Vous souhaitez mieux organiser votre travail ou le travail de votre équipe ? Vous voulez automatiser ce qui peut l’être pour gagner du temps ? Vous voulez faire un bon en avant en termes d’efficacité ? Alors, vous devez utilisez des outils de productivité ! Ces outils sont légion. Il en existe tellement qu’il peut être compliqué de faire son choix. Outils de gestion de projet ou outils de retroplanning, nous allons vous aider à y voir plus clair et vous en présenter quelques-uns.
Découvrez le top 15 des outils à utiliser pour gagner en productivité.
Les meilleurs outils pour la gestion de projets
Zoho project
Ce programme est idéal pour les chefs de projets qui doivent gérer des timelines et des budgets précis. Avec Zoho project, vous pouvez vérifier en un clin d’œil que vos projets avancent au rythme espéré. Vous aurez la possibilité de découper les projets les plus importants en jalons ou en tâches, afin de vous assurer que les tâches qui le nécessitent puissent se répéter à intervalles réguliers. Différents diagrammes vous permettent de visualiser l’avancement des projets, ou la répartition des tâches et des ressources. Les collaborateurs peuvent également discuter en ligne et partager des documents afin de fluidifier la transmission d’informations au sein des équipes. Zoho project permet de garder le contrôle et la visibilité sur l’ensemble de vos projets en un seul coup d’œil.
Tarifs
Zoho project propose quatre catégories de tarifs allant de 3$ par utilisateur pour une version standard, jusqu’à 6 $ par utilisateur pour une version Entreprise. Le choix de la version dépend essentiellement du nombre de personnes qui composent votre équipe, du nombre de projets que vous avez besoin de gérer, et du volume des fichiers que vous devez partager. Les versions les plus poussées de Zoho project rendent possible la gestion de budget par projet, l’export de statistiques, la gestion des ressources, et même des séances de formation pour utiliser pleinement l’application.
Trello
Trello est l’un des outils de gestion de projet en ligne les plus efficaces pour gagner en productivité. Il s’inspire de la méthode Kanban, un tableau où des cartes sont placées afin de définir l’état d’avancement du projet et l’équipe ou la personne qui prend en charge les tâches à effectuer. Trello a l’avantage d’être intuitif et ludique. Vous pouvez également définir des échéances à respecter pour chaque étape de production. Ce qui vous permet d’anticiper et de respecter les délais de commandes.
Tarifs
Trello existe en version totalement gratuite, pour gérer jusqu’à 10 tableaux par équipe, et 10MO par fichier joint. Une version « Business » est proposée pour 9,99$ par mois et une version « Entreprise » pour un tarif mensuel 17,50$. Ces deux dernières ont des fonctionnalités supplémentaires permettant par exemple de gérer un nombre illimité de tableaux, et de joindre des fichiers volumineux. Avec les versions payantes vous pourrez lier Trello à d’autres applications, et personnaliser les droits d’accès des différents utilisateurs.
Asana
Asana est conçu pour permettre aux équipes collaboratives de gérer en temps réel l’avancement de leurs projets, tout en communicant toutes les informations nécessaires. Cet outil a été imaginé par l’un des cofondateurs de Facebook, et bénéficie donc d’un look attractif, agréable et facile à utiliser. Pour toujours gagner en productivité, Asana vous propose de planifier des tâches et de définir les délais à respecter pour chacune d’entre elles. Idéal comme logiciel de planification de projet.
Tarifs
Asana est disponible gratuitement pour les fonctionnalités basiques permettant un travail en équipe de 15 utilisateurs, un nombre illimité de tâches et de projets, et l’accès à l’application sur IOS et Android. Des versions Premium et Business offrent davantage de possibilités pour des mensualités de 10,99$ et de 24,99$. Pour aller plus loin dans l’utilisation de Asana, la version Entreprise propose des fonctionnalités sur-mesure, et un tarif mensuel adapté à vos besoins.
Les meilleurs outils pour gagner du temps
Time Doctor
Ce programme apporte un réel gain de productivité pour votre entreprise. Il vous permet d’analyser à chaque instant le temps que vos équipes consacrent à chacune de leurs tâches, et celui consacré aux pauses. Le logiciel mémorise les sites internet visités et prend des captures d’écran de chaque ordinateur à intervalles réguliers, pour évaluer les temps de travail effectif. Ainsi, vous pouvez vous assurer que vos collaborateurs restent concentrés sur leur objectif, et qu’ils ne s’attardent pas sur des tâches qui devraient être réalisées en rien de temps. Ceci vous permet de fixer des objectifs concrets à vos salariés, tout en facilitant la gestion de la paie, en calculant automatiquement le temps de travail, y compris les heures supplémentaires à payer. Avec Time Doctor, vous êtes assuré que vos équipiers mettent tout en œuvre pour effectuer leurs tâches quotidiennes et hebdomadaires en temps et en heure.
Tarifs
Time doctor se décline sous 3 offres : la basique pour 7$ par mois, la standard pour 10$ par mois et la premium pour 20$ par mois. Toutes intègrent la surveillance du temps de travail effectif et des activités menées sur le matériel informatique, ainsi que la planification de tâches et de projets. La version standard inclut notamment la vérification des applications et sites visités, ainsi que la gestion de la rémunération des heures effectuées. Enfin la version premium propose des captures vidéo des ordinateurs à intervalles réguliers, ainsi qu’une sécurité renforcée pour l’accès aux données, et une sauvegarde illimitée des informations récoltées.
Toggl
Toggl est un excellent module de gestion de temps. Avec ce module vous pourrez extraire une grande variété d’analyses de temps de travail. Vous pouvez l’utiliser individuellement pour booster vos propres performances, ou pour toute une équipe. Avec Toggl, vous pouvez déterminer avec précision le temps passé pour chacune des tâches quotidiennes ou pour chacun de vos projets. Ces données permettent de connaître le temps que vous consacrez à chacun de vos clients. Ceci facilite le traitement de vos factures, et vous assure de bien gérer votre temps afin de gagner en productivité. Vous pouvez ainsi vous servir des analyses de Toggl pour justifier les temps facturés à vos clients.
Cet outils vous permet aussi de mieux connaître vos capacités de production selon les tâches et projets à réaliser. Vous arriverez à optimiser votre temps de travail en utilisant la multitude d’analyses disponibles pour anticiper chaque événement pouvant impacter votre productivité.
Tarifs
Toogl possède une version gratuite permettant une gestion optimale de votre temps de travail pour 5 personnes au maximum. Pour aller au-delà, il faudra souscrire à un abonnement mensuel facturé 9$/ utilisateurs par mois, ou 18$/utilisateurs et par mois pour les versions standard et premium. Ces deux dernières permettent de gérer des tâches et d’intégrer des calendriers afin de respecter les délais imposés. Elles offrent aussi la possibilité d’extraire des données chiffrées permettant d’évaluer votre productivité et de justifier vos factures auprès de vos clients. La version premium propose, entre autres, des statistiques poussées de votre temps de travail, des rapports et des tableaux de bord personnalisés. Pour personnaliser pleinement votre application une version sur-mesure est également proposée sur demande.
Harvest
Harvest propose une gestion des temps projet par projet très simple à utiliser. C’est certainement le point fort de cette application : elle s’installe rapidement et la prise en main est aisée. Vous avez la possibilité de la connecter avec d’autres applications comme Trello, afin de connaître en temps réel l’avancement de chaque projet en cours. Avec Harvest vous gérez un grand nombre de projets simultanément. Harvest est dotée d’un moteur de recherche que les utilisateurs apprécient pour retrouver en quelques secondes leurs projets à réaliser parmi le grand nombre de projets en cours.
Ce programme propose également de fournir à vos clients des analyses détaillées du temps consacré à la réalisation de leur commande. Il peut également être relié à certains logiciels de comptabilité comme Xero, afin de facturer à vos clients le temps réellement passé sur leurs projets. Il facilite ainsi la compréhension de vos factures par vos clients. C’est aussi un gain de temps pour vous car vous n’aurez plus à calculer et vérifier les temps de travail facturés, vous permettant ainsi de gagner en productivité.
Tarifs
Harvest propose une version gratuite et en version payante à partir de 12,00 $/mois. Le tarif est modulable en fonction du nombre d’utilisateurs, du mode de facturation choisi (annuel ou mensuel) et de la structure pour laquelle vous l’utilisez (entreprise, éducation…).
Les meilleurs outils pour partager des connaissances
Notion
Notion est un logiciel tout-en-un, idéal pour gagner en productivité en ne perdant plus de temps à chercher ou donner des informations importantes. Il vous sera possible d’y écrire des notes, de créer une base de connaissances commune, et d’organiser vos projets professionnels. Vous allez en faire une réelle mine d’informations pour que vos collaborateurs ne cherchent plus pendant de longues minutes des informations essentielles. Vous y regrouperez toutes les connaissances nécessaires au bon fonctionnement de votre entreprise. Il est possible de créer des tâches et des rappels permettant à chacun de ne pas oublier des instructions importantes.
Tarifs
Notion dispose de 3 formules d’abonnements différentes : une formule personnelle pour une utilisation individuelle à 4$ par mois, une formule pour une équipe à 8$ par mois et une formule entièrement personnalisable dont le tarif dépend de vos besoins.
Slite
Avec Slite, vous pouvez sauvegarder des notes personnelles et choisir de les partager ou non avec d’autres utilisateurs. Chacun peut contribuer à alimenter la base de connaissances commune en étoffant toutes les notes, ou en les commentant. Vous pourrez ainsi centraliser tous les renseignements dont vous aurez personnellement besoin, et créer des équipes pour partager avec elles des informations qui leur seront nécessaires pour travailler dans de bonnes conditions. Efficace et simple d’utilisation, Slite vous assure un important gain de temps, car la recherche d’informations peut vite devenir chronophage.
Tarifs
Slite est proposé à 6,67$ par utilisateur et par mois.
Dropbox paper
Vous pouvez utiliser Dropbox Paper si vous possédez un compte Dropbox. Créez, modifiez et triez du contenu en collaboration avec vos équipiers devient un jeu d’enfants. Vous pourrez aussi importer des documents Word ou Excel afin de les sauvegarder dans votre base de connaissances. Vous aurez la possibilité d’attribuer des tâches aux membres de vos équipes, afin de clarifier l’organisation de vos projets. Dropbox paper propose de partager certains éléments à une date prédéfinie, afin que chacun trouve les informations qui lui seront utiles en temps voulu. Cette application en ligne intègre un module de discussion instantanée afin de pouvoir échanger à tout moment avec chaque membre de votre entreprise.
Tarifs
Dropbox paper est disponible en version gratuite ou payante. La version payante à partir de 10€ par mois pour obtenir plus de fonctionnalités.
Les meilleurs outils pour partager et stocker des fichiers
Send Space
Le transfert de fichier volumineux est facilité grâce à Send Space. Vous savez à tout moment où en est le transfert de vos fichiers, et une option vous permet de recevoir un e-mail dès que votre fichier est bien envoyé à son destinataire. Vos fichiers peuvent être sauvegardés pendant 30 jours avec la version gratuite, et indéfiniment avec une version premium. C’est idéal lorsque certains dossiers pèsent lourdement sur la mémoire de votre matériel informatique. C’est aussi un excellent moyen de préserver vos dossiers importants de tous risques liés à une panne informatique. Pour gagner en productivité, vos dossiers seront consultables en permanence grâce à une simple connexion internet. Le transfert et la sauvegarde de vos fichiers sont sécurisés grâce à un mot de passe.
Tarifs
Pour télécharger ponctuellement un fichier de 300 MO maximum, SendSpace peut être utilisé gratuitement. Pour des fichiers plus volumineux, et des options plus larges telles que le stockage de données, plusieurs abonnements sont proposés à partir de 8,99$. Un abonnement à 19,99$ par mois monte la taille des fichiers téléchargés jusqu’à 10GO. Enfin, un abonnement Business à partir de 49,99$ par mois offre des options supplémentaires telles que le mode multi-utilisateurs.
TransferNow
TransferNow est un outil qui vous permet de transférer des fichiers en ligne, quelques soit leurs tailles. Il peut être utilisé en toute sécurité depuis n’importe quel support. Vous pouvez générer des liens de téléchargement ou transférer vos documents directement par e-mail à vos destinataires en toute simplicité. Tous les fichiers qui arrivent à expiration sont automatiquement supprimés de la plate-forme, et aucune copie n’est sauvegardée, pour garantir la confidentialité de vos données.
Tarifs
TransferNow Invité s’utilise gratuitement dans la limite de 4 Go par transfert. Pour des fichiers plus volumineux, l’abonnement Premium à HT/mois permet 20 Go par transfert. Enfin, pour une utilisation intensive le plan TransferNow Team est HT/mois et pousse la limite à 50 Go par transfert.
Google Drive
Google Drive offre un espace de stockage que vous pouvez partager avec vos destinataires. Le stockage sur Google Drive vous permet de transférer plus facilement certains fichiers, même les plus lourds, avec vos clients ou vos collaborateurs. Vous aurez la possibilité de définir les actions que pourront effectuer vos destinataires sur vos fichiers (lire, modifier, commenter…). Vous pourrez donner accès à votre espace de stockage à plusieurs utilisateurs avec qui vous avez besoin de partager ces données. Sur l’interface administrateur, vous pourrez suivre les actions menées par les utilisateurs sur vos fichiers, et filtrer les documents que vous souhaitez partager avec chaque individu.
Tarifs
Google Drive est utilisable gratuitement jusqu’à 15GO. Pour stocker davantage de données, il faut opter pour des abonnements payants allant de 2,99€/ mois pour 200GO de stockage, jusqu’à 299,99 €/mois pour 300To.
Les meilleurs outils pour la curation de contenus
Hubspot monitoring & publishing
Hubspot est un outil marketing complet qui promet de toujours plus gagner en productivité grâce à une veille concurrentielle de grande envergure. Il permet d’analyser le contenu de vos clients, et de vos concurrents, ainsi que de tous les acteurs principaux de votre secteur d’activité. Vous allez pouvoir recevoir en temps réel les tweets les plus susceptibles d’intéresser vos cibles potentielles, afin de créer votre contenu à partir des informations que vous aurez collectées automatiquement. Le partage de vos contenus sera facilité par la solution de CRM incluse dans Hubspot.
Tarifs
Le module Monitoring & Publishing est disponible à partir de la version pro du logiciel de Marketing Hubspot pour 823€ /mois.
Scoop.it
Ce logiciel de curation de contenu est intuitif, donc facile et agréable à prendre en main. Il a la capacité d’analyser de nombreuses pages web quotidiennement, afin de les trier de façon pertinente. Vous gagnerez du temps sur l’organisation des contenus que vous allez modifier et utiliser pour créer vos propres articles. Il est compatible avec les outils de marketing automation comme Hubspot et Marketo, et les principaux CMS. La simplicité d’utilisation et les larges compatibilités de ce logiciel de curation vous gagner beaucoup temps, et surtout gagner en productivité !
Tarifs
Scoop.it propose une version gratuite permettant de sauvegarder jusqu’à 50 pages web, et de partager vos trouvailles sur 1 réseau social. Un abonnement à 14,99$/mois pour un nombre illimité de pages web sauvegardées que vous pouvez partager sur 5 réseaux sociaux, et un abonnement à 67$/mois pour utiliser Scoop.it à plusieurs et partager sur 10 réseaux socaiux.
Cette application qui vous accompagne pour sauvegarder à tout moment, sur une seule interface, les contenus que vous jugerez pertinents. Elle s’ajoute à votre navigateur internet préféré. Vous n’aurez qu’à cliquer sur l’onglet « Pocket » pour sauvegarder les pages web que vous souhaitez retrouver plus tard. Vous pourrez ensuite les retrouver à tout moment depuis n’importe quel ordinateur, smartphone ou tablette. Et ce même sans connexion internet !
Tarifs
Pocket existe en mode gratuit pour sauvegarder et consulter vos pages sauvegarder à tout moment. Il propose également une version premium à 4,99€/mois (avec une remise de 25% pour un abonnement annuel). Cette dernière permet de tirer et retrouver plus facilement vos contenus, et de les sauvegarder indéfiniment.
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