Les KPI dans un projet sont essentiels pour mesurer son efficacité. Néanmoins, ces indicateurs de performance doivent être utilisés avec stratégie. L’intérêt est qu’ils soient exploitables et permettent d’améliorer le travail des collaborateurs. Il ne sert donc à rien de définir des KPI sans objectifs.
Découvrez pourquoi et comment définir, analyser et suivre des KPI en gestion de projet !
- Définir les KPI permet de suivre et d’évaluer les performances du projet ;
- Des indicateurs de performance adaptés au projet sont utiles pour améliorer le travail des équipes et identifier leurs difficultés ;
- Ces indicateurs offrent la possibilité de visualiser concrètement les résultats ;
- Ils sont également à utiliser pour améliorer la communication avec l’équipe et les clients.
Définition des KPI : des indicateurs clés pour piloter un projet efficacement
Le terme KPI (key performance indicator) est un acronyme qui désigne, en français, les indicateurs clés de performance. Très utilisés en gestion de projet, ils servent à mesurer la performance d’une stratégie sur le long terme. Ils permettent ainsi de se baser sur des données fiables afin de déterminer si cette stratégie est efficace ou doit être réévaluée.
Pourquoi utiliser les KPI pour vos projets ? Ceux-ci ont de nombreux avantages :
- Évaluer l’écart entre un objectif défini et le résultat obtenu ;
- Vérifier la bonne santé d’une entreprise ;
- Assurer l’alignement des équipes avec les projets menés ;
- Mesurer la valeur du projet ;
- Favoriser la prise de décision ;
- Anticiper les risques d’un projet ;
- Procéder à des ajustements stratégiques pour atteindre certains objectifs.
Si l’acronyme KPI est le plus utilisé, on utilise également le terme français ICP (indicateurs clés de performance).
Panorama des indicateurs clés de performance dans la gestion de projet
Il existe de nombreux KPI en gestion de projet. Voici les grandes catégories d’indicateurs clés de performance à inclure dans un plan de management.
Les indicateurs quantitatifs : mesurer l’avancement, les coûts et les délais
Les indicateurs de délai
Très utiles en gestion de projet, ils servent à vérifier que la planification est bien respectée par les équipes :
- Le temps passé sur le projet donne un aperçu de l’avancement des équipes. Il est utilisé pour estimer la tenue des délais.
- Le taux de retard a pour rôle d’estimer l’avancement du projet par rapport au planning.
- L’écart de durée mesure la différence entre le temps initialement prévu pour une tâche et le temps réellement passé sur cette tâche.
- L’écart de délai permet de voir si l’équipe est dans les temps par rapport à la réalisation globale du projet.
Les indicateurs de coût
- L’écart de coût du projet permet de voir si le coût réel du projet est le même que le coût prévisionnel.
- Le KPI des coûts non planifiés indique les coûts non prévus qui sont venus s’ajouter au budget initialement prévu.
- Le ROI ou retour sur investissement mesure la rentabilité du projet.
Les indicateurs qualitatifs : satisfaction client et efficacité d’équipe
Les indicateurs de satisfaction client
Les indicateurs de qualité servent à évaluer la satisfaction. Ils sont particulièrement utilisés pour analyser les retours des utilisateurs, avec par exemple :
- Satisfaction client : elle est évaluée selon les retours des utilisateurs. Elle sert à mesurer la qualité d’un produit ou d’un service. Cet indicateur permet d’améliorer ce degré de satisfaction afin de fidéliser la clientèle. Pour cela, on peut utiliser des enquêtes, des avis clients ou le NPS (Net Promoter Score) qui mesure la satisfaction et la fidélisation.
- Nombre de plaintes des clients : tout retour négatif doit permettre d’apporter un correctif si nécessaire. Le nombre de retours négatifs donne un aperçu de la qualité du service ou du produit.
Les indicateurs qui mesurent l’efficacité d’une équipe
Il est également pertinent de mesurer l’efficacité du travail des équipes sur un projet avec notamment :
- La capacité de ressources qui estime si le nombre de collaborateurs investis dans le projet est suffisant pour le mener à son terme.
- Le taux de réussite des livrables qui indique la proportion de livrables achevés conformément au cahier des charges et livrés dans les délais.
- Le taux de rotation des collaborateurs pour savoir le nombre de salariés qui décident de quitter le projet en cours de réalisation. Cela permet au chef de projet de constater un malaise dans l’équipe et d’améliorer les conditions de travail.
Tableau récapitulatif des principaux KPI
| KPI | Utilité |
| Temps passé sur le projet | Estimer la tenue des délais |
| Taux de retard | Estimer l’avancement du projet |
| Écart de durée | Mesurer le temps passé sur une tâche par rapport au délai initialement prévu |
| Écart de délai | Vérifier si les équipes tiennent les délais |
| Écart de coûts du projet | Évaluer si le coût du projet est conforme au budget prévisionnel |
| Coûts non planifiés | Calculer les coûts non prévus dans le budget initial |
| ROI | Mesurer la rentabilité du projet |
| Satisfaction client | Estimer la qualité d’un produit ou d’un service |
| Nombre de plaintes des clients | Améliorer la qualité des services ou produits |
| Capacité de ressources | Estimer si les ressources attribuées au projet sont suffisantes |
| Taux de réussite des livrables | Calculer la proportion de livrables achevés dans les temps |
| Taux de rotation des collaborateurs | Évaluer les conditions de travail |
Choisir les bons KPI pour son projet : une approche par objectifs et ressources
Les étapes pour choisir vos KPI
Comment choisir les bons KPI tout au long du cycle de vie d’un projet ? Sélectionnez vos indicateurs clés de performance en suivant ces étapes :
- Identifier les besoins du projet : quels sont les KPI à suivre selon les besoins du projet et ses objectifs ? Quels critères permettraient d’évaluer le succès du projet ? Quelles données peuvent influencer ce succès ?
- Faire le point sur le données disponibles : quelles données à votre disposition peuvent être exploitées et suivies ?
- Intégrer les collaborateurs à la réflexion : leur demander, dans le projet, quels KPI seraient intéressants à mesurer et pour quelles raisons.
Le cadre des 4 P pour structurer ses KPI de gestion projet
La méthode des 4 P vient du domaine du marketing. À l’origine, elle renvoie aux termes Progress, Performance, Process et Promotion. Appliquée à la gestion de projet, la méthode des 4 P renvoie à d’autres termes :
- Personnes ;
- Processus ;
- Plan ;
- Pouvoir.
Cette méthode peut être utilisée par les PMO pour déterminer les KPI à suivre selon chaque P :
| Personnes | Processus | Plan | Pouvoir | |
| Définition | Le facteur humain, c’est-à-dire toutes les personnes qui peuvent influencer la réussite du projet. | Le processus est découpé en phases Il convient d’identifier les KPI applicables à celles-ci. | Le plan de projet et la définition des objectifs à atteindre. | Le leadership et la répartition des rôles dans l’équipe. |
| Exemples | Les clients qui peuvent changer d’avis. Les équipes si elles sont pleinement investies. Les utilisateurs finaux qui peuvent donner des retours en phase de test. | Le suivi des 5 phases de la gestion de projet : cadrage : Planification ; Exécution ; Suivi et contrôle ; Clôture. | Il reprend le périmètre du projet, les ressources, l’estimation de la durée et des coûts. Les KPI peuvent mesurer la performance de ces différents éléments. | La méthode de gestion de projet peut influencer les résultats. Par exemple, dans une équipe Scrum, il existe des rôles précis pour les différents membres de l’équipe. |
Suivre, analyser et visualiser les KPI : outils et tableaux de bord
Il existe de nombreux outils pour suivre les KPI. L’idéal est d’avoir un tableau de bord qui centralise les données et permet de les visualiser et de les analyser. Il est possible de générer des tableaux de bord sur des outils de gestion de projet. Ces derniers proposent souvent des modèles personnalisables, mais vous pouvez aussi partir de zéro.
Vous pouvez utiliser un simple fichier Excel pour commener. Pour bénéficier d’un outil plus visuel et avancé, tournez-vous vers des outils comme Notion, ClicKUp ou Monday. Pour créer le dashboard idéal, suivez ces conseils :
- Déterminez des objectifs stratégiques pour l’ensemble du tableau de bord.
- Choisissez un nombre d’indicateurs restreint, pas plus de 10 à 15. Ainsi, vous pouvez suivre vos objectifs de manière pertinente sans être noyé sous les données !
- Définissez les indicateurs clés de performance de manière claire, par exemple à l’aide de la méthode SMART.
Certains outils permettent l’automatisation des reportings. Ils permettent de collecter et analyser les données de manière structurée. Cela représente un gain de temps important. Vous pouvez, par exemple, tester BI reporting ou MyReport.
Exemples concrets de KPI appliqués à divers types de projets
Les KPI peuvent varier en fonction du projet à mener et de l’activité concernée.
Exemple de KPI pour la refonte d’un site web
Dans le cas de la refonte d’un site internet, il est utile de définir les KPI qui vont permettre d’améliorer le site tout en conservant son trafic ! Pour cela, il faut mesurer :
- Les différentes sources de trafic ;
- La valeur du référencement ;
- Le nombre d’utilisateurs récurrents ;
- Le nombre de vues par page ;
- Le taux de rebond ;
- Le temps moyen par page
- Le taux de conversion.
Cela permettra de déterminer les améliorations à réaliser et de mesurer leur efficacité une fois les correctifs effectués.
Exemples de KPI pour améliorer un produit
Pour améliorer un produit, il peut être utile de suivre :
- Le coût d’acquisition ;
- Le taux de conversion ;
- Le NPS ;
- Le Lifetime value du produit.
En fonction de la nature du produit, d’autres KPI de projet peuvent être définis. Par exemple, si le produit est une application mobile, on peut suivre :
- Le coût par installation ;
- Le nombre de téléchargements et de désinstallations ;
- Le nombre d’utilisateurs actifs par jour.
Réévaluer ses KPI : adapter ses indicateurs clés tout au long du projet
Les KPI d’un projet peuvent évoluer selon les phases de vie du projet. Si les objectifs évoluent, les KPI font de même ! Dans cette perspective, il faut donc attribuer des indicateurs de performance à chaque étape.
Leur intérêt réside aussi dans le fait de pouvoir repérer l’écart entre les prévisions réalisées et la réalité du projet. Ainsi, si vous constatez un écart important, cela peut signifier que l’objectif déterminé était trop ambitieux ou peu adapté. Alors, il peut être réévalué à l’aide des indicateurs.
Intégrer les KPI dans les rapports et la communication projet
Lorsque vous faites un point avec un client sur l’évolution du projet, l’analyse des KPI est utile. Elle rend compte de manière chiffrée des données liées au projet et permet de visualiser de manière concrète son avancement. En toute transparence, elle fait apparaître les avancées, mais aussi les retards.
De même, les tableaux de bord de suivi des indicateurs sont à partager à l’équipe. Ils favorisent la communication interne et rendent plus concrètes les difficultés ou les réussites de l’équipe. Ils peuvent être la base d’échanges et de nouvelles stratégies de productivité.
Les erreurs fréquentes dans le suivi des KPI de projet à éviter
- Ne pas définir d’objectifs clairs : dans ce cas, les KPI seront difficiles à choisir et les résultats obtenus peu utiles. Il faut d’abord définir des objectifs SMART avant de sélectionner les indicateurs de performance correspondants.
- Suivre trop de KPI : le suivi d’un nombre d’indicateurs doit être limité pour être pertinent. Le but n’est pas de se noyer dans les données, mais bien de sélectionner un nombre d’indicateurs exploitables.
- Choisir des indicateurs non actionnables : dans le cadre d’un projet, il est inutile de suivre des indicateurs qui ne contribuent pas à atteindre vos objectifs. Tout KPI doit être lié à une stratégie pour être exploité.
Les KPI : leviers de performance pour la gestion de vos projets
La performance en gestion de projet est difficile à mesurer sans indicateurs. Les KPI constituent un apport intéressant pour améliorer le travail du chef du projet et de ses équipes. Toutefois, ces indicateurs de performance doivent être choisis en accord avec les objectifs du projet. Ils doivent être en petit nombre et actionnables pour être exploités et utiles.
Aucun commentaire