Notion vs Trello : Comparaison de ces 2 logiciels de gestion de projet

Notion et Trello sont deux outils de gestion de projet et de collaboration en ligne. Tous deux permettent de partager et gérer des ressources et sont utiles aussi bien aux freelances, qu’aux entreprises. L’un comme l’autre offre la possibilité de gagner en productivité et de structurer son espace de travail. Les deux solutions sont très populaires, Trello revendique plus de 50 millions d’utilisateurs, et Notion plus de 20 millions. 

Toutefois, ces deux outils présentent des différences assez importantes. Notion permet de créer des bases de données complexes et de structurer son activité de manière plus globale. Trello s’en tient à une interface simple et intuitive, axée sur la collaboration. 

Comment choisir entre Notion et Trello ? Pour vous aider à faire le bon choix, nous vous proposons un comparatif des deux plateformes. Nous verrons quels sont les avantages et les inconvénients des deux outils ainsi que leurs fonctionnalités et leurs différentes utilisations.

Présentation générale de Notion et Trello

Notion, le logiciel de gestion de projet tout-en-un

Notion est un logiciel de gestion de projet complet qui se distingue par son approche tout-en-un. Il offre une vaste gamme de fonctionnalités, combinant la prise de notes, la gestion des connaissances, la gestion des données et la gestion de projets. Cette solution polyvalente est utilisée par diverses entités, des freelances aux grandes entreprises, pour créer et gérer leurs projets.

Notion propose un tableau de bord personnalisable, permettant une vue d’ensemble rapide de tous les projets. Grâce à son système de blocs, les utilisateurs peuvent créer des pages uniques contenant les informations pertinentes. L’intégration d’applications tierces offre un confort supplémentaire en évitant de jongler entre différents outils. Notion est particulièrement adapté aux équipes centrées sur la création de contenus, mais sa grande flexibilité peut rendre son utilisation complexe pour certaines fonctionnalités plus avancées. Découvrez notre avis détaillé sur Notion.

En résumé, Notion est un couteau suisse des outils de productivité en ligne, offrant une multitude de possibilités pour gérer des listes de tâches, des documents, des lieux de travail, etc. Sa présentation est esthétique et plaisante à visualiser. Il excelle en tant que gestionnaire de contenu personnel et d’équipe, et peut s’intégrer à d’autres outils tels qu’Asana pour une gestion complète des projets.

Trello, une solution de gestion de projet collaborative simplifiée basé sur le modèle Kanban

Trello est une plateforme de gestion de projets basée sur le système de tableau Kanban, qui offre une approche simple et collaborative. Avec son interface intuitive en drag and drop, les utilisateurs peuvent créer des cartes représentant des tâches ou des idées, organisées en colonnes pour suivre l’avancement du projet à travers différentes étapes. Découvrez notre avis détaillé sur Trello ainsi que les alternatives à Trello.
Idéal pour les projets collaboratifs linéaires et les petites équipes, Trello permet d’assigner des tâches et de garder une vue d’ensemble du projet. Les possibilités sont vastes, allant de la planification d’événements à l’organisation d’idées personnelles. Grâce à la collaboration en temps réel, les équipes peuvent partager leurs progrès et assigner des tâches à des membres spécifiques. Trello, qui compte aujourd’hui une communauté de plus de 40 millions d’utilisateurs, se positionne comme l’un des meilleurs outils de productivité en ligne.

Comparaison des fonctionnalités de Notion vs Trello

Notion et Trello sont deux outils puissants pour la gestion de projets, la prise de notes, et la collaboration en équipe. Chacun offre des fonctionnalités uniques qui les rendent adaptés à différents besoins et préférences des utilisateurs. Voici un comparatif des principales fonctionnalités de Notion et Trello : 

Prise de note et gestion de documents

Notion propose une base de données puissante pour suivre les documents et les notes grâce à l’utilisation de balises de mots-clés personnalisées. Ces balises permettent d’organiser les fichiers de manière logique et de les retrouver facilement ultérieurement. De plus, la collaboration est facilitée grâce à la possibilité d’inviter des collaborateurs à travailler ensemble sur les projets, favorisant ainsi le partage d’idées et la communication au sein de l’équipe.

Trello, quant à lui, offre une approche différente pour la prise de notes. Au cœur de Trello se trouvent les tableaux, les listes et les cartes. Chaque tableau représente un projet ou un sujet spécifique, et à l’intérieur de chaque tableau, vous pouvez créer des listes pour structurer et organiser les activités. Les cartes représentent les tâches, les idées ou les éléments à accomplir, et chaque carte peut contenir une description détaillée, des pièces jointes, des dates limites, des membres assignés et des commentaires :

Interface et flexibilité

Notion offre une interface épurée et sans distractions, ce qui permet aux utilisateurs de se concentrer pleinement sur leur contenu. La réorganisation du contenu est rendue facile par un simple glisser-déposer, ce qui facilite la structuration des idées et l’ajustement de l’ordre des éléments. De plus, Notion propose des raccourcis clavier pour une navigation et une saisie de texte sans interruption, ce qui améliore la productivité.

D’un autre côté, Trello propose une flexibilité dans la façon dont vous organisez vos projets. Vous pouvez personnaliser les tableaux en fonction de vos besoins et préférences, et créer des listes pour organiser les activités. Les cartes permettent d’ajouter des détails et des informations spécifiques à chaque tâche, facilitant ainsi le suivi et la collaboration.

Gestion de projets

Notion va au-delà de la simple prise de notes en proposant des fonctionnalités avancées pour la gestion de projets. Il est personnalisable, ce qui signifie que vous pouvez définir et ajouter les propriétés de la base de données pour créer votre flux de travail idéal. Les différentes vues pour la base de données, telles que le tableau, le calendrier ou le filtrage par propriétés, offrent une flexibilité pour suivre les tâches et basculer facilement entre les tâches personnelles et celles de l’équipe.

Trello excelle également dans la gestion de projets linéaires grâce à ses tableaux Kanban. Il propose des fonctionnalités puissantes pour personnaliser les tableaux de bord et automatiser les workflows. Les templates permettent de créer facilement des structures prédéfinies pour différents types de projets.

Collaboration et communication

Trello offre des fonctionnalités de collaboration et de communication très intéressantes. Les notifications peuvent être envoyées aux membres de l’équipe pour les informer des actions qui les concernent. Il est également possible d’assigner des tâches spécifiques aux membres de l’équipe et de travailler simultanément sur un même espace de travail.

Notion propose également des fonctionnalités de collaboration, mais certains utilisateurs peuvent trouver son interface plus complexe à utiliser, ce qui peut rendre l’assignation de tâches et la gestion des notifications moins ergonomiques que dans Trello.

Notions vs Trello : Comptabilités et intégrations

Intégrations avec des outils tiers

Notion offre une large gamme d’intégrations avec divers outils tels que Slack, Zoom, etc. Ces intégrations sont particulièrement utiles pour améliorer les échanges et la communication entre les collaborateurs grâce à des systèmes de chat ou de visioconférences. Pour la communication interne et l’échange de documents, les intégrations avec Dropbox, OneDrive et Google Drive se révèlent très pratiques. Cependant, le nombre d’intégrations natives disponibles dans Notion est actuellement limité aux outils populaires.

En revanche, Trello se distingue par sa vaste bibliothèque d’intégrations appelées « Power-Ups ». Ces extensions offrent aux utilisateurs des fonctionnalités supplémentaires telles que les diagrammes de Gantt, les rapports d’avancement et l’intégration avec des applications populaires comme Slack et Google Drive.

API ouverte pour Notion

Notion met à disposition une API ouverte au public, offrant aux développeurs la possibilité de créer leurs propres intégrations sur la plateforme, indépendamment de leur plan d’abonnement. Cela permet à Notion de gagner en flexibilité et d’offrir des possibilités plus importantes aux utilisateurs grâce à un écosystème d’intégrations très ouvert, incluant des add-ons développés par des agences et des indépendants.

Notion permet notamment des intégrations avec de nombreux CRM via son API, offrant ainsi des avantages significatifs en associant la gestion de projet à la gestion du support client.

Compatibilité multi-supports

Notion et Trello sont disponibles sur diverses plateformes, notamment Windows, macOS, Android et iOS. Les deux outils proposent également des versions web accessibles depuis n’importe quel navigateur compatible.

Trello propose des intégrations avec la majorité des outils de gestion de projet, ainsi que des Power-Ups qui agissent comme des add-ons, ajoutant des fonctionnalités à votre logiciel. Ces intégrations renforcent la connectivité de Trello avec d’autres services, ce qui améliore la collaboration entre les membres de l’équipe et facilite l’accès aux informations nécessaires pour mener à bien les projets.

Offres et tarifs de Notion vs Trello

Les versions gratuites

La version gratuite de Notion est destinée à une utilisation personnelle et permet d’inviter jusqu’à 10 personnes. Elle offre une flexibilité dans la création de pages et de blocs, mais ne propose pas d’autorisations avancées ni d’historique des versions. La version gratuite de Trello est également adaptée aux utilisateurs pour des projets de petite envergure ou une utilisation personnelle, offrant des fonctionnalités de base pour une expérience satisfaisante, notamment pour les débutants ou les besoins de suivi simples.

Plan gratuit de Notion

Notion propose une offre gratuite pour une utilisation personnelle, avec la possibilité d’inviter jusqu’à 10 personnes à rejoindre votre compte. Dans cette version gratuite, vous pouvez créer un nombre illimité de pages et de contenus appelés « blocs ». Cependant, vous n’avez pas accès à des autorisations avancées ni à un historique des versions.

Plan gratuit de Trello

De son côté, Trello propose également une version gratuite qui convient à de nombreux utilisateurs pour gérer de petits projets ou pour un usage personnel. Cette version offre les fonctionnalités de base et satisfait les besoins de suivi relativement restreints. Elle est donc idéale pour ceux qui débutent avec l’outil ou qui ont des besoins de gestion de tâches simples, comme organiser leur liste de tâches personnelles ou créer des tableaux pour différents clients (dans le cas d’indépendants, par exemple).

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Les plans payants de Notion et de Trello

Notion offre une gamme de plans tarifaires adaptés aux différentes utilisations, avec un tarif personnalisable pour les besoins avancés. Trello propose également plusieurs plans, avec des limitations plus marquées dans la version gratuite et des fonctionnalités plus étendues dans les plans payants, adaptés aux exigences spécifiques des utilisateurs individuels et des équipes en entreprise.

Les offres d’abonnement de Notion

• Plan « Plus » à $8 par mois : Ce plan permet d’inviter un nombre illimité de personnes et offre un historique des versions de 30 jours ainsi qu’une assistance prioritaire. Il est adapté aux utilisateurs qui souhaitent une utilisation personnelle ou en petit groupe.
• Plan « Business » à $15 par utilisateur par mois : En plus des fonctionnalités du plan « Plus », ce plan propose des espaces de travail collaboratifs, un historique étendu de 90 jours et la possibilité d’inviter jusqu’à 250 personnes. Il est idéal pour les équipes ayant besoin d’une collaboration avancée et d’un historique étendu.
• Plan « Entreprise » : Ce plan est personnalisé en fonction des besoins avancés de l’utilisateur. Il offre un support dédié de l’équipe Notion et des mesures de sécurité avancées pour l’ensemble de l’équipe. Le tarif est établi sur devis en fonction des exigences spécifiques.

Les offres d’abonnement de Trello

• Plan « Standard » à $5 par mois/utilisateur : Ce plan offre des tableaux illimités, des listes de contrôle avancées et des champs personnalisés. Il propose un espace de stockage de 250 Mo par fichier. Cependant, il ne donne pas accès aux différentes vues comme le timeline, le calendrier, le dashboard, etc.
• Plan « Premium » à $10 par mois/utilisateur : Ce plan offre toutes les fonctionnalités du plan « Standard » ainsi que l’accès aux différentes vues, un espace de travail illimité, des fonctionnalités d’administration et de sécurité améliorées, etc. Une version d’essai gratuite est disponible.
• Plan « Entreprise » à $17,50 par mois/utilisateur : Ce plan propose un tarif dégressif pour plus de 50 utilisateurs et inclut un SSO (Single Sign-On). Il est destiné aux grandes équipes ayant besoin de fonctionnalités avancées et de mesures de sécurité supplémentaires.

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Expérience utilisateur et ergonomie

Expérience utilisateur sur Notion

Notion offre un espace de travail modulable. L’expérience utilisateur est guidée par la flexibilité avant tout. Son principal avantage est de pouvoir personnaliser l’interface en fonction de vos besoins. L’intégration de bases de données, de différents types de vues et d’espaces de travail collaboratif en fait un outil riche. Cependant, cette modularité rend la courbe d’apprentissage difficile. 

Expérience utilisateur sur Trello 

Trello possède une interface intuitive. Son apprentissage est simple et rapide. Son aspect visuel lui confère une grande clarté. La personnalisation de l’interface est possible dans une certaine mesure (couleurs, étiquettes). Toutefois, l’outil est limité, ce qui peut être frustrant au bout d’un certain temps. Les utilisateurs qui veulent suivre des projets complexes préfèrent souvent se tourner vers un autre logiciel de gestion de projet. 

Sécurité et confidentialité

Les deux plateformes prennent la sécurité des utilisateurs au sérieux et proposent de nombreuses mesures pour les protéger : 

Sécurité sur Notion

Notion s’attache à mettre en avant la transparence de sa gestion des données auprès de ses utilisateurs. Cela se traduit par : 

• La promesse de ne pas vendre les données utilisateurs à une autre entreprise ; 
• Le contrôle avancé des accès pour une bonne gestion des espaces de travail ;
• Divers niveaux de protection des données, dont le chiffrement et de nombreux contrôles de sécurité ;
• Sauvegarde dans le cloud ; 
• Rapport d’audits réguliers, dont certains réalisés par un tiers indépendant ;
• Respect des normes ISO 27001, ISO 27701, ISO 27017 et ISO 2701. 

Sécurité chez Trello 

Trello se veut un service fiable et sécurisé. La plateforme met en œuvre : 

• Le chiffrement des données en repos ou en transit de bout en bout ;
• L’authentification à 2 facteurs ;
• L’analyse hebdomadaire des vulnérabilités ;
• La sauvegarde complète et chiffrée toutes les 24 heures ;
• Les normes ISO/CEI 27001 et ISO/CEI 27018 ;
• Un examen interne par l’équipe de sécurité Atlassian. 

Quel outil choisir pour votre équipe ?

Choisir entre Trello et Notion dépend de vos besoins spécifiques et de votre mode de travail. Voici quelques points clés pour vous aider à prendre une décision :

Pourquoi choisir Trello ?

• Trello est populaire en raison de sa simplicité et de son approche Kanban pour la gestion de projet.
• Il convient particulièrement aux projets de développement de logiciels ou aux utilisateurs qui préfèrent le style visuel du Kanban.
• Trello offre une expérience agréable avec une personnalisation des arrière-plans et des cartes.
• Il s’intègre bien avec Asana, offrant une excellente combinaison pour la productivité.

Pourquoi choisir Notion ?

• Notion est polyvalent et peut remplir un large éventail de fonctions dans le cadre de votre flux de travail de productivité.
• Il dispose de nombreuses fonctionnalités, est flexible et répond aux besoins de différents secteurs et corps de métier.
• Notion propose un plan gratuit très complet avec un nombre illimité de pages et de blocs.
• Il offre une vue cohérente sur le lieu de travail, y compris sur les appareils mobiles, facilitant la collaboration et la consultation.

Notion et Trello sont deux outils de gestion de projet efficaces. Leur interface et leur fonctionnement sont néanmoins très différents. Notion s’appuie sur la personnalisation maximale de son interface et mise sur sa polyvalence pour séduire les utilisateurs. Trello, quant à lui, fait confiance à sa simplicité d’utilisation et son interface intuitive. 

L’utilisation de Notion nécessite plus d’efforts, mais sera totalement adaptée à la gestion de projet complexe. L’application permet de créer différents espaces de travail, des vues multiples et des bases de données solides. Elle est totalement personnalisable.

L’utilisation de Trello convient pour le suivi et l’organisation de projets simples. Son caractère intuitif en fait un outil utilisable facilement par un débutant. Son niveau de personnalisation est faible.