Avis Zoho Projects

Du fait d’une demande croissante de la part des entreprises, il existe aujourd’hui une multitude de logiciels de gestion de projet, de retroplanning ou encore de gestion de tâches. En cela, beaucoup de particuliers comme professionnels ne savent pas vers lequel se tourner.

C’est dans ce contexte que nous allons décrypter le logiciel Zoho Projects, qui se démarque par ses fonctionnalités avancées et sa forte capacité d’intégration.

À qui s’adresse le logiciel Zoho Projets ?

C’est pour qui ?

Zoho Project est un logiciel Saas (Software-as-a-Service) intuitif de gestion de projets. Il est accessible en ligne via le navigateur web ou via smartphone Android ou iOS. En cela, il contribue à une gestion facile des projets à n’importe quel endroit et instant.

Le logiciel est fait pour tout type d’utilisateurs qui ont un projet ou une liste de tâches à gérer (particuliers, entreprises, organisations, associations…).

Il convient également à tous les secteurs d’activité, ce qui en fait un logiciel extrêmement polyvalent. Les utilisateurs y trouvent généralement leur compte, du fait de la grande fonctionnalité de Zoho, jugée très compétitive. Tout cela en proposant des tarifs abordables, ce qui en fait un logiciel au rapport qualité/prix excellent.

Pour quoi faire ?

En tant que logiciel de gestion de projet, Zoho Project accompagne les utilisateurs dans la planification et le suivi de projets.

Autrement dit, le logiciel assure : la planification et répartition des tâches, la bonne gestion des ressources humaines et financières, la confection de plannings ainsi que le suivi de la progression de projet.

En outre, le logiciel facilite considérablement la collaboration en proposant différents supports et options de communication. Les membres d’un même projet peuvent alors discuter entre eux et s’échanger des fichiers ou médias en temps réel. Il propose également un certain nombre de fonctionnalités complémentaires.

Celles-ci font gagner un temps précieux les utilisateurs et boostent leur efficacité. En effet, on retrouve chez Zoho toutes les fonctionnalités attendues d’une solution de gestion de projet tout en bénéficiant des avantages de l’écosystème Zoho.

Points forts et points faibles de Zoho Projects

Les avantages du logiciel Zoho Projects

• Un logiciel parfaitement intégré. C’est le vrai atout du logiciel qui est inclu dans tout l’écosystème Zoho. Il donne par exemple accès à des fonctions CRM, Invoice, Docs, Mails… Ainsi, il centralise l’ensemble des tâches sur un seul et même outil, ce qui facilite considérablement la gestion de projet.
• Un bon rapport qualité/prix. D’abord parce qu’il existe une version gratuite du logiciel relativement complète. Ensuite, parce que même les offres plus « premium » offrent un rapport qualité/prix imbattable pour les fonctionnalités proposées. Et ce, que le tarif soit mensuel ou annuel.
• De nombreuses certifications. Zoho Project témoigne également de son engagement envers la sécurité, qualité et conformité des données en mettant l’accent sur ses nombreuses certifications. En cela, il répond aux exigences légales en matière de sécurité de l’information et de protection de la vie privée. Il garantit un environnement sécurisé et une transparence dans les systèmes de contrôle de sécurité
• Disponibilité en français. Le logiciel est configurable en plusieurs langues, dont le français. Cela permet ainsi à n’importe quel utilisateur de l’utiliser sans avoir à se confronter à la barrière de la langue.

Les inconvénients du logiciel Zoho Projects

• Un manque d’accompagnement de la part de l’équipe support. Le manque d’accompagnement peut notamment se ressentir du fait des coordonnées du support client qui ne sont pas évidentes à trouver.
• Une prise en main parfois difficile. Certes, le logiciel propose une interface conviviale et un certain nombre de supports pour aider les utilisateurs dans sa bonne utilisation. En cela, des templates et de nombreux tutoriels sont à disposition. Néanmoins, le manque de réactivité de l’équipe support peut rapidement compliquer l’onboarding si les tutoriels ne suffisent pas.
• Manque de profondeur fonctionnelle. Si le logiciel offre un excellent rapport qualité/prix, il manque tout de même certaines fonctionnalités, comme le time tracking ou la gestion des ressources. Ce point fait que Zoho est moins adapté aux structures qui ont de gros besoins en matière de gestion de projets.

Offres & Tarifs

Du point de vue des tarifs, Zoho Projects propose 3 versions principales :

La version gratuite propose d’héberger 2 projets maximum et offre une capacité de stockage limitée. En cela, elle est idéale pour un usage personnel mais montre très rapidement ses limites pour une utilisation à des fins professionnelles.

Parmi les fonctionnalités principales de l’offre « premium » auxquelles elle donne accès, on compte : la gestion, personnalisation et reporting des tâches, le diagramme de Gantt, le flux de projet, le calendrier et forums… En soi, elle offre toutes les fonctionnalités requises chez un bon logiciel de gestion de projets.

Le logiciel offre également la possibilité de l’essayer gratuitement pendant 10 jours. Ainsi, n’importe quel utilisateur peut tester ses fonctionnalités gratuitement et voir si le logiciel lui convient, ou non. Il existe également des tarifs premium et entreprise à l’année.

Enfin, la configuration des tarifs rendent le logiciel très facile d’utilisation et adaptable à n’importe quel changement. En effet, chaque version étant facturable à l’utilisation, les utilisateurs peuvent passer à un niveau supérieur, inférieur ou annuler leur plan à tout moment en cas de changement de besoin.

Zoom sur les fonctionnalités de Zoho Projects

Gestion et planification des tâches

Zoho Projects offre une gestion et une planification des tâches personnalisables et détaillées. Dès la connexion, un tableau de bord personnalisé affiche un aperçu des projets, des statuts des tâches et des budgets, avec la possibilité d’ajouter des widgets pour suivre les tâches ouvertes et fermées.

Cela permet notamment d’avoir une vue d’ensemble de l’avancement des tâches de l’équipe. A chaque tâche, le logiciel permet d’y associer :

• Des jalons / deadlines : c’est-à-dire des points de progression importants du calendrier de chaque projet que la personne en charge doit franchir. Il est alors possible d’attribuer à chaque jalon une date de début et une date de fin, et affecter une personne responsable de son exécution.
• Des dépendances : leur objectif est d’établir une relation entre des tâches liées qui détermine l’ordre dans lequel elles doivent être exécutées. Cela permet ainsi une optimisation de la gestion du temps et de l’organisation générale du projet.
• Des paramètres de priorité.
• Des pourcentages d’achèvement.

Pour fluidifier la gestion des tâches et répondre au mieux aux préférences de chaque utilisateur, le logiciel propose plusieurs types d’affichage. Parmi les principaux, on compte l’affichage sous forme :

De liste

qui permet une visualisation facile et rapide de toutes les tâches en un seul endroit. Les listes reprennent les tâches du projet tandis que les colonnes apportent des précisions (date de début et fin, priorité, pourcentage d’achèvement…).

Les utilisateurs peuvent alors trier et filtrer la liste en fonction de différents critères pour une visualisation personnalisée.

De tableau Kanban

qui aide à organiser toutes les tâches sous forme de cartes dans différentes colonnes. Il est possible d’ajouter des colonnes pour chaque étape du processus de travail (« À faire », « En cours », « Terminé »), et de déplacer les cartes de tâches entre elles pour suivre leur progression.

Il est également possible d’ajouter des sous-tâches, étiquettes et commentaires aux cartes de tâches pour une gestion encore plus détaillée.

De diagramme de Gantt

qui permet une visualisation claire et détaillée de la chronologie du projet. Ainsi, les tâches critiques et les dépendances qui peuvent avoir un impact sur la date de fin du projet sont facilement identifiées, ce qui permet d’ajuster les plans en conséquence.

Ces différents formats permettent à n’importe quel membre de visualiser l’avancement du projet comme il le souhaite.

En complément, Zoho Projects donne une grande importance à l’optimisation et la rationalisation des flux. Pour ce faire, il met à disposition :

• Un calendrier partagé. Cet outil facilite grandement l’organisation générale puisqu’il permet de fixer les dates de réunion et les différentes échéances du projet. Le calendrier est accessible à tous les intervenants, peu importe où ils se trouvent. Il dispose même d’une fonction de rappel automatique pour rappeler automatiquement les événements à venir.
• Une fonctionnalité de rapport de gestion des ressources pour les plans Premium et Enterprise. Cette option permet de visualiser la charge de travail des membres de l’équipe sous forme de frise chronologique. Contrairement à un tableau classique des logiciels de gestion de projet, des barres de différentes couleurs indiquent quand une personne n’est pas affectée à une tâche ou au contraire est « surstaffée ». Ils permettent également d’analyser facilement les données et obtenir des informations approfondies sur les projets et feuilles de temps associées. Cette fonctionnalité permet alors de fluidifier la répartition des tâches.
• Une fonctionnalité de suivi de problèmes et workflow dénommée « Bug Tracker« . Cet outil permet notamment d’enregistrer les problèmes / bugs dans votre projet afin de les corriger instantanément. Vous pouvez créer des affiches personnalisées consacrées aux problèmes selon vos besoins et obtenir des rapports détaillés sur leur progression. C’est une vraie différence pour Zoho puisque tous les logiciels de gestion de projet n’en sont pas équipés.

Communication et collaboration

Outre ses multiples outils de gestion de tâches, Zoho Projects propose également une variété d’outils de communication et de collaboration. Parmi les principaux, on compte :

• Une messagerie instantanée intégrée, aussi appelée « tchat« . Elle permet d’échanger directement sur les projets en cours. Zoho Projects s’intègre également à Zoho Meeting pour faciliter la planification et la tenue de réunions en ligne, ce qui évite d’avoir à passer par des applications tierces. Lors de la configuration initiale, il est toutefois possible de garder ou non ces outils de communication, si vous estimez ne pas en avoir besoin.
• Des forums, consultables par tous. Bien sûr, à ceux-là s’ajoute la possibilité de mettre à jour les statuts de n’importe quel projet grâce à un système de notifications en temps réel.
• Des notifications. Celles-ci sont réactives, c’est-à-dire qu’il est possible de commenter / répondre directement depuis la boîte de notification, sans devoir passer par l’interface du projet en question.

L’avantage de ces éléments : tout est archivé.

Suivi du temps et facturation

En permettant de suivre au plus près la gestion des tâches, Zoho Projects facilite considérablement l’organisation générale des projets.

Grâce à son minuteur intégré pour chaque tâche, le logiciel mesure la productivité de chaque membre de l’équipe mais identifie également les tâches chronophages. Cela permet ainsi une meilleure allocation du travail en aval.

Le petit plus : cette fonctionnalité de suivi de temps est hautement personnalisable. Chaque utilisateur peut ainsi enregistrer le temps comme facturable ou non.

De leurs côtés, les administrateurs peuvent gérer les autorisations des employés concernant l’enregistrement d’heures déjà passées et le nombre maximum d’heures enregistrées. Les rapports dédiés permettent ainsi de suivre la productivité de l’équipe.

Un dernier élément, et pas des moindres : le suivi de temps contribue à une facturation plus efficace et plus fiable.

En effet, cette fonction tient compte sur des feuilles de temps les heures passées de chaque intervenant sur le projet. Elle facilite ainsi la facturation et l’envoi des factures vers le / les responsables de la paie.

Toutefois, bien qu’il propose les outils essentiels, cet outil de time-tracking va moins loin que d’autres logiciels. Il est également important de rappeler que cette fonctionnalité n’est disponible que dans les versions payantes de Zoho.

Autres fonctionnalités

Un autre avantage de Zoho est son accompagnement dans la bonne gestion de documents. En effet, il est possible de créer et de stocker de nouveaux documents grâce à Zoho Office Suite.

L’importation de fichiers externes est également disponible. Un autre élément qui en fait un partenaire intéressant : son outil « Pages .

Autrement dit, c’est la fonction Encyclopédie de Zoho Projects qui regroupe toutes les ressources nécessaires au projet (documents, feuilles de calculs, vidéos, etc.) tel un outil de wiki pourrait le faire.

Finalement, il est important de souligner que Zoho fait le pari de la sécurité des données.

En effet, le logiciel a fait le choix d’utiliser la méthode AES, l’une des plus robustes et des plus puissantes, pour chiffrer et déchiffrer les données sensibles. Outre la protection des données en cours de transfert, il met également l’accent sur la protection des données stockées.

Les avis clients sur Zoho Projects

Dans l’ensemble, les avis clients sur le logiciel sont très positifs. En effet, ils mettent en avant la force des fonctionnalités, en particulier du point de vue de la collaboration et communication.

Ses nombreuses intégrations sont également un point qui le différencie des autres logiciels de gestion de projet.

Néanmoins, un des points à revoir est le support client, qui se montre parfois peu réactif et difficile à contacter. Cependant, de nombreux supports et formations sont mis à disposition.

Cela permet ainsi aux utilisateurs de résoudre en grande partie leurs soucis en autonomie. On y retrouve notamment :

• Des ressources écrites pour l’onboarding, des FAQs pour résoudre les problèmes les plus courants.
• Un forum et une communauté active d’utilisateurs de Zoho Projects.
• Des tutoriels vidéos et des études de cas.
• Des vidéos YouTube et Webinaires avec des experts de Zoho Projects.
• Et enfin, une boussole de la productivité. Innovant, cet outil permet d’orienter et conseiller les utilisateurs afin d’améliorer leur productivité générale en optimisant la gestion de leurs projets.

Intégrations & Connecteurs

L’une des grandes forces de Zoho Projects, c’est sa capacité d’intégration. En effet, le logiciel détient de nombreuses API pour chaque fonctionnalité (facturation, gestion de projet, messagerie…). Parmi les principales intégrations, on trouve :

• Google Apps : Google Drive, Google Agenda, Google Sheet…
• Les applications Microsoft : Excel, OneDrive, MS Outlook…
• Les logiciels d’importation : JIRA, Basecamp.
• Les applications de gestion de documents : Dropbox…
• Les logiciels de gestion de référentiels : Gitlab, Gitéa, BitBucket…
• Les outils de gestion de bug : Crashlytics.
• Les outils de calendrier : iCal.
• Les logiciels de messageries : Slack.
• Les outils d’automatisation : Zapier.

Par ailleurs, le logiciel présente un autre argument de taille en faisant partie de la suite Zoho (Zoho CRM, Bureau Zoho, Facture Zoho, Assistance Zoho…), d’où l’importante marketplace d’intégrations.