Si vous souhaitez augmenter la productivité de votre entreprise, vous devez absolument essayer la gestion de projet Lean. En tant que chef de projet, vous avez probablement essayé différentes méthodes pour améliorer votre productivité et cela n’a pas toujours fonctionné. Mais avez-vous déjà essayé la gestion Lean ? Optimisation du transport, meilleure gestion des stocks, moins de gaspillage etc. Dans cet article, nous allons vous expliquer ce qu’est exactement la gestion de projet Lean et comment l’appliquer.
Qu’est-ce que la gestion de projet Lean ?
Le Lean Management
Lean est une philosophie de management créée par Toyota Production System (TPS). TPS améliore la fabrication et la logistique et rationalise l’interaction avec les fournisseurs et les clients. Lean suit le principe de « production juste-à-temps ». Selon The Toyota Way, publié par le Dr Jeffrey Liker, TPS a créé les 14 principes de la gestion Lean. Le livre analyse les défis auxquels Toyota a dû faire face pour rationaliser sa chaîne de production automobile. Ces défis comprenaient :
- Transport – le déplacement des produits n’est pas nécessaire dans le processus de production
- Inventaire – mauvaise gestion des composants, des processus et du produit fini
- Déplacement – mouvement inutile de personnes ou d’équipements dans un processus
- En attente – la collaboration avec la prochaine étape de production mène à l’attente
- Surproduction – augmentation de l’approvisionnement en composants au-delà de la demande réelle
- Surtraitement – consacrer plus de ressources que les normes ne l’exigent
- Défauts – risque de défauts dus à une inspection de qualité inadéquate
Ces défis ont été connus sous le nom des 7 gaspillages (mudas), ou déchets, à enlever, et Toyota a appliqué le TPS pour la fabrication automobile à cette fin.
Comment Toyota a-t-elle créé le Lean ?
Toyota a identifié les gaspillages et mis au point des processus pour fournir des résultats. L’entreprise a ensuite appliqué les principes de la fabrication sans gaspillage. Dès lors, le lean management est devenue un outil basé sur les principes de Toyota. John Krafcik a présenté le Lean dans un article de 1988, Triumph of the Lean Production System. Le Programme international sur les véhicules à moteur (IMVP) du MIT a poursuivi les recherches de Krafcik. La recherche a abouti au best-seller international, The Machine That Changed the World. L’informatique, la construction, l’éducation et d’autres industries ont adopté le principe de lean management. Les avantages de l’application du lean management comprennent :
- Service à la clientèle amélioré – fournir exactement ce dont le client a besoin
- Productivité améliorée – améliorez la production et la valeur ajoutée par personne
- Qualité – mettre en œuvre des contrôles de qualité rigoureux pour réduire les défauts des produits et les retravailler
- Innovation – améliorer le projet par le brainstorming et les idées créatives
- Réduction des déchets – moins de transport, d’attente, d’utilisation inefficace de l’espace …
- Délais améliorés – répondez plus rapidement aux exigences du projet avec moins de retards
- Amélioration de la gestion des stocks – moins de travail en cours et d’inventaire.
Définition
Selon la Lean Enterprise Institute, «l’idée centrale du lean management est de maximiser la valeur client tout en minimisant le gaspillage. Lean signifie créer plus de valeur pour les clients avec moins de ressources. Une organisation lean comprend la valeur du client et concentre ses processus clés pour l’augmenter continuellement. Le but ultime est de fournir une valeur parfaite au client grâce à un processus de création optimale et sans gaspillage. En bref, réduire les déchets et ajouter de la valeur à chaque phase du projet. Les types de gestion de projet lean incluent LA Roue de Deming, Kanban et Lean Six Sigma.
Quels sont les différents types de gestion de projet Lean ?
La roue de Deming
Inspiré par les outils Kaizen de lean management, W. Edwards a créé la philosophie Deming. Cette philosophie définit quatre phases dans l’obtention de résultats cohérents. Ces phases comprennent :
- Planifier – Analyser et identifier le problème
- Développer – Développer des solutions pour résoudre le problème
- Contrôler – Suivre l’efficacité des solutions et apporter des améliorations
- Ajuster – Exécuter et appliquer les solutions révisées
Un exemple de la roue de Deming est « les 5 Pourquoi« . Le cycle de Deming est particulièrement utile sur les projets récurrents. Par exemple, commencez par organiser des sessions de brainstorming pendant la phase de planification. Concentrez-vous sur les réponses aux 5 Pourquoi pour évaluer votre processus précédent. Dans la phase de développement, laissez votre équipe identifier les solutions aux problèmes du cycle de vie d’un projet. Dans la phase de contrôle, suivez la qualité et l’efficacité des solutions mises en œuvre. Dans la phase finale d’ajustement, incluez des améliorations dans le projet. En théorie, le cycle Deming améliore le projet chaque fois qu’il se répète. En dehors de la fabrication, la roue de Deming est également utile dans l’industrie de la construction. Cette méthode de lean management est utile pour toutes les industries suivant un cycle de production systématique.
Lean Six Sigma
Lean Six Sigma identifie la cause profonde des problèmes dans la gestion de projet. Cette méthode vise à éliminer le gaspillage de temps et de ressources. Les cinq phases (définir, mesurer, explorer, développer et mettre en œuvre) pour la gestion des projets comprennent :
- Définir la portée du projet, planifier les objectifs et identifier la valeur pour votre client
- Mesurez comment vous allez quantifier le succès tout au long du projet
- Explorer de nouvelles façons de réaliser des projets pour améliorer le processus
- Développer un plan complet en évaluant les exigences du projet
- Mettre en œuvre le plan pour atteindre les objectifs du projet
Les méthodes Lean Six Sigma nécessitent des outils de gestion Lean. Utilisez ces outils pour vérifier les données et mesurer l’amélioration continue des objectifs du projet. Les outils utilisés dans Six Sigma pour la gestion de projet comprennent :
- Cartographie des chaines de valeur pour visualiser le processus du projet du début à la fin
- Sondages sur les réactions des clients ou groupes de discussion pour résoudre les problèmes récurrents liés aux projets
- Analyse des causes profondes pour identifier les problèmes et les symptômes
- Diagramme de Gantt pour représenter la progression des projets et des objectifs
- Tableaux de contrôle de processus statistique pour vérifier les données
Kanban
Kanban est un mot japonais pour «signal visuel» ou «carte». Le concept fait partie de la gestion de projet Lean. Pourquoi ? La nature visuelle de Kanban permet aux équipes de communiquer sur les flux de travail. Tous les membres de l’équipe sont sur la même page tout au long du projet. Il normalise également les files d’attente des tâches pour réduire le gaspillage et maximiser la valeur client. Comment pouvez-vous utiliser Kanban pour gérer votre projet ? Vous pouvez catégoriser chaque phase comme «À faire», «Faite» et «Terminé» et affecter des tâches à l’aide de post-it. C’est une approche manuelle.
L’art de gérer un projet en « Lean »
Avant de mettre en œuvre la gestion de projet Lean, il faut connaître les principes de Toyota. Ces principes aident à créer un nouveau processus pour la gestion de projet. Utilisez-les comme référence et inspirez-vous en. Ils forment les pierres angulaires de la philosophie de gestion Lean. Voici un résumé des principes pour réduire les déchets et atteindre une productivité plus élevée :
Plan basé sur une philosophie à long terme plutôt que sur des objectifs financiers à court terme
Les personnes travaillant sur votre projet ont besoin d’un but précis pour atteindre les objectifs. La motivation crée une vision claire pour s’aligner sur ces objectifs. Identifiez les lacunes dans votre processus de gestion de projet. Le succès du projet provient des leçons apprises pour rendre le projet plus efficace. Le retour sur investissement et le profit ne sont pas la seule mesure du succès commercial.
Mettez en avant les zones à problèmes en créant un processus continu
Ne vous concentrez pas sur l’amélioration d’une tâche à la fois. Concentrez-vous sur l’amélioration de l’ensemble du processus de gestion de projet. Concentrez-vous sur ce principe si vous avez plus de 10 employés qui travaillent sur le projet. Continuez à innover sur de nouveaux processus pour améliorer le cycle du projet.
Utilisez les systèmes « pull » pour supprimer la surproduction
Comment savez-vous quand vous devriez cesser d’envoyer des produits à votre client ? Pour des raisons évidentes, le client vous appelle et vous dit d’arrêter. Mettez l’accent sur une communication efficace avec toutes les parties prenantes. Utilisez la méthode Kanban grâce à un logiciel comme Trello pour synchroniser toutes vos équipes. Créer un processus de gestion de projet basé sur l’offre et la demande. Chaque partie est avertie de là où le travail est rendu.
Divisez la charge de travail de manière égale entre votre équipe
Ce principe permet de minimiser les gaspillages en ne surchargeant pas les parties prenantes de votre projet. N’oubliez pas que chaque partie de votre projet a un rôle prédéfini à jouer. S’ils se sentent épuisés avec une tâche, ils ne mettront pas tout en oeuvre pour une qualité optimale. En tant que chef de projet, votre principal objectif devrait être de prioriser la qualité par rapport à la quantité. Affectez des tâches aux parties prenantes en fonction de la charge de travail qu’elles peuvent gérer.
Créer une culture de la résolution des problèmes pour maintenir les normes de qualité les plus élevées
Toutes les parties prenantes de votre projet ont leur mot à dire sur la mise en œuvre de solutions. Ils devraient avoir le pouvoir de signaler tout problème de qualité. Soyez ouvert aux commentaires tout au long du processus de gestion de projet.
Maintenir la cohérence des tâches et des processus pour l’amélioration continue et l’engagement des employés
Créer un projet standardisé en maintenant des contrôles de qualité et des procédures d’exploitation normalisées. Si vous ne standardisez pas les paramètres de gestion de projet, la qualité du projet ne s’améliorera pas.
Utilisez des contrôles visuels comme Kanban pour mettre en évidence les zones à problèmes
Ce principe utilise le programme 5S de lean management. Les 5S signifient :
- Seiri (trier)
- Seiton (ranger-classer)
- Seiso (nettoyer-réparer)
- Seiketsu (ordonner)
- Shitsuke (rigoureux)
Utilisez Kanban pour mettre en évidence ces 5S dans votre projet.
Concentrez-vous sur une technologie fiable pour votre équipe et votre projet
Identifier les outils et les logiciels pour améliorer la gestion du projet.
Responsabiliser les leaders qui comprennent la philosophie de travail
Sans innovation constante, ces principes peuvent disparaître. Ces principes devraient faire partie du processus de gestion de projet. Vos employés devraient avoir la formation la plus récente pour créer une organisation qui apprend et qui se développe.
Développer des personnes et des équipes uniques pour suivre la philosophie de votre entreprise
Créez des équipes composées d’au moins 4 à 5 personnes de différents niveaux de gestion. Le succès de votre projet dépend de l’équipe et non de l’individu.
Respectez vos partenaires et fournisseurs en les aidant à améliorer leurs processus
Ce principe peut ne pas s’appliquer à vous en tant que chef de projet. Collaborer avec d’autres chefs d’équipe et respecter leurs meilleures pratiques de gestion de projet.
Renseignez-vous sur les exigences clés du projet
La gestion de projet est un processus d’apprentissage continu. Prenez note des leçons tirées des échecs et des réussites du projet.
Prendre une décision basée sur le consensus après avoir examiné toutes les options
Parfois, un projet ne répond pas aux attentes du plan initial. Pour éviter de telles situations, suivez ces paramètres :
- Découvrer ce qui se passe
- Déterminer la cause première des problèmes
- Envisager d’autres alternatives
- Créer un consensus sur la résolution
- Utilisez des outils de communication efficaces
Créer une organisation basée sur l’apprentissage par la réflexion et l’amélioration continues
Concentrez-vous sur la création d’un environnement d’apprentissage pour votre équipe. Ces principes font partie de la vision et de la philosophie de Toyota. Appliquez les cinq premiers principes à la gestion de votre projet. Vous pouvez innover votre projet en fonction des autres principes. Jeffrey Liker dans son livre, The Toyota Way, explique : « Le Toyota Way est une philosophie et un ensemble d’outils qui doivent être appliqués à votre situation. Mais comprenez que ces principes sont quelque chose que vous devez croire et donc rechercher. Ils font partie d’un système plus grand qui recherche l’harmonie et la perfection pour atteindre le succès. » En bref, vous n’avez pas à adhérer de manière rigide à tous les principes. Suivez ceux que vous jugez cruciaux pour la gestion de votre projet.
Quand devriez-vous utiliser la gestion de projet Lean ?
Les projets Lean ont une structure itérative comme la gestion de projet Agile. Voir les exemples d’agiliste. De plus, le client fait partie intégrante de la gestion de projet Lean. Utilisez la gestion de projet Lean dans les « petits » projets qui ont un calendrier de livraison à court terme. Les petites équipes autogérées sont moins efficaces dans la gestion de grands projets. Les projets Lean ont besoin d’une bonne communication entre les membres d’équipe. La gestion Lean est simple à appliquer sur de petits projets et se combine très bien avec des outils de retroplanning. Il ne bénéficie pas de ressources supplémentaires.
Prêt à appliquer la gestion de projet Lean ?
La gestion Lean réduit le gaspillage et augmente la collaboration des clients, ce qui en fait une approche idéale pour les petits projets. Quelles sont vos opinions sur la gestion de projet Lean ? L’avez-vous déjà essayé ? Faites-le nous savoir dans un commentaire ci-dessous.