Basecamp - l'Avis de la Fabrique du Net

À qui s’adresse le logiciel Basecamp ?

C’est pour qui ?

Basecamp est un outil de gestion de projet collaboratif créé en 2004 aux États-Unis. Disponible sur web ou mobile, le logiciel est un précurseur dans son domaine, en proposant un outil tout-en-un pour les équipes qui ont besoin de collaborer à distance. Très complet, il se présente comme un partenaire idéal pour les grandes équipes qui recherchent un logiciel de planification solide.

On peut distinguer deux « types » de clients du logiciel. Dans sa version gratuite, Basecamp est parfait pour n’importe quel particulier ou professionnel ayant des besoins basiques pour la gestion de projets. Il s’adresse aux freelances, comme aux particuliers et étudiants qui l’utilisent à des fins personnelles. La version gratuite autorise jusqu’à 20 utilisateurs.

En revanche, la version payante de Basecamp s’adresse en priorité aux entreprises, qui peuvent être de toutes tailles. Toutefois, il est bon de marquer que le logiciel cible en priorité les start-ups et PME. En cela, le logiciel facilite considérablement la gestion de leurs projets, allant d’une complexité simple à modérée.

Pour quoi faire ?

Basecamp est avant tout un logiciel de collaboration. Il permet aux équipes de travailler sur des projets, de communiquer et d’organiser efficacement leur travail et ce, de n’importe où. Pour ce faire, il aide les entreprises, et en particulier les PME, à gérer leurs projets de manière efficace et collaborative en toute transparence.

En complément, il offre une variété d’outils et de fonctionnalités qui facilitent la gestion de projet. Il est alors possible de partager des documents en toute sécurité, visualiser l’état d’avancement de projets ou encore intégrer de nouveaux événements ou tâches dans les plannings respectifs.

Points forts et points faibles de Basecamp

Les avantages du logiciel Basecamp

• La simplicité d’utilisation. Il est facile de se familiariser avec le logiciel et ne requiert aucune connaissance en informatique. L’ensemble des équipes y ont accès, du département marketing aux équipes plus opérationnelles. Cette approche permet alors de faciliter la gestion de projet à l’échelle de l’entreprise. Il est ainsi possible d’avoir une vision globale des projets, visualiser ce qui a déjà été fait et ce qui reste à faire. Les mises à jour sont instantanées. En tant que l’un des premiers outils de planning à s’être fait connaitre, Bootcamp reste expert dans son domaine et s’adapte continuellement aux besoins des utilisateurs.
• Une interface ergonomique et conviviale. En plus de son interface web, Bootcamp met à disposition une application smartphone qui permet d’accéder à toutes les fonctions importantes, à tout moment. Grâce au nombre limité de fonctions et à la structuration claire des projets en six outils dédiés, l’utilisation sur smartphone est assez fluide.
• Une communication facilitée. Basecamp propose à la fois le format live chat en interne pour collaborer, et l’accès client au logiciel pour la communication externe. En cela, le logiciel facilite considérablement la collaboration entre équipe et se présente comme un partenaire solide pour les organisations en full-remote.
• Une excellente stratégie de prix. Basecamp est le seul qui ne facture pas par utilisateur mais au global pour toute une équipe. C’est un atout pour les grosses PME / TPE mais un peu moins intéressant pour les petites équipes.
• Un service client de qualité. Le logiciel prend systématiquement note des retours clients, et les utilise pour améliorer la plateforme. Par ailleurs, l’équipe support est constamment disponible et adopte une approche personnalisée efficace de chaque problème rencontré.

Les inconvénients du logiciel Basecamp

• Un manque de certaines fonctionnalités. Si le logiciel est très fort sur le communication et la collaboration, il l’est moins sur la gestion des tâches et des plannings. En cela, il offre peu de fonctionnalités de visualisation, bien que le logiciel ait rajouté des nouvelles options récemment. Par ailleurs, Bootcamp est un peu trop léger pour les projets complexes. C’est pourquoi il vaut mieux, dans ces cas-là, se tourner vers des logiciels comme Monday qui ont des outils hautement fonctionnels.
• Un manque de personnalisation. Le logiciel n’offre pas la possibilité de personnaliser les listes de tâches avec des champs personnalisés, ni de créer des dépendances ou automatisations.
• Disponibilité en anglais uniquement. Du fait de son identité américaine, le logiciel est pour le moment uniquement disponible en anglais.

Offres & Tarifs

Basecamp a simplifié son offre, en proposant notamment trois options principales :

• Basecamp Personnel. La version gratuite n’existe plus. Néanmoins, un essai de 30 jours est offert, qui permet à l’utilisateur de voir si le logiciel lui convient ou non.
• Basecamp. Offre standard qui s’élève à 15$ par utilisateur/mois, avec l’ajout de guests sans frais supplémentaires.
• Basecamp Pro Unlimited. Version pro dont le tarif est fixé à 299$ / mois / équipe avec facturation annuelle pour un nombre illimité d’utilisateurs (qui revient à 349$/mois si le paiement se fait mensuellement). Cette option inclut toutes les fonctionnalités de Basecamp, pour un nombre illimité de projets, d’utilisateurs, et de clients. Il donne aussi accès à 10 fois 500 go de stockage, et à un support prioritaire.

Si le tarif de Basecamp pro semble élevé de prime abord, il faut le remettre en perspective en prenant en compte qu’il ne dépend pas du nombre de membres de l’équipe l’utilisant.

Ainsi, plus une équipe sera grande, plus Basecamp sera rentable par rapport à un logiciel à payer pour chaque utilisateur, comme Slack ou Asana. En revanche, la version simple sera probablement la plus intéressante pour les petites équipes, donnant accès à 500 go de stockage.

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Zoom sur les 3 principales fonctionnalités de Basecamp

Collaboration et communication

Basecamp se distingue avant tout par ses fonctionnalités avancées de collaboration et communication. Pour collaborer avec d’autres personnes sur des projets, il suffit d’inviter l’ensemble de l’équipe à rejoindre le compte Basecamp.

Ainsi, les membres de l’équipe peuvent facilement créer des projets, ajouter d’autres personnes et obtenir des droits d’administrateur. Un avantage non négligeable du logiciel : la possibilité qu’il offre d’inviter également des collaborateurs externes et clients sur la plateforme. S’ils peuvent consulter la plateforme pour voir l’état d’avancement du projet, ils ne peuvent avoir accès à d’autres projets qui ne les concernent pas.

Une fois les membres ajoutés, Basecamp offre de nombreux outils collaboratifs, parmi lesquels on peut citer :

• Le Campfire : c’est le chat de groupe qui permet à tous les membres de l’équipe d’échanger des informations en temps réel. Autrement dit, il fait office de réseau social, dédié à l’interne. Il offre une grande liberté dans son utilisation grâce à sa forte capacité de personnalisation. En effet, Campfire offre une barre d’outil complète permettant de mettre son texte en gras, italique, couleurs et y ajouter des hyperliens, emojis…  Il offre également la possibilité de taguer directement une personne, qui sera automatiquement notifiée. Chaque projet et chaque équipe dispose de sa propre salle Campfire, ce qui facilite considérablement les échanges.
• Les « Pings » : qui sont des messages privés uniquement visibles par les membres ajoutés et accessibles à tout moment.
• Le Message Board : qui est un espace d’annonces officielles (lancement d’un produit, proposition de nouvelles idées…) consultable par l’ensemble de l’équipe. Il remplace ainsi la messagerie électronique en centralisant le partage de fichiers, annonces et questions qui concernent l’équipe en question. Autrement dit, chaque équipe ou projet dispose de son propre tableau d’affichage. L’avantage de ce tableau de bord est qu’il est très facilement manipulable et intuitif. Par exemple, il permet de classer les discussions dans des catégories personnalisables, de filtrer les messages par catégorie, et de modifier l’ordre de tri (par date, par ordre alphabétique…). Ce qui représente un gain de temps considérable.
• Les “Automatic Check-Ins” : qui permettent aux managers de créer des questions personnalisées auxquelles les membres de l’équipe peuvent répondre pendant leur temps libre. Différents modules permettent de filtrer les personnes qui peuvent voir les questions ou encore d’adresser la question à des personnes spécifiques.

En somme, Basecamp offre un choix solide d’outils pour communiquer avec les membres de l’équipe, ainsi qu’avec les collaborateurs externes et clients. Les fonctionnalités de collaboration et de communication de Basecamp sont particulièrement utiles pour les équipes qui cherchent une messagerie claire pour remplacer les e-mails et qui n’ont pas forcément besoin de l’ensemble des fonctions d’outils dédiés, comme Slack.

Gestion de projets

Basecamp dispose également de nombreux outils utiles pour la gestion de projet. Tout d’abord, chaque projet ou équipe dispose par défaut d’un calendrier, grâce à l’outil « Schedule« .

Cela permet donc de visualiser toutes les tâches à faire et tous les événements à venir (entretiens, livrables, points d’équipe…). N’importe quel membre peut ajouter un événement à partir de cette page et y ajouter des précisions (récurrence, durée, commentaires…).

Tous les calendriers sont synchronisables avec une plateforme de calendrier interne (Google Calendar, Outlook, Apple Calendar). Cela facilite grandement leur utilisation. Il est également possible de synchroniser des événements individuels.

Un autre élément qui différencie la plateforme : la fonctionnalité « hill charts« . Exclusif à Basecamp, cet outil permet de suivre les progrès en un coup d’œil. Une courbe s’affiche, représentant l’avancement du projet au fil du temps. Il complète bien l’autre format d’affichage phare du logiciel appelé « Lineup« . C’est une timeline permettant de visualiser le travail effectué, en cours et les tâches à venir dans un projet.

Au-delà de ça, Basecamp offre de nombreux autres outils qui facilitent la gestion de projets, comme :

• La « To-dos » liste : qui est un gestionnaire de tâches partagées. Cette fonction permet notamment d’attribuer des tâches, de fixer des délais et de laisser des commentaires à l’aide de listes de contrôle.
• La « Card Table » : une sorte de vue Kanban, dans laquelle il est possible de répartir les tâches en différentes phases de projet ou les structurer d’une autre manière. Vous pouvez alors facilement créer de nouvelles colonnes et organiser vos cartes. Le petit moins : il n’est pas possible de synchroniser les cartes avec les tâches à effectuer. Cette fonctionnalité est donc complètement autonome.

Partage de documents

Enfin, une des dernières fonctionnalités intéressantes de Basecamp : son espace de partage de documents. Aussi appelé « Docs & Files« , cet espace permet de stocker et d’organiser des fichiers (images, tableurs, documents texte). Les contenus peuvent être triés et regroupés dans des dossiers pour une organisation optimale.