Logiciels de Gestion Électronique des Documents

La gestion documentaire devient de plus en plus difficile à traiter pour les entreprises. Les emails, contrats, factures et rapports s’accumulent rapidement, créant des risques réels de perte de ressources, de failles de sécurité et de temps perdu en recherches.

Alors comment garantir l’accessibilité, la sécurité et la pérennité des dossiers essentiels à votre activité ?

Cet outil est devenu un véritable pilier de la transformation numérique, il révolutionne la façon dont les organisations gèrent leurs ressources.

Définition et enjeux de la Gestion Electronique des Documents (GED)

Comprendre la Gestion Electronique des Documents (GED)

La gestion électronique des documents (GED), également connue sous le nom de gestion des documents électroniques, est un système informatique chargé de gérer les flux d’éléments papier et numériques au sein d’une entreprise. Elle constitue une solution complète pour centraliser, numériser, collecter, classer et gérer le cycle de vie complet des documents d’entreprise (création, indexation, numérisation, stockage, archivage et destruction).

• Numérisation et capture : conversion des documents physiques en format numérique, permettant leur intégration dans l’outil.
• Indexation et classification : agencement structuré des dossiers selon des critères définis pour faciliter leur recherche ultérieure.
• Sauvegarde sécurisée : conservation dans un environnement numérique protégé.
• Suivi des accès : contrôle des droits d’accès et traçabilité des actions.
• Workflow : automatisation des processus de validation.

Le déploiement d’une telle solution apporte des avantages majeurs en permettant l’harmonisation des processus, la centralisation de la documentation, l’amélioration de la collaboration entre les services et en facilitant l’accès à toute l’équipe.

Elle s’appuie sur plusieurs composantes essentielles qui travaillent en synergie pour assurer une structuration efficace et sécurisée :

Pourquoi adopter la Gestion Electronique des Documents (GED) ?

La dématérialisation croissante et la démocratisation des outils de communication informatiques ont conduit à une augmentation de la production et de la gestion des documents électroniques dans les entreprises et les collectivités, rendant ce dispositif indispensable.

L’adoption d’un tel outil présente de nombreux avantages : 

• Gain de temps : les études montrent que les employés consacrent en moyenne 20 % de leur temps à rechercher des éléments internes. Elle permet de réduire considérablement ce temps perdu grâce à ses fonctionnalités avancées de recherche et d’indexation automatique. Les temps de réponse sont jusqu’à 75 % plus rapides qu’avec des dispositifs de classement traditionnels.
• Conformité réglementaire : elle facilite le respect des obligations légales comme la facturation électronique et le RGPD. 
• Automatisation : elle révolutionne le traitement des ressources. La solution intègre la numérisation intelligente avec reconnaissance OCR, l’indexation automatique par mots-clés, et un dispositif de conservation performant. 
• Modernisation de l’image de l’entreprise : en adoptant ces outils innovants, les établissements démontrent leur capacité d’adaptation au numérique tout en optimisant leur productivité et la sécurité de leurs données.
• Sécurisation des données : vous serez immunisé contre les pertes. Seules les personnes autorisées pourront accéder aux registres. Face au risque de sanctions financières pouvant atteindre des millions d’euros en cas de violation de données, la GED offre une protection renforcée des éléments sensibles.
• Environnement : Cette digitalisation permet de réduire d’environ 50 % la consommation de papier, ce qui contribue à diminuer l’empreinte carbone des entreprises, avec une réduction potentielle de 70 %. 

Types de documents gérés par la Gestion Electronique des Documents (GED)

En 2024, environ 80 % des documents d’entreprise sont encore au format papier, sachant qu’ils coûtent en moyenne 125$ par an en stockage. Elle permet non seulement d’économiser sur les dépenses de stockage physique mais apporte aussi une meilleure coordination, un accès plus rapide aux dossiers et une sécurité renforcée des contenus sensibles.

Fonctionnement de la Gestion Electronique des Documents (GED)

Le processus de la gestion documentaire

Elle se décompose en plusieurs étapes clés qui permettent une disposition optimale des ressources et données de l’entreprise :

Étape 1 – La numérisation 

• Scan des documents papier vers un format numérique.
• Configuration des logiciels de reconnaissance optique (OCR) pour transformer les contenus numérisés en éléments exploitables par le dispositif.
• Déploiement de procédures de contrôle qualité pour vérifier la lisibilité et l’intégrité des contenus numérisés.
• Intégration de solutions de dématérialisation automatique pour les factures et autres supports récurrents.

Cette première étape permet de réduire les dépenses de stockage physique et facilite l’accès aux contenus.

Étape 2 – Classification et structuration

• Création d’une structure de classement hiérarchique adaptée aux besoins spécifiques de l’entreprise.
• Configuration des règles d’attribution automatique des métadonnées essentielles.
• Implémentation de workflows de validation et de traitement des contenus.

Une bonne classification structure les ressources de manière logique et facilite leur utilisation quotidienne par tous les collaborateurs.

Étape 3 – Indexation et référencement

• Ajout de mots-clés.
• Création des métadonnées pour une recherche efficace.
• Configuration des fonctionnalités de recherche avancée.
• Structuration du contenu par thèmes.

L’indexation est la clé, car elle garantit que toutes ressources stockées dans le programme restent facilement accessibles et exploitables par les équipes.

Étape 4 – Stockage sécurisé

• Configuration du cloud avec réplication des données sur plusieurs serveurs. Plus de 60 % des organisations adoptent des solutions GED basées sur le cloud pour la flexibilité et l’accessibilité. 
• Configuration des protocoles de cryptage pour protéger les éléments sensibles.
• Installation des sauvegardes automatiques avec historisation.
• Paramétrage des niveaux d’accès et des droits utilisateurs selon les profils.

La sécurisation du cloud est essentielle pour protéger les éléments confidentiels et garantir la continuité des services.

Étape 5 – La diffusion et le partage

• Configuration des espaces collaboratifs pour le partage des ressources entre services.
• Configuration des notifications pour le suivi des modifications.
• Installation des solutions de partage sécurisées pour les échanges externes.
• Paramétrage des fonctionnalités de signature électronique pour les éléments officiels.

Cette étape optimise la collaboration entre les équipes et améliore la productivité en permettant un accès rapide et contrôlé aux contenus.

Étape 6 – L’archivage à long terme

• Configuration des règles de conservation automatique selon les durées légales (les entreprises doivent conserver leurs documents pendant 5 à 10 ans pour des raisons réglementaires).
• Configuration des procédures de migration des éléments pour garantir leur pérennité.
• Installation des systèmes de journalisation pour tracer tous les accès aux archives.
• Paramétrage des fonctionnalités de destruction sécurisée en fin de cycle de vie.

L’archivage est essentiel pour la conformité légale et l’historique de l’entreprise. Il permet de conserver les éléments importants tout en respectant les obligations réglementaires.

Les phases clés d’un système de GED

Le déploiement d’un dispositif de gestion documentaire GED s’organise en cinq phases stratégiques qui transforment la manière dont l’entreprise gère ses ressources.

Phase 1 – Analyse et audit

Cette étape évalue les besoins, qu’ils soient au format papier ou électronique. Elle permet d’identifier les points d’amélioration, tout en estimant les investissements et avantages attendus de la solution. Cette analyse approfondie est essentielle pour choisir un outil parfaitement adapté aux besoins spécifiques de l’entreprise.

Phase 2 – Conception et architecture

Cette phase détermine le choix des solutions techniques et des logiciels comme Docuware ou Zeendoc, en fonction des besoins de l’établissement. Elle planifie également l’intégration avec les systèmes existants et définit les workflows nécessaires pour optimiser la collaboration entre services. 

Phase 3 – Déploiement et installation

Cette phase inclut l’installation du logiciel, la configuration du cloud et la configuration des fonctionnalités de sécurité pour protéger les éléments sensibles. Les équipes sont formées, assurant une transition fluide vers le management électronique des documents.

Phase 4 – Adoption et accompagnement

Cette phase se concentre sur l’accompagnement des collaborateurs dans leur appropriation du système. Elle optimise les procédures de recherche et d’exploitation des dossiers, améliore la productivité des équipes et facilite la collaboration entre les services. Cette étape est primordiale pour maximiser les bénéfices de la GED dans l’organisation du travail quotidien.

Phase 5 – Optimisation et évolution

Cette phase finale surveille les performances de l’outil, ajuste les workflows selon les retours des collaborateurs et intègre de nouvelles fonctionnalités pour améliorer l’exploitation des fichiers et la conservation des ressources. Elle garantit que le dispositif reste aligné avec les besoins changeants de l’entreprise et de ses clients.

Un tel dispositif intègre désormais des applications avancées comme le Workflow pour l’automatisation des procédures, la Gestion de Contenu d’Entreprise (ECM) pour une approche globale de l’information, la Gestion de la Connaissance (KM) pour capitaliser sur l’expertise collective, et l’indexation automatique pour optimiser la recherche.

Technologies associées à la GED

La Gestion Électronique des Documents s’appuie sur deux technologies fondamentales : l’OCR et la LAD.

L’OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) convertit les éléments numérisés en texte exploitable. Par exemple, une facture scannée devient un support dématérialisé dans lequel on peut rechercher et copier-coller du texte.

La LAD (Lecture Automatique de Documents) complète l’OCR en interprétant automatiquement le contenu. Elle peut identifier le type de support (facture, contrat, CV) et en extraire les éléments importants pour les classer.

Ces technologies améliorent considérablement l’efficacité en réduisant les erreurs de saisie et en accélérant la recherche des ressources essentielles pour la transformation numérique.

Différence entre GED, ECM et autres concepts connexes

Différents systèmes sont disponibles, chacun ayant ses spécificités. Comprendre leurs différences est essentiel pour choisir la solution adaptée à vos besoins.

Ces systèmes s’intègrent de plus en plus aux ERP (Enterprise Resource Planning), des logiciels qui centralisent la gestion de toutes les procédures d’une entreprise (finances, RH, production, etc.). L’ERP devient ainsi une plateforme centrale où la gestion documentaire joue un rôle essentiel.

Le marché de l’ERP, qui intègre désormais couramment des fonctionnalités de GED, est en pleine expansion et devrait atteindre 238,79 milliards de dollars d’ici 2032, avec une croissance annuelle de 14,4 % entre 2024 et 2032. Cette évolution est portée par le cloud, avec 60 % des nouvelles implémentations ERP en 2024 optant pour des solutions hébergées, facilitant ainsi l’intégration entre ces différents dispositifs d’organisation de contenu.

GED vs ECM : les principales différences se distinguent principalement par leur portée et leurs fonctionnalités :

La GED (Gestion Électronique des Documents) :

• Gère principalement les documents classiques comme :
  • Les factures
  • Les contrats
  • Les bons de commande
  • Les documents RH
• Se concentre sur le stockage, le classement et la recherche de ces documents

L’ECM (Enterprise Content Management) :

• Inclut TOUT ce que fait la GED
• PLUS la gestion de contenus comme :
  • Les posts sur les réseaux sociaux de l’entreprise
  • Les contenus du site web
  • Les vidéos de formation
  • Les présentations PowerPoint
  • Les emails
  • Les messages instantanés
  • Les signatures électroniques
  • La collaboration en temps réel

Les avantages de la Gestion Electronique des Documents (GED)

Productivité et économies

Les établissements peuvent récupérer jusqu’à 7,5 heures par semaine par employé grâce à la gestion électronique de documents. Cette amélioration provient d’un accès instantané aux ressources, d’une meilleure circulation des ressources et de l’automatisation des processus. 

Cette optimisation des processus génère un retour sur investissement en moins de 12 mois, combinant amélioration de la productivité et réduction significative des coûts opérationnels. Environ 82 % des entreprises constatent une amélioration significative de la collaboration grâce à ce dispositif.

Sécurisation et conformité

En mode SaaS (Software as a Service), la GED est hébergée dans le cloud et accessible via internet, permettant une utilisation flexible sans installation locale. Dans ce contexte, la sécurité et la conformité sont des enjeux majeurs, et 90 % des entreprises estiment que la protection des documents s’est améliorée après l’adoption du dispositif.  

Il assure une protection complète des renseignements via : 

• Le chiffrement.
• L’authentification multi-facteurs.
• Le contrôle des droits d’accès.
• Conformité RGPD.

La solution offre également une totale transparence contractuelle, une réversibilité des contenus et des sauvegardes régulières en cas de défaillance, le tout soutenu par des certifications clés comme l’ISO 27001. Ces mesures, combinées à une surveillance continue et des protocoles de sécurité, en font un outil incontournable pour la gestion sécurisée des contenus électroniques.

Impact financier et réduction des coûts

Grâce à l’automatisation et au self-service, la GED permet de réduire jusqu’à 75 % les coûts liés au service client. Une évolution qui correspond parfaitement aux attentes actuelles des consommateurs, dont 40 % préfèrent désormais cette approche autonome au contact humain traditionnel.

Par exemple, plutôt que d’appeler le service client pour obtenir une facture, les clients peuvent la télécharger directement depuis leur espace personnel.

L’automatisation des processus facilite non seulement la gestion interne mais améliore également l’expérience utilisateur en permettant aux clients d’accéder rapidement et de manière autonome aux ressources dont ils ont besoin.

Implémentation d’un système GED

Étapes du déploiement

L’implémentation d’un dispositif de gestion électronique de documents nécessite une approche structurée et une mise en œuvre méthodique pour assurer son succès.

Voici les principales étapes pour un déploiement réussi :

• L’analyse préliminaire qui comprend l’évaluation des besoins, l’audit des processus existants et la définition des objectifs pour optimiser la gestion électronique des supports.
• Le choix de la solution et du partenaire qui doit s’appuyer sur des critères précis comme l’expérience du prestataire, la compatibilité technique et la capacité d’évolution de la plateforme.
• La phase de paramétrage pour configurer l’outil selon vos besoins : arborescence, droits d’accès, workflows et règles de classement.

Formation et accompagnement des utilisateurs

La réussite d’un tel projet nécessite un plan de formation structuré. Il est important pour les utilisateurs de suivre une formation pour maîtriser les bonnes pratiques de classement et éviter les erreurs qui pourraient compromettre l’intégrité du dispositif.

Les programmes de formation s’organisent sur plusieurs niveaux, avec des formations certifiantes disponibles auprès d’organismes spécialisés comme ORSYS qui propose une formation complète « Stratégie et mise en œuvre » ou via France Travail qui offre des parcours qualifiants adaptés aux besoins des entreprises.

Les aspects légaux et réglementaires de la Gestion Electronique des Documents (GED)

Conformité et sécurité des données

Les systèmes en mode SaaS (Software as a Service) doivent intégrer plusieurs mécanismes essentiels pour assurer la conformité légale.

La réversibilité des données permet aux organisations de récupérer leurs supports dans un format exploitable en cas de changement de prestataire. Les dispositifs de sauvegarde régulière garantissent quant à eux la conservation et la disponibilité des ressources conformément aux exigences légales de durée d’archivage.

Voici les principales normes et réglementations encadrant le dispositif GED:

• Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) : définit les règles de traitement des renseignements personnels avec des exigences strictes en matière de consentement, de droit à l’oubli et de sécurité.
• Les normes ISO 15489 : établissent les bonnes pratiques, notamment pour l’authenticité et la traçabilité des contenus.
• La norme NF Z42-013 : spécifique à l’archivage électronique, elle définit les exigences techniques pour la conservation.
• La norme ISO 27001 : fixe les standards de protection des systèmes.

Tendances et évolutions futures de la Gestion Electronique des Documents (GED)

Intégration de l’IA et du Machine Learning

L’IA révolutionne la façon dont les établissements gèrent leurs ressources. Aujourd’hui, 35 % des systèmes ERP intègrent désormais des capacités d’IA et de machine learning, facilitant la gestion documentaire intelligente, la classification des contenus et l’optimisation des workflows. Par exemple, le dispositif peut reconnaître automatiquement une facture et la classer dans le dossier approprié, en extrayant des éléments clés comme le montant, la date et le fournisseur. 

L’IA améliore la recherche des supports grâce au traitement du langage naturel, permettant des requêtes plus intuitives. Cette innovation réduit considérablement le temps d’exécution tout en améliorant la précision et l’efficacité de l’exploitation des contenus numériques.

Extension des capacités cloud et sécurité renforcée

60 % des organisations adoptent des solutions GED basées sur le cloud. Les avantages sont nombreux : stockage flexible, protection renforcée (chiffrement, authentification multi-facteurs, sauvegardes) et accès distant pour les équipes. Cette évolution offre aux établissements plus d’agilité dans la gestion de leurs ressources.