La réussite d’un projet web dépend moins de l’idée de départ que de son exécution. Vous avez un projet web ? On vous explique comment le mettre en oeuvre avec succès et comment atteindre vos objectifs.
Dans ce guide complet, nous allons aborder la gestion de projet, son histoire, sa définition, le rôle du chef de projet web. Nous allons aussi vous présenter les différentes méthodes possibles pour formaliser et déployer un projet web.
Histoire & définition de la gestion de projet web
Pour certains, la gestion de projet est une « discipline » récente. En réalité, c’est une activité qui remonte très loin, quasiment à la nuit des temps. Les Égyptiens n’auraient jamais construit leurs pyramides, ni les Chinois leur Grande Muraille, ni les Romains leurs aqueducs sans compétences en gestion de projet.
Evidemment, le terme (Project Management en anglais) n’était pas employé, mais comme souvent la réalité préexiste au nom. Toutes ces constructions antiques n’ont pas été réalisées au hasard, sans plans, sans emplois du temps, sans équipes, sans budget et sans tous les éléments que l’on associe aujourd’hui à la gestion de projet.
La discipline appelée « Project Management » n’a été standardisée que dans les années 1950. A cette époque, beaucoup d’entreprises avaient structuré leur process de management et de production.
Le diagramme de Gantt, qui permet de représenter visuellement l’avancement d’un projet, était déjà en usage. La Méthode du Chemin Critique, qui permet de planifier les étapes d’un projet et de prioriser les chantiers, a été développé en 1957.
Au-delà de ces méthodes types, beaucoup de personnes impliquées dans la gestion de projet utilisaient leurs propres méthodes de Project Management. Les choses ont changé avec la publication de l’ouvrage de référence « A Guide to the Project Management Body of Knowledge », publié par le Project Management Institute (PMI) et certifié par l’American National Standards Institute (ANSI) en 1998, qui a contribué à standardiser les méthodes de gestion de projet.
Ces dernières années ont également été une période de gros changements dans le domaine de la gestion de projet. En particulier du fait de la publication de la norme ISO 21 500 en 2012, qui a encore plus contribué à standardiser les méthodes de Project Management.
Mais le changement le plus important est un changement d’état d’esprit. On a pris de plus en plus conscience de l’importance des individus, des acteurs du projet, des parties prenantes dans leur diversité tandis que par le passé l’attention était portée essentiellement sur les techniques, la gestion des plannings, etc. 2012 peut être considérée comme la date symbolique de ce changement.
Il s’agit de l’année de publication de la cinquième édition du Guide PMBOK, qui contient pour la première fois une section dédiée au management des stakeholders (parties prenantes).
C’est aussi à cette époque que voient le jour de nouvelles méthodologies et de nouveaux standards qui mettent en avant le rôle de l’équipe et du travail collaboratif dans la réussite d’un projet. En 2016, le PMI intègre de nouvelles compétences dans la certification PMP (Project Management Professional), regroupées sous le concept de Talent Triangle.
Dorénavant, il ne suffit plus de démontrer ses compétences techniques pour obtenir une certification officielle de chef de projet. Des compétences plus larges, extra-techniques en quelque sorte, sont exigées : en stratégie, en gestion de la relation clients, en leadership (coaching, intelligence émotionnelle…).
Le chef de projet d’aujourd’hui n’est plus un pur technicien, mais doit être l’équivalent d’un mini-CEO, disposant de compétences techniques et stratégiques ainsi qu’une vue d’ensemble du projet.
Le rôle du chef de projet web
Un chef de projet, comme son nom l’indique, est la personne qui, au sein d’une organisation, est en charge de la conception et de l’exécution d’un projet spécifique ou de plusieurs projets. Plus précisément, le chef de projet a en charge : la planification, la budgétisation, le pilotage et le reporting d’un projet.
D’ailleurs, pendant qu’on y est, il n’est pas inutile de rappeler en deux mots ce qu’est un projet. Un projet c’est un process qui a un début et une fin et qui aboutit à une réalisation concrète (un produit, un service…). Le chef de projet est la personne qui supervise le process de production.
Dans certains cas, c’est aussi lui qui est chargé de pitcher le projet devant la direction. Dans d’autres cas, le projet est déjà approuvé quand on le lui confie. Le chef de projet fait le point entre la direction et les équipes qui seront chargées d’exécuter le projet.
Le rôle du chef de projet est de s’assurer que tout se déroule comme prévu, que le périmètre est respecté, que les reportings sont réalisés régulièrement, que le planning et le budget sont respectés.
Potentiellement, le chef de projet peut provenir aussi bien du marketing, de l’IT, des gestions de projet RH et ressources humaines, de la publicité, etc.
Il y a autant de profils qu’il y a de types de projets. C’est la raison pour laquelle il n’existe pas de fiche de poste type du chef de projet et de formation universitaire standard. Certains chefs de projet n’ont d’ailleurs suivi ni cursus dans le supérieur ni formation certificatoire.
Voici une synthèse des différents rôles du chef de projet (web ou non) :
Nous pouvons détailler rapidement chacun de ces rôles :
- Identifier les ressources nécessaires. L’un des premiers rôles du chef de projet, en début de mission, est d’identifier les ressources qui seront nécessaires à la bonne exécution du projet et à l’atteinte des objectifs. Par ressources, il faut entendre aussi bien les ressources financières que les ressources humaines (compétences / talents nécessaires) et techniques (outils…). Cela suppose une parfaite compréhension du projet.
- Constituer et diriger l’équipe projet. Le chef de projet a besoin d’une équipe compétente et expérimentée pour exécuter les tâches du projet. Il y a deux possibilités : prendre le leadership d’une équipe déjà existante, déjà constituée, ou bien en créer une de toute pièce en sélectionnant les profils adéquats. Une fois l’équipe projet constituée, le chef de projet est la personne chargée d’assigner les tâches, de fixer les deadlines pour chacune d’elles, de mettre en place les outils de collaboration (Trello, Asana, etc.) et de « motiver les troupes » au quotidien.
- Gérer le timing. Toutes les tâches qui concourent à la réalisation du projet sont soumises à des contraintes de timing, qui dépendent elles-mêmes de la deadline du projet. Le chef de projet est la personne à qui revient la tâche de définir pour chaque tâche une estimation de durée et de l’inscrire dans l’emploi du temps général.
- Gérer le budget. Rien ne se fait sans argent. La réussite ou l’échec d’un projet est très liée à la capacité ou non à trouver les financements nécessaires à sa réalisation. Beaucoup de projets échouent parce que les coûts de production ont mal été estimés à l’avance. A ce niveau, le chef de projet a deux responsabilités : premièrement, produire une estimation de budget réaliste, deuxièmement suivre au quotidien l’engagement des dépenses et les comparer au budget prévisionnel.
- Satisfaire les parties prenantes. L’objectif du chef de projet est de livrer aux parties prenantes (les maîtres d’ouvrage : la direction, les investisseurs, le client) une réalisation conforme à leurs attentes (ou les dépassant) et de s’assurer de leur satisfaction. Pour cela, le chef de projet ne doit pas s’isoler et foncer tête baissée dans le projet. Il doit être en communication permanente avec les parties prenantes, leur faire part des avancées du projet, les tenir au courant des obstacles rencontrés, être à l’écoute de leurs feedbacks.
- Gérer les problèmes et les risques. La réalisation d’un projet (web ou autre) n’est jamais un long fleuve tranquille. Des problèmes, des imprévus, des obstacles surgissent dans tout projet. Ce qui fait la qualité d’un chef de projet, c’est en bonne partie sa capacité à résoudre rapidement les obstacles quand ils se présentent. Elle réside aussi dans sa capacité à gérer les risques, c’est-à-dire à anticiper les problèmes et à tout mettre en oeuvre pour éviter qu’ils n’adviennent.
- Piloter le projet. Piloter le projet, cela signifie essentiellement mesurer en permanence les résultats et comparer les métriques réelles aux métriques prévisionnelles (estimées lors de la conception du planning). Cela suppose de collecter des données sur le projet, au sens large incluant les rapports des exécutants.
- Produire le reporting. Le reporting est un outil de communication avec les membres de l’équipe et les parties prenantes. Un des rôles du chef de projet est d’assurer une communication efficace autour du projet, de ses avancées et de ses obstacles grâce à la production de reportings.
Les principales méthodes de gestion de projet web
Il n’existe pas une seule et unique méthode de gestion de projet, loin de là. Un grand nombre de méthodologies en gestion de projet web se sont développées au fil du temps. Nous allons vous présenter les principales approches – certaines sont très anciennes, d’autres beaucoup plus récentes.
#1 Les méthodes traditionnelles
Voici, pour commencer, les trois méthodes que l’on pourrait qualifier de traditionnelles.
- La méthode Waterfall. C’est la méthode la plus classique, la plus intuitive quand on débute dans la gestion de projet – la moins sophistiquée aussi. Elle consiste tout simplement à séquencer les tâches dans le temps. Selon cette méthode assez basique, la tâche en cours doit être terminée avant de passer à la tâche suivante. D’où le nom de Waterfall, qui fait référence au caractère très linéaire de la méthode. Cette méthode peut être pertinente pour les projets qui concernent la réalisation d’un produit physique (un bâtiment, un ordinateur). Le souci c’est que si le besoin du client ou de la direction évolue pendant la réalisation du projet, toute la séquence peut devenir inopérante. Si vous gérez un projet dont difficile de prévoir exactement le déroulé à l’avance, la méthode Waterfall ne convient pas du tout.
- La méthode du chemin critique (Critical Path Method, CPM). Cette méthode, on l’a vu, a été développée dans les années 1950. Elle est basée sur l’idée qu’il existe des tâches impossibles à mettre en production tant qu’une autre tâche n’a pas été terminée. Les tâches ont parfois entre elles des liens de dépendance. La méthode du chemin critique consiste à modéliser le déroulement du projet en regroupant les tâches ayant un lien de dépendance entre elles. Cette méthode consiste également à identifier les tâches critiques, c’est-à-dire celles qui sont indispensables à la réussite du projet et qui ne peuvent pas faire l’objet de retard d’exécution. La méthode du chemin critique, dont vous trouverez une explication détaillée dans cet article, est une méthode de priorisation des tâches.
- La méthode de la chaîne critique (Critical Chain Project Management, CCPM), qui consiste à porter le focus au départ sur les ressources nécessaires pour accomplir les différentes tâches du projet. Avec cette méthodologie, on commence par construire un emploi du temps, par identifier les tâches les plus importantes (la chaîne critique) et par allouer les ressources à ces tâches prioritaires.
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#2 La méthode PMI / PMBOK
Certaines entreprises utilisent ce qu’elles appellent la méthodologie PMI ou PMBOK. Il s’agit, dans cette méthode, de décomposer la gestion du projet en cinq étapes – celles listées par le PMI et expliquées dans le guide PMBOK. Ces cinq étapes (ou plutôt cinq « groupes de processus ») sont les suivants :
- Le démarrage, ou phase d’initialisation, dont l’objectif est de définir le projet et de le formaliser (ressources nécessaires, compétences requises, constitution de l’équipe…).
- La planification, qui consiste à clarifier les objectifs et à créer le plan d’actions (et la feuille de route) permettant d’atteindre ces objectifs.
- L’exécution, qui est la phase de réalisation des actions planifiées et des actions correctives éventuelles.
- La surveillance et la maîtrise, qui consiste à mesurer l’avancement du projet et à identifier d’éventuelles dérives.
- La clôture, qui consiste à formaliser l’achèvement du projet et à s’assurer de la satisfaction des parties prenantes.
Pour les puristes, la « méthodologie » PMBOK n’en est pas vraiment une. C’est plutôt une liste de standards et de conventions. Une sorte de dictionnaire en quelque sorte. Pour en savoir plus sur le PMBOK, nous vous recommandons la lecture de cet article.
#3 Les méthodes agiles
Les méthodologies agiles sont à la mode et prisées des startups en raison de la souplesse qu’elles offrent dans la gestion de projet (d’où leur nom). Ce que beaucoup ignorent, c’est qu’il existe en fait plusieurs méthodes dites « agiles ». Ces méthodes sont particulièrement bien adaptées à la gestion de projets web ou technologies. Nous en avons identifié 5 principales :
- La « méthode agile« , qui a été publiée par un groupe de 17 personnes au tout début des années 2000. Le manifeste de cette méthode, qui explique son fonctionnement et les principes sur lesquels elle se base, est accessible sur le site dédié. La méthode agile est d’abord un état d’esprit qui consiste à mettre l’accent sur les individus plus que sur les process et les outils, sur la performance opérationnelle, sur l’écoute client, sur l’adaptabilité au changement. La méthode agile, plus qu’une méthode détaillée et directement opératoire, est plutôt le cadre axiologique à partir duquel plusieurs méthodes ont été construites : Scrum, Kanban, etc. Une méthode agile se caractérise par un fonctionnement par itérations (sprints), par une évaluation permanente des résultats obtenus, par la capacité de faire évoluer le projet en cours de route pour mieux répondre aux besoins du client, par une communication permanente entre le chef de projet et les parties prenantes (direction, client…).
- Scrum. Il s’agit de la méthode agile la plus populaire, en raison de sa simplicité d’implémentation mais aussi parce qu’elle résout bon nombre de problèmes que les développeurs de logiciels rencontraient pas le passé. Tout commence parla désignation d’un Scrum Master, c’est-à-dire d’un chef de projet dont le travail principal est de surmonter ou d’éviter tous les obstacles pour permettre à l’équipe de travailler plus efficacement. L’équipe projet travaille sur des cycles courts de deux semaines appelés « sprints ». Les membres de l’équipe se réunissent tous les jours avec le Scrum Master pour faire le point sur ce qui a été fait ou sur les obstacles rencontrés. Cette méthode permet des développements rapides et convient particulièrement aux petites équipes. Pour bien comprendre le Scrum, nous vous invitons à découvrir l’article complet que nous avons déjà réalisé sur cette méthodologie de gestion de projet web.
Découvrez notre guide complet sur le Scrum et la gestion de projet « agile » et notre interview de Rodolphe Darves-Bornoz, Scrum Master.
- Kanban. C’est Toyota qui a développé cette méthode dans les années 1940 afin de mettre en place une production en flux tendu, et donc de limiter l’en-cours de stock au maximum. Les kanbans étaient à l’origine des fiches cartonnées qui faisaient la navette sur toute la chaîne de production et qui indiquaient aux postes de production en amont s’ils devaient poursuivre la production ou non, en fonction des besoins des postes en aval. Aujourd’hui, la méthode Kanban consiste à séquencer les différentes étapes de production d’une tâche afin d’en suivre l’avancement plus facilement. La méthode Kanban consiste par exemple à classer chaque tâche dans des colonnes « à faire », « en cours », « à valider », « terminé »… La méthode Kanban est moins directive que la méthode Scrum, et insiste sur l’approche visuelle. Des outils comme Trello ou Asana sont parfaitement adaptés pour mettre en place ce genre de framework.
- Extreme Programming (EP). Cette autre méthode agile est conçue pour améliorer la qualité (et la simplicité) d’un logiciel et aider les équipes de développement à s’adapter aux besoins de leurs clients. La méthode EP est, comme les autres méthodes agiles, caractérisée par un cycle de développement constitué de sprints courts et par un dialogue client renforcé. La méthode Extreme Programming, qui est conçue d’abord pour le développement de logiciels ou d’applications, permet d’opérer des changements à l’intérieur d’un sprint. Si par exemple le développement de la fonctionnalité X n’a pas encore débuté, la tâche peut être supprimée et remplacée par une tâche similaire. Par sa grande souplesse, cette méthodologie est particulièrement adaptée pour les projets avec des besoins changeants.
- Adaptative Project Framework (APF). Ce qui a motivé la création de cette méthode, c’est le constat qu’il n’était pas possible de gérer un projet IT avec les méthodes traditionnelles de gestion de projet, à cause de la nature incertaine et changeante des besoins. Dans cette méthode, on commence avec une structure de découpage du projet (Requirements Breakdown Structure) afin de définir les objectifs stratégiques du projet, en se basant sur les demandes clients, les fonctions et les fonctionnalités requis. L’exécution du projet se réalise par itérations. A la fin de chaque cycle de développement, l’équipe analyse les résultats obtenus afin d’améliorer les cycles suivants. Les porteurs du projet peuvent changer le périmètre du projet au début de chaque étape de développement. L’intérêt de cette méthodologie, c’est qu’elle permet de s’adapter facilement aux besoins changeants des clients. Pour bien comprendre comment fonctionne cette méthode, nous vous recommandons la lecture de cet article complet de Planzone.
#4 Les méthodes adaptatives
Certaines méthodes de gestion de projet se concentrent sur les changements de management impliqués par le projet et la gestion des risques portant sur l’organisation. En voici deux :
- Event Chain (ECM). L’idée sous-jacente à cette méthodologie, c’est qu’il existe parfois des risques potentiels portant sur des éléments extérieurs au périmètre du projet. Il est important de prendre en compte ces risques et de prévoir un plan d’actions au cas où ces risques se matérialiseraient. Pourquoi ? Parce que des événements inattendus, des risques exogènes, des aléas peuvent impacter le planning et même la réussite du projet.
- Extreme Project Management (XPM). Cette méthodologie s’oppose à la méthode Waterfall présentée au début en ce sens qu’elle permet de faire face à des changements massifs. En appliquant la méthode XPM, vous pouvez modifier le projet, le budget et même la nature du livrable final pour répondre aux changements de besoins – qu’importe la nature du projet initial. Cette méthodologie convient très bien à la gestion des projets qui doivent être exécutés en temps réduit (quelques semaines, quelques jours) dans un environnement complexe et mouvant.
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#5 Les méthodes « business »
Terminons par un focus sur les méthodes basées sur une approche business. Certains diront que l’on s’éloigne là des méthodologies de gestion de projet, mais après tout il existe beaucoup de manières différentes de gérer un projet. Les approches process-based ont toute leur place :
- Lean. Le lean management est une méthode qui se consiste à se concentrer sur l’optimisation des coûts. Dans cette optique, la première étape consiste à décomposer les étapes du projet pour identifier et éliminer les goulots d’étranglement, les gaspillages, les éléments pouvant générer des retards ou représenter des coûts inutiles. L’objectif, à travers cette méthode, c’est de réussir à faire le plus avec le moins, à délivrer de la valeur au client en utilisant le moins de ressources humaines, le moins d’argent et le moins de temps. Les formations en lean management sont accessibles.
- Six Sigma. Il s’agit d’une méthode basée sur la statistique, l’analyse data et la voix du client dont le but est d’améliorer la qualité et l’efficacité du processus en identifiant les défauts et les problèmes actuels et en faisant en sorte de les éliminer au maximum. L’objectif avec Six Sigma est de livrer un produit final sans défaut, parfait à 99,99966% (d’où le nom de cette méthode). Cette méthode a été développée par Motorola.
- Lean Six Sigma. Cette méthode combine l’approche Lean (zéro gaspillage) et la démarche d’amélioration des process de Six Sigma. Lean Six Sigma se focalise sur l’élimination des tâches/ressources inutiles pour rendre le processus plus efficace, plus rapide, moins coûteux et mieux répondre aux besoins du client.
- Process-Based Project Management. Cette méthode consiste à aligner tous les objectifs du projet sur les objectifs stratégiques et les valeurs générales de l’entreprise. Elle consiste à intégrer le projet dans un cadre plus large. Concrètement, cela passe par plusieurs étapes : une étape de formalisation du projet, la mise en place de KPIs et de dispositifs de reporting, l’ajustement des objectifs quand c’est nécessaire, la mise en oeuvre d’une démarche d’amélioration continue, etc..
Toutes ces méthodologies s’appliquent à la gestion de projet en général, mais conviennent en particulier à la gestion de projet web.
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Conclusion – Conseils pour choisir votre méthode de gestion de projet web
Quelle méthode choisir ? Le choix de la méthodologie dépend des besoins inhérents du projet et des besoins de votre équipe. Voici deux conseils pour vous aider à choisir la bonne méthodologie et réussir la gestion de votre projet web :
Le choix dépend des objectifs du projet, de la nature du livrable, de vos contraintes
Vous devez formuler de manière claire les besoins, les objectifs et les finalités du projet. A quoi le produit fini, celui que vous livrerez, doit ressembler ?
Plus largement, de quel type de produit s’agit-il ? Quels doivent être ses caractéristiques, ses bénéfices, ses fonctionnalités ? Pour la construction d’un building ou d’une maison, les méthodes Waterfall ou Critical Path sont pertinentes.
Mais si votre projet consiste à développer un logiciel ou une application mobile, le choix d’une méthode agile est préférable. Si vous voulez rationaliser au maximum le coût de votre projet et pouvoir livrer le produit final dans un délai rapide, les méthodes Lean ou Lead Six Sigma peuvent être un bon choix.
Capitalisez sur ce qui marche déjà
Quels sont les process actuellement en application au sein de l’équipe et qui ont déjà démontré leur efficacité ? Comment fonctionne votre équipe ? Dans quel environnement de travail votre équipe évolue-t-elle le mieux ?
Si votre équipe a l’habitude de travailler sur un mode collaboratif, d’incorporer à son travail de nouvelles idées au fil de l’eau et fait preuve de fortes capacités d’adaptation au changement, les méthodes agiles, XP ou APF peuvent être de bons choix. Si, à l’inverse, votre équipe préfère travailler à partir d’un plan bien défini et bien structuré en amont, les méthodologies Waterfall, du chemin critique ou de la chaîne critique sont peut-être plus judicieuses.