reprises sur une période donnée, cela peut signifier que les e-mails concernés sont filtrés par le client email ou par les fournisseurs d’accès internet (FAI). Dans ces cas-là, il est conseillé de nettoyer ces adresses emails.

Le taux de hard bounce et de soft bounce est un indicateur utilisé par les FAI pour identifier les spammers. Il s’agit donc d’une variable très forte dans le calcul de la réputation de votre adresse IP ou de votre  domaine expéditeur. Or, on sait qu’une mauvaise réputation d’expéditeur se traduit par des sanctions de la part des clients de messagerie et des FAI, sanctions qui ont un impact direct sur votre taux de délivrabilité.

Par ailleurs, les services d’envoi d’emails peuvent eux aussi vous sanctionner si votre taux de bounce dépasse un certain niveau (vitesse de routage ralentie, dévalorisation de la réputation de votre adresse IP, etc.). Quand le mal est fait et que votre réputation d’expéditeur a été durement atteinte, il est très difficile de s’en sortir. Prévenir coûte beaucoup moins cher. C’est la raison pour laquelle vous devez adopter une approche pro-active et nettoyer régulièrement vos listes d’adresses email. Ce n’est clairement pas un luxe !

Un bon taux de délivrabilité présente plusieurs bénéfices :

• Vous économisez de l’argent : vous ne dépenserez plus d’argent à envoyer des emails à des adresses qui n’existent pas ou qui ne répondent pas.
• Cela vous permet de disposer de statistiques plus exactes pour vos campagnes d’email marketing. En effet, une mauvaise délivrabilité peut impacter la plupart des autres indicateurs : taux d’ouverture, taux de clic, taux de rebond, taux de réactivité.
• Un taux de délivrabilité trop faible nuit à la conversion de vos campagnes, car, évidemment, un email non délivré ne peut pas convertir.

Au bout du compte, améliorer son taux de délivrabilité, en nettoyant régulièrement la liste d’adresses emails, permet d’améliorer le retour sur investissement (ROI) de vos campagnes (meilleure conversion + réduction des coûts).

Avant de vous présenter cinq outils pour nettoyer vos listes d’email, il est important de bien distinguer deux notions différentes : la validation et la vérification.

Pour améliorer votre taux de délivrabilité et booster le ROI de vos campagnes email marketing, découvrez les bonnes pratiques en matière de délivrabilité email.

Ne pas confondre validation et vérification des adresses emails

Dans le domaine des emails envoyés en masse, valider et vérifier ne sont pas deux termes interchageables, mais si ce sont deux choses assez proches :

• Valider des emails consiste à vérifier que la syntaxe des adresses est correcte, que le nom de domaine des adresses existe bien, qu’il existe bien un enregistrement MX (permettant d’associer le nom de domaine au serveur de messagerie), etc. Il s’agit, en un mot, de s’assurer que les adresses emails de votre liste sont « valides » et éventuellement, quand c’est possible, de corriger les erreurs, en remplaçant par exemple les adresses en @gmaiil.com en @gmail.com.
• La vérification des emails consiste quant à elle à envoyer des emails tests sur le serveur d’envoi pour identifier les adresses invalides via les bounces reçus en retour.

Dans votre travail de nettoyage de votre liste d’emails, vous devez respecter une chronologie : commencer par nettoyer les adresses invalides (phase de validation) dans un premier temps, avant de faire des tests d’envoi dans un second temps (phase de vérification). La méthode de vérification est la plus fiable, dans la mesure où elle repose sur des tests concrets et non pas sur de l’analyse (qui est toujours sujette à des erreurs).

La vérification peut être réalisée en interne, en envoyant des emails depuis votre propre serveur d’envoi (IP). Mais c’est une méthode risquée qui peut entraîner des mesures de blacklistages à votre encontre. Il est préférable d’utiliser des outils de vérification d’adresses utilisant des techniques plus poussées pour vérifier vos e-mails de manière directe ou indirecte (techniques basées sur des algorithmes, sur l’utilisation de bases de données, etc.).

Dans tous les cas, que ce soit pour la validation ou pour la vérification, le recours à des outils tiers est indispensable. Surtout si vous disposez d’une liste d’adresses emails avec plusieurs milliers, voire plusieurs dizaines ou centaines de milliers d’adresses. Passons justement à la présentation de quelques outils de nettoyage d’adresses emails.

Vous souhaitez louer un fichier e-mail ? Pour découvrir comment ça marche, lire notre guide complet sur la location d’un fichier d’adresses emails.