Logiciels de RGPD

Les données personnelles sont définies comme toutes informations relatives à une personne physique identifiée ou identifiable : coordonnées, habitudes d’achat, photos. Elles circulent massivement sur internet et sont constamment collectées et utilisées par les entreprises. Face à ce défi et aux besoins croissants de régulation numérique, l’Europe a mis en place un cadre législatif essentiel : le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données).

Adopté par le Parlement européen le 27 avril 2016 et entré en vigueur le 25 mai 2018, ce règlement révolutionne la protection de nos données personnelles. Son objectif ? Renforcer et unifier la protection des données à caractère personnel pour les 27 États membres de l’UE. Une législation qui s’applique directement dans tous ces pays, sans passage par les parlements nationaux. Ce qui fait la force du RGPD, c’est son large champ d’application : il concerne toutes les entreprises, quelles que soient leurs tailles et qu’elles soient basées en Europe ou ailleurs dans le monde, dès lors qu’elles traitent les données de résidents européens.

Principes fondamentaux

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) établit le cadre juridique de la protection des données personnelles dans l’Union européenne à travers 7 piliers fondamentaux (licéité, transparence, limitation des finalités, minimisation des données, exactitude, limitation de la conservation, intégrité et confidentialité, responsabilité). Ce règlement définit les droits des personnes concernées et les obligations des entreprises en matière de traitement des données à caractère personnel.

En tant que responsable de traitement des données, l’entreprise doit respecter :

• La licéité : le responsable de traitement doit respecter une base juridique précise pour tout traitement de données personnelles. Ces opérations doivent être légales et légitimes, comme le consentement ou une obligation contractuelle. Pour assurer cette conformité, 70 % des entreprises forment régulièrement leurs employés à la sécurité des données et à la conformité RGPD.
  
• La transparence : impose aux organisations d’être claires et honnêtes sur leur utilisation des données à caractère personnel. Les personnes concernées doivent comprendre facilement comment leurs informations sont traitées. Environ 90 % des sites web européens ont ajouté des bannières de consentement pour les cookies et 50 % des utilisateurs choisissent de refuser les cookies non essentiels, démontrant l’importance de cette transparence pour les citoyens européens.
• La limitation des finalités : exige que les données soient collectées pour des objectifs précis et explicites. Une fois ces finalités définies, les données ne peuvent pas être réutilisées à d’autres fins.
• La minimisation des données : applique le principe du « strict nécessaire ». Seules les informations vraiment indispensables aux finalités peuvent être collectées, évitant ainsi toute collecte excessive. En pratique, les entreprises reçoivent en moyenne entre 10 et 15 demandes par mois pour l’accès, la rectification, ou l’effacement des données, illustrant bien l’engagement actif des citoyens dans la protection de leurs informations.
  
• L’exactitude : les organisations doivent s’assurer que les informations qu’elles détiennent sont correctes et à jour. Les personnes ont le droit de faire corriger ou compléter leurs données si elles sont inexactes.
• La limitation de la conservation : impose de ne pas garder les données plus longtemps que nécessaire. Chaque type de donnée doit avoir une durée de conservation définie et justifiée. Pour garantir ce principe, 65 % des entreprises ont établi une politique de conservation des données stricte.
  
• L’intégrité et la confidentialité : les entreprises garantissent la sécurité des données contre tout accès ou traitement non autorisé, via des mesures techniques et organisationnelles appropriées. Dans cette optique, 75 % des entreprises hébergent désormais leurs données dans des clouds situés en Europe, garantissant ainsi un niveau de protection conforme aux exigences du RGPD.

Le principe de responsabilité n’est pas techniquement un « 8ème pilier », mais plutôt un principe transversal qui vient renforcer les 7 piliers fondamentaux. Le principe de responsabilité marque le passage d’une logique déclarative à une démarche active où l’entreprise doit être en mesure de démontrer sa conformité.

Par exemple, pour respecter le principe de minimisation des données, une organisation doit non seulement collecter le minimum de données nécessaires, mais aussi documenter pourquoi elle a besoin de chaque donnée et pouvoir le justifier en cas de contrôle.

Les obligations découlant du RGPD

Informations requises et transparence

Le RGPD impose aux organisations des obligations strictes en matière de transparence et d’information des personnes concernées.

Au cœur de ces obligations se trouve l’exigence d’une information claire et accessible. Les entreprises doivent communiquer de manière concise, transparente et compréhensible.

Le langage utilisé doit être simple et adapté au public visé, avec une attention particulière lorsque les informations sont destinées aux enfants. Sachant que l’âge minimum requis dans l’UE pour le consentement sans approbation parentale est fixé à 16 ans.

Le contenu de l’information est strictement encadré. Les entreprises doivent communiquer :

• Leur identité.
• Les finalités de collecte.
• La base juridique.
• Les destinataires.
• La durée de conservation des données.

Cette exigence s’applique particulièrement aux cookies non essentiels, pour lesquels environ 85 % des sites web demandent désormais le consentement des utilisateurs.

Dans la pratique, les entreprises mettent en œuvre cette transparence via différents supports : mentions d’information, politiques de confidentialité, mentions pour les cookies. Pour faciliter cette gestion, 60 % des entreprises utilisent des logiciels de gestion des consentements.

Le consentement du traitement des données personnelles

Cette notion juridique encadre strictement la manière dont les entreprises peuvent collecter et utiliser les informations de leurs utilisateurs.

Le consentement de la personne doit répondre aux principes fondamentaux définis par les autorités de contrôle, comme la CNIL : une manifestation de volonté à la fois libre, spécifique, éclairée et univoque. Concrètement, cela signifie que la personne doit activement accepter le traitement de ses données personnelles via une case à cocher en ligne par exemple, sans subir de pression ou de préjudice en cas de refus.

Les droits assurés par le RGPD

Le RGPD accorde aux citoyens européens un ensemble de droits fondamentaux leur permettant de garder le contrôle sur leurs données personnelles.

Les individus bénéficient de droits renforcés sur :

• Le droit à l’information : les personnes physiques concernées doivent être informées de manière claire, transparente et compréhensible sur l’utilisation de leurs données personnelles. Cela inclut l’identité du responsable du traitement (DPO), du sous-traitant, les finalités du traitement, les destinataires des données, la durée de conservation et l’ensemble de leurs droits, les mesures de sécurité appliquées.
• Le droit d’accès : ce droit permet à toute personne d’obtenir auprès du responsable de traitement ou du DPO de l’entreprise, la confirmation que ses données personnelles font l’objet d’un traitement. Elle peut accéder à l’ensemble des informations collectées la concernant et contrôler leur conformité. Ce droit inclut la possibilité d’obtenir une copie des données personnelles traitées ainsi que tous les détails sur les traitements effectués, conformément aux obligations fixées par les autorités de contrôle comme la CNIL.
• Le droit de rectification : ce droit permet de faire corriger des données inexactes ou incomplètes. Par exemple, une erreur dans l’orthographe du nom ou une adresse obsolète peuvent être rectifiées.
• Le droit à l’effacement (« droit à l’oubli ») :  il permet de demander la suppression de ses données personnelles sous certaines conditions, notamment lorsqu’elles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou lorsque la personne concernée retire son consentement.
• Le droit à la limitation du traitement : ce droit permet de « geler » temporairement l’utilisation de certaines données. Les données restent stockées, mais ne peuvent plus être utilisées par l’organisme pendant la durée de la limitation.
• Le droit à la portabilité des données : il permet de récupérer ses données dans un format structuré et réutilisable, et de les transmettre à un autre organisme. Ce droit facilite le changement de fournisseur de service en permettant de transférer facilement ses données.
• Le droit d’opposition : ce droit permet à une personne de refuser que ses données soient utilisées pour certains traitements comme dans le cas de la prospection commerciale, comme les newsletters ou la publicité. La personne peut refuser l’utilisation de ses données sans avoir à donner de raison. L’organisme doit obligatoirement arrêter d’utiliser les données pour envoyer des publicités. Par exemple, elle peut refuser de recevoir des emails promotionnels en cliquant sur « se désabonner ».

Gestion et responsabilité des données

Face aux exigences du RGPD, les entreprises doivent mettre en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées et efficaces en toute circonstance concernant la gestion des données personnelles qu’elles collectent et traitent. Ces mesures incluent :

• Mise en place d’un registre des traitements à jour et répertoriant toutes les activités de traitement des données. Ce registre doit inclure des informations comme les finalités du traitement, les catégories de données concernées, les destinataires des données, et les mesures de sécurité mises en place.
• Conservation des preuves du consentement de la personne concernée.
• Sauvegardes régulières des données.
• Cryptage des données.
• Désignation d’un Délégué à la Protection des Données (DPD/DPO) si nécessaire.
• Formation continue des employés aux bonnes pratiques.

Mise en œuvre du RGPD

La désignation d’un délégué à la protection des données

Le Délégué à la Protection des Données (DPO) est un acteur clé de la conformité RGPD dans les organisations. Sa mission principale est de conseiller et superviser la mise en conformité des données, notamment à travers des audits internes (les grandes entreprises en réalisent en moyenne 3 par an) et la formation du personnel. Il sert également de point de contact pour les personnes concernées et les autorités de contrôle comme la CNIL.

La désignation d’un délégué à la protection des données (DPO) est requise pour certaines organisations, notamment dans trois cas :

1. Pour les organismes publics.
2. Les organisations effectuant un suivi régulier et systématique des personnes à grande échelle.
3. Les structures traitant des données sensibles à grande échelle.

Environ 50% des entreprises européennes de taille moyenne à grande ont désigné un DPO, démontrant l’importance croissante de ce rôle.

Le DPO, qu’il soit interne ou externe, doit exercer sa mission en toute indépendance et rendre compte directement à la direction. Son rôle est primordial pour prévenir les violations de données, dont le coût moyen en Europe s’élève à 3,8 millions d’euros par incident. Les entreprises consacrent généralement entre 1% et 3% de leur chiffre d’affaires à la conformité de leur RGPD, reconnaissant l’importance de cette fonction dans la protection des données personnelles.

Réalisation d’une analyse d’impact sur la protection des données

L’Analyse d’impact sur la protection des données (AIPD), ou Privacy Impact Assessment (PIA) en anglais, est un processus d’évaluation systématique des risques liés au traitement des données personnelles. C’est un outil stratégique qui va au-delà d’un simple audit de sécurité. Environ 45 % des entreprises utilisant l’IA doivent réaliser des évaluations d’impact de traitement.

Il sert à :

• Identifier les dangers potentiels pour les données personnelles (comme le vol de données, les accès non autorisés).
• Prévenir les incidents avant qu’ils ne surviennent.
• Démontrer la conformité avec la réglementation.
• Protéger efficacement les droits des personnes.

Cette analyse doit être menée avant tout nouveau projet impliquant des données personnelles sensibles ou à grande échelle.

Pour accompagner les organisations, la CNIL propose un logiciel gratuit permettant de réaliser cette démarche. Cette analyse n’est pas une formalité administrative, mais un véritable outil de protection, régulièrement mis à jour pour rester efficace.

L’AIPD permet donc d’anticiper les problèmes potentiels, un enjeu important quand les organisations ne disposent que de 72 heures pour notifier une violation de données à l’autorité de contrôle, et de 7 jours pour informer les personnes concernées en cas de risque élevé.

Si 50% des PME européennes constatent une hausse des coûts liés à la conformité, cet investissement est justifié par l’intensification des contrôles, comme en témoignent les 281 000 enquêtes menées par les autorités depuis 2018.

Transfert des données personnelles hors UE

Le transfert de données personnelles hors de l’Union Européenne nécessite des garanties spécifiques pour assurer leur protection.

Ces transferts sont interdits par défaut, sauf vers les pays reconnus comme offrant une protection adéquate par la Commission européenne. Cette réglementation a un impact considérable : rien qu’aux États-Unis, environ 300 000 entreprises traitant des données de résidents européens ont dû se mettre en conformité.

Pour les autres destinations, des mécanismes juridiques doivent être mis en place comme des causes contractuelles  approuvées par la Commission, qui est le moyen le plus courant.

Des dérogations s’appliquent dans l’intérêt public ou avec le consentement explicite de la personne concernée. Les entreprises doivent tenir un registre des traitements, documenter leurs mesures de sécurité et respecter les libertés informatiques dès la conception de leurs services, sous peine de sanctions.

Conformité et contrôle

Enjeux de la conformité au RGPD pour les entreprises

Le non-respect du règlement RGPD et des principes de protection des données à caractère personnel expose les entreprises à de lourdes sanctions, sous le contrôle de la CNIL et des autorités européennes.

Selon une étude menée par la CNIL, près de 38 % des entreprises admettent avoir des lacunes dans leur conformité, et la moyenne des amendes appliquées aux PME est estimée à environ 7 000 euros.

Ces problèmes peuvent aussi sérieusement nuire à la réputation d’une entreprise et faire fuir clients et partenaires. D’ailleurs, environ 67 % des consommateurs sont moins enclins à faire confiance à une entreprise ayant subi une violation de données.

Mais se mettre en conformité peut aussi être une chance pour les entreprises.

Elle permet aux organisations, sous la responsabilité du DPO, de moderniser leurs traitements informatiques et renforcer leur sécurité, même si environ 30 % des entreprises ont du mal à organiser leurs données correctement.

Les entreprises qui jouent le jeu, respectant le cadre légal de l’Union européenne sur les libertés et droits des personnes physiques gagnent en crédibilité. Elles se démarquent de leurs concurrents, tout en montrant qu’elles prennent au sérieux la protection des données de leurs clients.

Rôles et pouvoirs de la CNIL

La CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) est l’autorité française chargée de la protection des données personnelles. Dans le cadre de ses missions, elle accompagne les entreprises et les organismes pour assurer leur mise en conformité avec le RGPD, tout en protégeant les droits des citoyens concernant leurs données personnelles.

Elle assure plusieurs missions essentielles :

1. Missions principales et services :

• Information et droits des personnes
• Information personnelle et droits numériques des personnes concernées
• Protection des données à caractère personnel
• Traitement des demandes de droit d’accès et de consentement
• Registre public des libertés informatiques

1. Gestion des données et conformité

• Traitement et collecte des données personnelles
• Contrôle des traitements et état de conformité RGPD
• Application du cadre réglementaire de protection
• Mise à jour du registre DPO en ligne

1. Accompagnement des entreprises

• Mise en conformité RGPD des entreprises responsables
• Protection et sécurité des informations collectées
• Application du règlement européen par les traitants
• Obligations et mesures de l’Union européenne

1. Contrôle et autorité

• Contrôle des traitements réglés par la CNIL
• Sanctions administratives et autorités de contrôle
• Application des principes de protection
• Mesures de conformité et intérêt public

1. Innovation et services

• Analyse des traitements informatiques
• Évaluation des services numériques
• Protection des données dans les nouvelles technologies
• Coordination avec les autorités européennes de protection

1. Expertise et obligations

• Application des obligations légales
• Cadre physique et état des mesures de sécurité
• Contrôle des informations collectées
• Registre des traitements personnels

Sanctions en cas de non-conformité

En cas de non-conformité au règlement européen sur la protection des données personnelles (RGPD), des sanctions administratives et des mesures de contrôle peuvent être appliquées par les autorités compétentes.

Pour faire respecter ces obligations et principes de sécurité, les autorités de l’Union européenne disposent d’un cadre de sanctions qui varie selon la gravité des infractions constatées.

• Pour les infractions graves, les amendes maximales peuvent atteindre 20 millions d’euros ou 4% du chiffre d’affaires annuel mondial.
• Concernant les infractions moins graves, les sanctions s’élèvent jusqu’à 10 millions d’euros ou 2% du chiffre d’affaires annuel mondial.

Les principaux secteurs concernés par les amendes et sanctions sont la Technologie (35%), le Secteur public (22%), et le Marketing et publicité (15%). L’ampleur de ces sanctions est significative : en 2023, les pénalités pour non-conformité au RGPD ont dépassé 1,5 milliard d’euros au total, avec des cas emblématiques comme Amazon (746 millions d’euros) et Google (50 millions d’euros).

L’Impact du RGPD sur les pratiques professionnelles

Les changements apportés par le RGPD

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) de l’Union européenne a fondamentalement bouleversé la gestion des données personnelles et le traitement des informations dans le monde professionnel depuis 2018. Son impact se mesure tant sur le plan organisationnel que financier.

Pour répondre à ces obligations de conformité, les entreprises concernées ont dû revoir leurs investissements. Ainsi, elles consacrent désormais entre 10 % et 15 % de leur budget informatique aux mesures de sécurité et de protection des données à caractère personnel. Cette transformation numérique s’étend plus largement à la cybersécurité, dont les investissements représentent désormais entre 20 % et 30 % du budget IT total.

En parallèle de ces adaptations budgétaires, la transformation des pratiques se manifeste également dans l’adoption massive de nouvelles technologies. En effet, 40 % des entreprises ont déployé des services et des outils spécifiques de contrôle et de protection contre les violations de données collectées, témoignant ainsi d’une prise de conscience collective de l’importance des droits et libertés des personnes physiques.

Cette évolution des pratiques s’étend également aux relations avec les sous-traitants. En effet, les entreprises sont désormais légalement tenues de sélectionner uniquement des sous-traitants conformes au cadre du RGPD. Pour s’en assurer, 80 % des accords comportent aujourd’hui des clauses réglementaires spécifiques.

L’aspect juridique et les sanctions ne sont pas en reste, comme le montre le nombre croissant d’actions en justice. Plus de 1 000 actions de groupe ont été intentées dans l’Union européenne depuis l’entrée en vigueur du règlement européen, soulignant l’intérêt des autorités de contrôle et la réalité des sanctions encourues.

Ces changements ont nécessité une refonte des processus internes : mise en place de registres de traitements, formation des DPO et des équipes, création de procédures d’urgence pour la gestion des incidents et amélioration des systèmes de réponse aux droits des personnes concernées. Malgré les coûts engendrés, ces évolutions ont permis d’établir un état plus protecteur pour le traitement des données personnelles.

Améliorations et défis pour les sociétés

Le RGPD bouleverse le quotidien des entreprises depuis sa mise en place. D’un côté, il renforce la conformité et la confiance des personnes concernées grâce à une meilleure protection de leurs données à caractère personnel. Les sociétés ont également modernisé leurs systèmes de traitement, améliorant ainsi leur efficacité.

Mais cette révolution n’est pas sans obstacle. Les équipes marketing se retrouvent limitées dans leurs actions : 44 % des entreprises ne peuvent plus personnaliser leurs publicités comme avant. Le portefeuille en souffre aussi, particulièrement chez les plus petits acteurs, 38 % des PME européennes croulent sous le poids financier de la mise en conformité.

Face à ces contraintes, un fossé se creuse. Les grands groupes s’adaptent aisément quand les petites structures doivent se démener pour survivre entre obligations légales et réalités économiques.

Bonnes pratiques et recommandations

Le règlement européen renforce la protection des données à caractère personnel et impose de nouvelles obligations aux responsables de traitement. Face à ce cadre réglementaire, les entreprises et sous-traitants doivent démontrer leur conformité aux autorités de contrôle en appliquant des principes rigoureux.

L’élément fondamental ? Une cartographie précise des informations collectées et de leur utilisation par les services concernés. Les traitements englobent toute opération sur les données personnelles : collecte, enregistrement, diffusion, effacement. Un registre des traitements, mis à jour régulièrement sous la supervision du DPO, permet de suivre ces opérations et de respecter les mesures de conservation.

Le RGPD introduit également deux concepts fondamentaux : le « privacy by design » et le « privacy by default ».

• Privacy by design : exige que la protection des données soit intégrée dès la conception des produits et services.
• Privacy by default : impose que les paramètres de confidentialité les plus stricts soient appliqués par défaut, sans action de l’utilisateur.

La protection des données des personnes physiques passe par des mesures concrètes. Le consentement explicite devient la règle, notamment pour les cookies non essentiels. Les accès aux données doivent être contrôlés, et leur sécurité garantie par le chiffrement des informations sensibles.

La mise en application passe par la formation régulière des équipes aux principes de protection. En cas d’incident de sécurité, elles doivent suivre un protocole précis, sous le contrôle des autorités nationales (CNIL) garantes des libertés publiques.

Cette démarche structurée, conforme aux exigences de l’Union européenne, protège à la fois les droits des personnes concernées et l’état de conformité de l’entreprise face aux sanctions potentielles.

Conclusion

Le règlement général sur la protection des données personnelles (RGPD) de l’Union européenne, structuré autour de sept principes fondamentaux, transforme la façon dont les responsables de traitement gèrent les données à caractère personnel. Cette réglementation renforce les droits des personnes concernées sur le contrôle de leurs informations.

Pour assurer leur conformité, les entreprises et sous-traitants doivent respecter de nouvelles obligations, sous peine de sanctions pouvant atteindre 20 millions d’euros par l’autorité de contrôle (CNIL). Malgré ces mesures, 38% des services concernés peinent encore dans la mise en application du cadre réglementaire.

La sécurité et la protection des données collectées deviennent prioritaires dans le traitement informatique. Les entreprises l’ont compris en consacrant 10 à 15% de leur budget à la mise en conformité, notamment via la nomination d’un DPO (Délégué à la Protection des Données). Cette tendance s’intensifie face aux enjeux de libertés publiques et de confiance numérique.

Dans les années à venir, le règlement européen continuera d’évoluer pour répondre aux intérêts des personnes physiques face aux nouveaux défis technologiques. Pour les responsables de traitement, c’est l’opportunité de se démarquer en faisant de la collecte et du traitement éthique des données un véritable atout. Au-delà des obligations légales, le registre des traitements RGPD représente surtout une garantie de confiance durable avec les personnes concernées.