Smartsheet - l'Avis de la Fabrique du Net

Smartsheet est un outil de gestion de projet basé sur des feuilles de calcul qui peut considérablement améliorer la productivité des petites entreprises. Grâce à ses fonctionnalités de personnalisation, d’automatisation et de reporting, il permet d’organiser efficacement les projets tout en collaborant facilement avec son équipe. Découvrez comment Smartsheet peut révolutionner votre manière de travailler.

Cet article vous offre un aperçu complet de ce logiciel, en explorant ses fonctionnalités, ses avantages, ses tarifs et son interface. Découvrez comment Smartsheet peut transformer la gestion de vos tâches et améliorer la collaboration au sein de votre équipe.

Découvrez gratuitement Smartsheet

Présentation de Smartsheet

Arrivé sur le marché en 2006, Smartsheet peut être défini comme une expansion d’Excel pour les chefs de projets.

Avec Smartsheet, vous avez un aperçu complet de tous vos projets grâce à ses feuilles et tableaux personnalisables. Vous pouvez organiser vos tâches, suivre l’avancement des projets et gérer les ressources en un coup d’œil. Les vues en tableau, en calendrier et en Gantt vous offrent la flexibilité nécessaire pour voir les informations comme vous le souhaitez.

La plateforme est conçue pour favoriser la collaboration entre les membres de votre équipe. Vous pouvez partager des informations, échanger des commentaires et travailler ensemble en temps réel. Les outils intégrés permettent de centraliser toutes les communications liées à vos projets, ce qui évite les pertes de temps et améliore la coordination.

À qui s’adresse le logiciel Smartsheet ?

C’est pour qui ?

Cet outil de gestion de travail peut être utilisé par les entreprises de toutes tailles. Il s’adapte à presque toutes les activités, que ce soit le marketing, le développement de logiciels, la santé, l’enseignement supérieur, la vente, l’évènementiel, la communication, etc.

Pour quoi faire ?

Ce logiciel de gestion de projet agit comme un assistant virtuel pour les entreprises qui cherchent à améliorer leur productivité. Voici quelques-unes des principales utilités de Smartsheet :

• Vous faire gagner du temps en exécutant automatiquement vos tâches répétitives du quotidien
• Réduire le temps de réalisation des tâches pour respecter les échéances
• S’adapter à vos attentes et vos exigences selon votre domaine d’activité
• Vous permettre d’échanger et de communiquer librement avec votre équipe de travail

Offres & Tarifs

Le détail des offres

Smartsheet propose 3 forfaits adaptés aux divers besoins des utilisateurs, allant des particuliers aux grandes entreprises, avec des options flexibles pour la gestion de projets et la collaboration.

Pour ceux qui souhaitent organiser leurs projets de manière simple mais efficace, le forfait Pro est une excellente option. À 8 € par membre et par mois, il est conçu pour aider les personnes et les petites équipes à suivre, partager et gérer leurs tâches :

• Fonctionnalités avancées
• 10 utilisateurs au maximum
• Feuilles et spectateurs illimitées
• 250 automatisations par mois
• 20 Go d’espace de stockage
• Intégrations utiles
• Assistance par e-mail

Si vous travaillez dans une entreprise plus grande ou avez besoin de fonctionnalités supplémentaires, le forfait Affaire pourrait être ce qu’il vous faut. À 17 € par membre et par mois, ce plan inclut toutes les fonctionnalités du forfait Pro, mais avec des ajouts intéressants.

• Plus de 10 utilisateurs
• Toutes les fonctions de l’offre Pro
• Editeurs illimités
• 1 To d’espace de stockage pour les pièces jointes
• Des options de gestion supplémentaires
• Des possibilités d’automatisation
• L’accès à des ressources d’apprentissage professionnelles

Pour les grandes organisations ayant des besoins complexes, le forfait Entreprise offre des solutions sur mesure avec des tarifs personnalisés. Ce plan comprend toutes les fonctionnalités du forfait Affaire, mais avec des outils supplémentaires pour les grandes entreprises.

• Formules, textes et diagrammes d’IA pour des analyses avancées et des informations enrichies.
• SSO basé sur SAML pour une gestion simplifiée des utilisateurs et une sécurité accrue.
• WorkApps pour créer des applications personnalisées adaptées aux besoins spécifiques de l’organisation.
• Stockage illimité de pièces jointes pour une gestion sans limites des fichiers.
• Intégrations d’annuaires pour une synchronisation fluide avec vos systèmes existants.

Tableau plan vs fonctionnalités

Comparatif vs la concurrence

Inscription et test de Smartsheet

Création du compte

Le premier pas sur Smartsheet est très simple puisqu’il suffit de donner son adresse mail pour la création d’un compte. Même sans fournir de données de paiement, vous pouvez accéder à la période d’essai de 30 jours à compter du jour de votre inscription. Cependant, il vous sera nécessaire de valider votre email pour pouvoir utiliser le logiciel.

Votre compte

Smartsheet a tenu à ce que son outil soit le plus simple possible et il n’y a pas besoin d’aller loin pour trouver les fonctionnalités essentielles. Pour gérer votre compte, il vous suffira de survol l’icône « compte » dans le menu à gauche :

Si vous avez des difficultés à comprendre le fonctionnement du site, plusieurs documentations sont disponibles dans le centre d’aide.

Ergonomie et facilité d’utilisation

Smartsheet a vraiment misé sur une interface intuitive et une utilisation facile pour rendre la gestion de projets accessible à tous. Vous trouverez rapidement les outils dont vous avez besoin grâce à une organisation claire de la page utilisateur. Que ce soit pour créer des feuilles, utiliser des modes Gantt ou gérer des tableaux, tout est conçu pour être simple et direct.

Zoom sur les principales fonctionnalités de Smartsheet

Organisez vos projets avec des tableaux personnalisables

Adaptez Smartsheet à vos besoins spécifiques grâce à ses options de personnalisation avancées

Smartsheet vous offre une grande flexibilité pour organiser vos projets selon vos propres processus et méthodes de travail. Grâce à ses options de personnalisation avancées, vous pouvez facilement adapter la structure des feuilles de calcul, ajouter les colonnes dont vous avez besoin et définir des vues pour chaque membre de l’équipe. Smartsheet s’adapte parfaitement à différents contextes métiers.

Que vous gériez des projets marketing, des développements produits ou des déploiements informatiques, Smartsheet s’adaptera à votre contexte. Vous pourrez ainsi modeler l’outil à votre image, sans devoir changer vos habitudes de travail. Profitez de cette flexibilité pour mettre en place une gestion de projet efficace et sur-mesure.

Prenons l’exemple d’une agence web qui gère de nombreux projets clients simultanément. Grâce à la personnalisation de Smartsheet, elle pourra créer des vues adaptées à chaque client avec les colonnes dont elle a besoin (dates clés, budget, responsable…). Chaque chef de projet accèdera à une vue personnalisée selon ses projets en cours.

Démarrez rapidement vos projets en utilisant les modèles prédéfinis de Smartsheet

Nul besoin de partir d’une feuille blanche ! Pour lancer rapidement vos projets, appuyez-vous sur la bibliothèque de modèles prédéfinis de Smartsheet. Vous y trouverez des templates adaptés à de nombreux cas d’usage : gestion de tâches, suivi des temps, gestion des ressources, conduite du changement, etc.

Il vous suffira de quelques clics pour démarrer un nouveau projet à partir d’un modèle existant. Vous pourrez ensuite le personnaliser selon vos besoins. Cette méthode vous fera gagner un temps lors du lancement et vous évitera d’oublier des éléments importants.

Pour lancer un nouveau projet produit par exemple, vous pourrez utiliser le modèle « Développement produit » de Smartsheet. Celui-ci intègre déjà les tâches clés, les jalons et les ressources types d’un tel projet. Vous l’adapterez ensuite à votre cas : ajout des tâches spécifiques, modification des dates, allocation des ressources…

Automatisez vos tâches répétitives

Définissez des déclencheurs, des conditions et des actions pour automatiser vos processus

Fini les tâches manuelles chronophages et sources d’erreur ! Avec Smartsheet, vous pouvez automatiser vos workflows en quelques clics. Définissez des déclencheurs (nouvelle entrée dans un formulaire, changement de statut, date limite proche…) pour lancer automatiquement des actions (envoi de notification, mise à jour d’un champ, création d’une tâche…).

Vous pourrez ainsi programmer des actions récurrentes et gagner en productivité au quotidien. Par exemple, vous pouvez automatiser l’envoi d’un email à un client lorsqu’une tâche est terminée, ou encore assigner automatiquement un ticket d’assistance à un membre de l’équipe selon sa catégorie. Les possibilités sont infinies pour fluidifier vos processus.

Générez automatiquement des rapports récurrents pour un reporting fiable et régulier

Le reporting est essentiel en gestion de projet, mais il peut vite devenir chronophage s’il est fait manuellement. Avec Smartsheet, vous pouvez mettre en place des rapports automatisés qui se mettent à jour en temps réel avec les dernières données du projet.

Définissez une fois la structure de votre rapport, les métriques à suivre et la fréquence d’envoi (quotidien, hebdomadaire, mensuel…). Smartsheet s’occupera ensuite de générer le rapport et de l’envoyer aux destinataires souhaités. Vous aurez l’assurance d’avoir des données à jour sans perdre de temps dans la production des rapports.

Disons que vous devez envoyer chaque semaine à votre client un rapport d’avancement avec le pourcentage de tâches terminées, le budget consommé et les risques identifiés. Grâce à l’automatisation de Smartsheet, le rapport sera généré et envoyé en temps et en heure, sans action manuelle de votre part.

Collaborez efficacement avec votre équipe

Gérez finement les permissions de chaque utilisateur avec les options de contrôle d’accès

Pour une collaboration efficace, il est important de maîtriser les accès de chacun aux données du projet. Smartsheet vous permet de gérer finement les permissions de chaque utilisateur, en définissant des rôles (lecteur, contributeur, administrateur…) et en limitant l’accès à certaines feuilles ou certains champs.

Vous pourrez ainsi partager les informations nécessaires avec chaque membre de l’équipe ou intervenant externe, sans compromettre la confidentialité de données sensibles. Cette gestion centralisée des accès vous permet de collaborer sereinement avec tous vos interlocuteurs dans un environnement sécurisé.

Imaginons que vous travaillez sur un nouveau service avec un prestataire externe. Vous pouvez lui donner accès uniquement au projet concerné, avec des droits de lecture et de commentaires. Il n’aura pas accès au reste de vos projets et données. Vous maîtrisez ainsi les informations partagées.

Soyez alerté en temps réel des changements importants grâce aux notifications automatiques

Pour vous permettre de suivre l’avancée du projet sans avoir à consulter constamment les feuilles Smartsheet, profitez des notifications automatiques. Vous pouvez définir des alertes sur les changements importants : délais proche, dépassement de budget, changement de statut d’une tâche clé…

Vous et votre équipe recevrez ainsi une notification en temps réel, par email ou via l’application mobile, à chaque évènement important. Vous pourrez réagir rapidement aux imprévus et garder le contrôle sur le projet à tout moment. La transparence est totale et la communication facilitée avec l’ensemble des parties prenantes.

Créez des rapports détaillés en quelques clics

Analysez vos données selon différents critères en créant des rapports personnalisés

Avec toutes les données collectées dans vos feuilles Smartsheet tout au long du projet, vous avez une mine d’informations pour analyser votre performance. Quelques clics suffisent pour générer des rapports personnalisés selon les critères de votre choix.

Vous pouvez par exemple analyser l’avancement des tâches par phase, le temps passé par ressource, les coûts par poste de dépense, etc. Les possibilités sont infinies pour exploiter vos données et prendre des décisions éclairées. Vous identifierez facilement vos forces et vos axes d’amélioration pour piloter efficacement vos projets.

Admettons que vous souhaitiez analyser le temps passé par chaque collaborateur sur le projet. Vous pouvez générer un rapport croisant les tâches, leur statut et les temps saisis. Vous visualiserez ainsi la répartition du travail et pourrez réajuster si nécessaire la charge de chacun. L’analyse des données facilite l’optimisation des ressources.

Visualisez facilement vos indicateurs clés avec des tableaux de bord interactifs

Pour avoir une vision synthétique de l’état de vos projets, rien de tel que des tableaux de bord visuels. Smartsheet vous permet de créer facilement des dashboards interactifs avec les indicateurs clés à suivre : budget, délais, ressources, risques…

D’un coup d’œil, vous pourrez suivre les métriques importantes et identifier les points de blocage. Ces tableaux de bord peuvent être partagés avec les différentes parties prenantes pour une transparence totale sur l’avancement. Ils offrent une vision macro idéale pour un pilotage stratégique du projet.

Intégrez vos autres outils professionnels

Synchronisez vos données clients en interfaçant Smartsheet avec votre CRM

Pour éviter les saisies manuelles et les erreurs, vous pouvez synchroniser Smartsheet avec votre CRM. Les informations client (coordonnées, historique, statut des opportunités…) seront ainsi automatiquement mises à jour dans vos feuilles de projet.

Vous pourrez alors facilement suivre vos projets clients sans ressaisie et en ayant l’assurance d’avoir toujours des données à jour. Votre équipe commerciale pourra continuer à travailler dans le CRM et vos chefs de projet auront une visibilité en temps réel sur les projets en cours.

Si vous utilisez un CRM comme Salesforce ou Hubspot, vous pouvez le connecter à Smartsheet en quelques clics. Les données seront synchronisées automatiquement entre les deux outils. Tout changement dans le CRM (nouveau contact, évolution d’une opportunité…) sera répercuté immédiatement dans Smartsheet.

Évitez les doubles saisies en intégrant Smartsheet à des outils comme Google Workspace

Votre écosystème d’entreprise comporte probablement de nombreux outils que vos équipes utilisent au quotidien : suite bureautique, outils de communication, plateforme cloud… Pour centraliser les informations et éviter les doubles saisies, Smartsheet s’intègre facilement avec les applications les plus courantes comme Google Workspace ou Microsoft 365.

Vous pourrez par exemple attacher un document Google Drive à une tâche Smartsheet, ou encore transformer un email Gmail en tâche dans un projet. Vos équipes gagneront en productivité en ayant tous les éléments dans un outil unique, sans multiplier les interfaces.

Selon les données de l’éditeur, 80% des entreprises du classement Fortune 500 utilisent Smartsheet.

Accessibilité et hébergement

Smartsheet est accessible partout grâce à sa plateforme cloud. Vous pouvez y accéder depuis votre ordinateur, tablette ou smartphone, ce qui facilite la gestion de vos projets où que vous soyez.
En ce qui concerne l’hébergement, vos données sont en sécurité sur des serveurs, avec des sauvegardes régulières pour assurer leur protection. Vous pouvez donc travailler en toute confiance, sachant que vos informations sont bien gardées.

Les points forts et points faibles de Smartsheet

Découvrez gratuitement Smartsheet

Les avantages du logiciel Smartsheet

• Une facilité de prise en main pour les habitués d’Excel et Google Sheet
• Un design simple, pratique et agréable
• Une interface traduite en français
• Un seul clic pour afficher les données d’une fiche en grilles ou en diagrammes de Gantt
• Plusieurs possibilités d’intégrations d’applications tierces même depuis l’offre standard

Les inconvénients du logiciel Smartsheet

• Pas de fonction de suivi du temps
• Ne propose pas d’option de sauvegarde automatique
• Affichage limité du calendrier
• Pas de fonction de suivi du temps

Que vaut le support client de Smartsheet ?

Avant de contacter le support, il est possible de passer par :

• Smartsheet University
• Un centre d’aide
• Une IA sous la forme de chat

Ces éléments vous permettent d’éviter de contacter le support dans un premier temps.

Si toute fois vous ne trouver pas de solution à votre problème.

Smartsheet offre plusieurs moyens de contact, dont l’e-mail, le chat en direct et pour certains plans, le téléphone.
Le centre d’aide en ligne est particulièrement complet, avec des guides, des tutoriels et des FAQ pour aider les utilisateurs à résoudre les problèmes courants de manière autonome. Pour les forfaits plus élevés, comme le plan Entreprise, il est possible de bénéficier d’un support plus personnalisé, incluant un gestionnaire de compte dédié.

Les avis clients sur Smartsheet

Avis Capterra – note moyenne de 4,5 sur 3292 avis publiés

Les avis sur Smartsheet sont très positifs. Les utilisateurs apprécient particulièrement sa facilité d’utilisation et sa flexibilité. Ils trouvent l’interface intuitive et les outils de gestion de projets très complets, ce qui aide beaucoup pour planifier, suivre et collaborer sur les projets en temps réel. Les fonctionnalités comme les tableaux de bord, les diagrammes de Gantt et les options de personnalisation sont souvent citées comme des points forts.

Cependant, certains inconvénients ressortent aussi. La prise en main peut être un peu difficile pour les débutants, et le coût est parfois jugé élevé, surtout pour les petites entreprises. De plus, bien que Smartsheet s’intègre bien avec divers outils, certaines fonctionnalités avancées peuvent nécessiter des connaissances techniques pour être pleinement utilisées. Il est important de noter que la plupart des avis négatifs datent d’il y a plusieurs années.

Avis Findstack – note moyenne de 4,4 sur 14 385 avis publiés

Les avis sur Smartsheet sont globalement très positifs. Les utilisateurs apprécient sa facilité d’utilisation, sa flexibilité pour personnaliser les tableaux et les tableaux de bord, et sa capacité à automatiser les tâches et améliorer la collaboration. Le support client est également bien noté.
Cependant, certains trouvent la courbe d’apprentissage un peu raide et regrettent l’absence de certaines fonctionnalités comme le suivi du temps ou une sauvegarde automatique.
Intégrations & connecteurs
Si votre entreprise a l’habitude d’utiliser des logiciels de communication et de collaboration, Smartsheet est l’outil qu’il vous faut. En effet, cet outil peut intégrer jusqu’à 100 logiciels, si on ne cite que les plus connus comme Microsoft Office, Salesforce, Slack ou encore Workspace.

Les 5 meilleures alternatives de Smartsheet

Voici une liste de 5 logiciels sont considérés comme étant les meilleures alternatives à Smartsheet :

• Monday
• Wrike
• Notion
• Trello
• Clickup

Ces outils de gestion de projets offrent une multitude de fonctionnalités adaptées à divers besoins, et pour vous aider à faire le meilleur choix, n’hésitez pas à consulter notre comparateur détaillé.

Foire aux questions sur Smartsheet