Asana - l'Avis de la Fabrique du Net

Asana : C’est pour qui ?

Pendant quelques années, Asana était l’outil préféré des Strtups, des indépendants et des petites agences digitales. Sa version gratuite, notamment, séduisait beaucoup ces strutures.
Seulement, depuis, l’outil a mis en place de nombreuses fonctionnalités pour convaincre de plus grandes entreprises et notamment les PME et TPE.

Hébergement des données et accessibilité

Accessible via un navigateur internet, Asana est une solution logicielle en mode SaaS. L’abonnement comprend l’hébergement ainsi que les mises à jour du service.
En 2019, pour se conformer au RGPD et satisfaire les demandes du marché européen, Asana a déployé des serveurs en Allemagne. Sa politique de sécurité, jugée rigoureuse, est attestée par diverses certifications.

Outre son interface web, Asana propose des applications mobiles gratuites pour iOS et Android, ainsi qu’une version bureau pour Mac et PC. Ces options permettent une utilisation flexible, que ce soit sur smartphone ou en dehors du navigateur sur ordinateur.

Les fonctionnalités d’Asana

Des vues multiples pour s’adapter à chaque besoin

Les diagrammes de Gantt sur Asana vous offrent une visualisation et intuitive de l’avancement de vos projets. En un coup d’œil, vous pouvez identifier les tâches critiques, les dépendances et les éventuels retards. Cette vue permet d’optimiser votre planification et d’ajuster rapidement les ressources si nécessaire.

Grâce aux fonctionnalités de filtrage et de tri, vous pouvez personnaliser vos diagrammes de Gantt selon différents critères (responsable, échéance, priorité…). Cela facilite le suivi des tâches pertinentes pour chaque membre de l’équipe et permet de se concentrer sur les actions prioritaires. Exploitez pleinement cet outil visuel pour piloter vos projets.

Pour tirer le meilleur parti des diagrammes de Gantt sur Asana :

1. Définissez clairement les jalons et les dates clés de votre projet
2. Créez des dépendances entre les tâches pour visualiser les liens logiques
3. Utilisez les filtres pour afficher uniquement les informations pertinentes
4. Ajustez régulièrement le planning en fonction de l’avancement réel
5. Communiquez les changements à l’équipe via les commentaires dans Asana

Une communication facilitée au sein des tâches et projets

Avec Asana, fini les échanges dispersés par email ou chat. Tous les commentaires, questions et décisions liés à une tâche sont centralisés au même endroit. Chacun peut ainsi facilement suivre l’historique des discussions et retrouver les informations clés.

En mentionnant directement les personnes concernées dans vos commentaires, vous vous assurez que le message leur parvient. Les notifications personnalisées permettent à chaque utilisateur d’être alerté au bon moment, sans être surchargé d’information. Cette communication contextuelle et ciblée favorise la collaboration et la réactivité de vos équipes projet.

Les options d’automatisation des notifications permettent d’optimiser la communication selon Appvizer.

Des options d’automatisation pour gagner en productivité

Pour les tâches récurrentes de vos projets, exploitez les modèles réutilisables sur Asana. En quelques clics, vous pouvez générer un ensemble de sous-tâches prédéfinies, avec des responsables et des échéances. Fini les projets créés de zéro à chaque fois.

Allez encore plus loin en automatisant les actions répétitives grâce aux règles. Par exemple, assignez automatiquement une tâche au responsable qualité lorsqu’un contenu est passé au statut « A valider ». Ou encore, déclenchez l’envoi d’un email récapitulatif quand un jalon est atteint. Ces options d’automatisation vous feront gagner un temps au quotidien.

Une gestion fine des tâches et de leur attribution

Paramétrer des champs personnalisés et liens de dépendance

Chaque projet est unique. C’est pourquoi Asana vous laisse la possibilité de personnaliser les champs d’information associés à vos tâches. Ajoutez un champ « Client » ou « Budget » en fonction de vos méthodologies internes.

Vous pouvez également lier vos tâches entre elles pour matérialiser les dépendances. Par exemple, indiquez que la tâche « Intégration HTML » ne peut commencer que lorsque la tâche « Maquettage » est terminée. Cela vous aide à mieux séquencer vos projets et identifier rapidement les blocages potentiels. L’outil s’adapte à vos processus, et non l’inverse !

Selon Appvizer, les utilisateurs louent l’ergonomie du logiciel sur la gestion de projets: facile à prendre en main, il offre une très bonne visualisation des projets.

Activer des notifications adaptées à chaque profil

Chaque membre de l’équipe a des besoins différents en termes de notifications. Là où un chef de projet a besoin d’une vision d’ensemble, un contributeur est plus intéressé par ses tâches assignées. Sur Asana, vous pouvez définir des notifications sur-mesure par utilisateur.

Alertes par email en temps réel, digests quotidiens, notifications push sur mobile… À chacun sa préférence pour rester informé sans être noyé. Cette flexibilité dans les options de notifications est un vrai plus au quotidien pour maintenir l’engagement de tous sans les surcharger.

Pour paramétrer efficacement les notifications dans Asana :

1. Recensez les préférences de chaque utilisateur
2. Définissez des règles de notifications par défaut selon les profils
3. Laissez la possibilité à chacun d’ajuster finement ses préférences
4. Relayez les notifications importantes via d’autres canaux (chat, réunion)
5. Réajustez régulièrement les paramètres en fonction des retours

Des modules de reporting et suivi des ressources

Vous avez besoin de faire un point régulier sur l’avancement du projet ou la charge de travail des équipes ? Les tableaux de bord Asana vous donnent accès aux métriques essentielles en un clin d’œil. Nombre de tâches en cours, taux de complétion, dépassements de budget…

En appliquant des filtres personnalisés, vous générez facilement les graphiques dont vous avez besoin. Que ce soit pour une réunion de pilotage ou un reporting client, vous avez les données à portée de main. Cet accès rapide à l’information facilite grandement le suivi de vos projets.

Selon une étude de Wellingtone Project Management, 57% des professionnels estiment que le reporting est l’activité la plus chronophage dans la gestion de projet.

Une bibliothèque d’intégrations pour connecter ses outils

Asana s’intègre avec les principaux outils collaboratifs du marché. Vous pouvez ainsi synchroniser vos tâches avec votre calendrier Google ou Outlook, pour une vue unifiée de votre emploi du temps. En connectant Asana à Slack ou Teams, vous recevez directement vos notifications de projets dans votre messagerie instantanée.

La synchronisation avec les outils de stockage comme Google Drive ou Dropbox est également très pratique. Plus besoin de jongler entre les plateformes, tous vos documents sont accessibles depuis les tâches Asana. Ces passerelles entre applications vous font gagner en fluidité et en efficacité dans la gestion quotidienne de vos projets.

Étendre les possibilités via l’API et les webhooks

Pour aller plus loin, Asana met à disposition une API complète. Cela vous ouvre de nombreuses possibilités de personnalisation et d’automatisation. Vous pouvez par exemple intégrer l’outil à votre CRM pour convertir automatiquement les contrats signés en projets.

Les plus techniques apprécieront également les webhooks. Ces points d’accès permettent de déclencher des actions dans Asana à partir d’événements survenant dans d’autres applications. Votre workflow de design produit une nouvelle maquette dans Figma ? Un webhook peut automatiquement créer la tâche associée dans Asana. Votre usage de l’outil n’a de limite que votre imagination !

Les intégrations : Un des points fort d’Asana

Un des gros points fort d’Asana est soin catalogue d’intégrations, qui permet à l’outil d’étendre son nombre de fonctionnalités de manière considérable.

Par exemple, grâce à son intégration avec Microsoft Teams (comme on peut le voir sur la capture ci-dessus), votre équipe peut être notifiée de manière instantanée sur Teams dès qu’une tâche ou un projet est mise à jour ou créé.

Par contre, certaines intégrations assez poussées, comme l’intégration avec Salesforce ou Tableau, ne sont disponibles que pour certains plans.

Les tarifs d’Asana

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Les tarifs d’Asana varient de 0 à 24,99$ par utilisateur et par mois, selon vos besoins fonctionnels :

• Plan Basic : Gratuit jusqu’à 10 utilisateurs maximum et pour un nombre limité de projets
• Plan Premium : 10,99 € par utilisateur et par mois pour les équipes qui souhaitent un plan de niveau intermédiaire, qui permet l’automatisation du flux de travail, offre un nombre illimité d’invités gratuits et inclut des fonctionnalités telles que le diagramme de Gantt. Par rapport au plan gratuit.
• Plan Business : 24,99 € par utilisateur et par mois pour les équipes qui gèrent plusieurs projets pourraient envisager de passer au plan Business, qui propose des fonctionnalités supplémentaires telles que la gestion de portefeuille, le suivi du temps et la gestion des ressources.
• Plan Entreprise : Le tarif est sur demande. Ce plan permet une meilleure assistance et des fonctionnalités de sécurité et de confidentialité plus poussées en plus des autres fonctionnalitées du plan Business.

Les avantages et inconvénients de Asana

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L’automatisation à la sauce Asana

Pour les clients qui utilisent des plans payants, donc les plans Premium, Business ou Entreprise, l’outil permet l’utilisation de fonctionnalités d’automatisation.

Par exemple, lorsqu’une tâche est assigné à une personne, vous pouvez mettre en place une automatisation pour qu’une notification soit envoyée sur Slack à la personne.

Comme vous pouvez le voir, les automatisations sont assez simples à régler, puisqu’elles se font via un drag and drop.

Les avis clients sur Asana

Plateforme	Note	Nombre d’avis
	4,3	10 267
	4,4	12 805
	4,5	43 200

Les avantages d’Asana, soulignés dans les avis des utilisateurs, incluent l’ergonomie du logiciel, la facilité à prendre en main, et ses intégrations avec d’autres outils comme Slack, Teams, et Google Drive. Cependant, les avis publiés sur Asana mentionnent aussi des inconvénients comme la limite de personnalisation, les notification par email pas toujours reçues.

Les avis clients d’Asana sur Captera

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Les avis clients d’Asana sur G2

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Le support client d’Asana

Le service client d’Asana est assez compliqué à juger, car d’un côté, c’est un logiciel assez simple à paramétrer au sein de son équipe, il existe un support client en français et la documentation est assez complète.

De l’autre côté, si on regarde les avais, c’est l’un des points faibles de l’outil, car il revient souvient en point négatif et il a mauvaise réputation.

Comme vous pouvez le voir, les ressources sont riches :

La rubrique d’aide recommandées est elle-même très fournis :

Asana a même une académie avec de nombreux cours :

Et vous pouvez contacter le support via un bout pour une réponse rapide :

Les alternatives à Asana

Voici les 6 principales alternatives à Asana :

• Monday.com : Comme Asana, Monday.com excelle dans la gestion visuelle du travail. Cependant, Asana se démarque par son interface plus épurée et son focus sur la gestion des tâches et des projets. Alors que Monday.com brille par sa personnalisation poussée, Asana privilégie la simplicité et l’efficacité pour une prise en main rapide. N’hésitez pas à consulter notre comparatif entre Asana er Monday.
• Wrike : Wrike et Asana ciblent tous deux les équipes de toutes tailles, des startups aux grandes entreprises. Asana a l’avantage d’une interface plus intuitive, tandis que Wrike peut être préféré pour sa robustesse dans la gestion de projets complexes. Les deux offrent d’excellentes fonctionnalités pour la collaboration à distance.
• Notion : Bien que Notion soit un outil polyvalent alliant gestion de projet et base de connaissances, Asana reste plus focalisé et performant dans la pure gestion de projet et de tâches. Asana offre une structure plus guidée, là où Notion propose une grande flexibilité qui peut parfois être déroutante.
• Trello : Trello et Asana partagent une approche visuelle de la gestion de projet. Cependant, Asana propose des fonctionnalités plus avancées, notamment dans ses vues multiples (liste, tableau, calendrier, chronologie) et sa capacité à gérer des projets plus complexes. Trello reste excellent pour les projets simples, tandis qu’Asana s’adapte à une plus grande variété de besoins.
• Gouti : Bien que moins connu qu’Asana, Gouti se positionne comme un outil de gestion de projet intuitif. Asana se distingue par sa large adoption dans l’industrie, sa richesse fonctionnelle et son écosystème d’intégrations plus développé. Asana offre généralement une expérience plus complète pour les équipes cherchant un outil éprouvé et évolutif.
• Zoho Projects: Zoho Projects et Asana proposent tous deux des fonctionnalités complètes de gestion de projet. Asana a l’avantage d’une interface utilisateur plus moderne et d’une courbe d’apprentissage plus douce. Cependant, Zoho Projects peut être plus attrayant pour les entreprises déjà utilisatrices de l’écosystème Zoho, offrant une intégration naturelle avec d’autres outils de la suite.