En gestion de projet, le cahier des charges fonctionnel est indispensable pour définir les attentes et exigences fonctionnelles vis-à-vis du produit final. Il permet également de comprendre le contexte qui entoure le projet (ses objectifs, les caractéristiques de l’entreprise qui porte le projet, les délais et le budget à respecter, ainsi que les acteurs qui prennent part au projet).
Il est complété par le cahier des charges technique qui décrit les exigences techniques du projet, c’est-à-dire la façon de développer chaque fonctionnalité du produit final. Ces deux documents réunis servent de référence à tous les intervenants internes et externes.
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Rappel sur ce qu’est un cahier des charges fonctionnel
Un cahier des charges (CdC) est un document dans lequel tous les détails du projet sont exprimés clairement (attentes, besoins, spécificités, budgets, délais, etc…). Il permet d’éviter toute ambiguïté entre les différents acteurs d’un projet.
Ce document généralement rédigé par le porteur du projet peut servir d’élément contractuel, engageant chacune des parties (notamment les prestataires) à respecter les termes et délais décrits dans le cahier des charges.
Le cahier des charges fonctionnel a 2 objectifs essentiels et bien distincts :
- C’est un outil qui aide le porteur de projet, en charge de la maîtrise d’ouvrage, à définir son besoin et à bien le formaliser. Tout projet commence par une phase d’expression du besoin qui s’achève par la rédaction d’un cahier des charges.
- Un outil qui permet au maître d’œuvre (le prestataire qui réalise le projet) de bien comprendre le besoin de son client. Il est utilisé dans les appels d’offre pour sélectionner les prestataires. Le CdC sert de support pour les échanges avec les différents intervenants.
Les 2 types de cahier des charges
Pour certains projets, notamment ceux liés à l’informatique, on distingue le cahier des charges fonctionnel du cahier des charges technique.
Le cahier des charges fonctionnel
Le cahier des charges fonctionnel (ou CDCF) formalise avec précision les attentes du client, et ce qu’il attend du produit final. Il présente le contexte du projet, l’entreprise qui le porte (son système informatique, son organisation, ses habitudes de travail, etc…), les objectifs et les besoins fonctionnels à couvrir.
Ce document apporte également à la connaissance des prestataires le planning envisagé, le budget, les différents acteurs qui prennent part au projet, le mode de collaboration souhaité, les méthodes et les outils utilisés pour suivre le projet (outils de gestion de projet ou les outils de communication par exemple).
Vous pouvez également réserver une partie de votre CdC aux facteurs-clés qui définissent selon vous la réussite de votre projet. Cela permet aux intervenants de bien comprendre vos priorités, afin qu’elles deviennent également les siennes.
Le cahier des charges technique
Le cahier des charges technique est un complément au cahier des charges fonctionnel. Il est fait pour décrire la façon de développer le produit. Il est d’ailleurs généralement intégré au cahier des charges fonctionnel, ou s’y ajoute en parallèle.
Le cahier des charges technique sert à :
- Définir les contraintes techniques de l’entreprise et/ou du projet (environnement, procédures, contraintes sécuritaires, etc…) ;
- Lister les spécificités techniques attendues du produit (langage utilisé, outils, backups, etc…)
Contenu d’un cahier des charges fonctionnel
Un cahier des charges fonctionnel doit contenir toutes les informations essentielles à tous les intervenants de votre projet.
1 – Présentation du projet et de son contexte
Cette première partie de votre CDCF a vocation à définir les grandes lignes de votre projet, ses acteurs principaux et le contexte dans lequel voit le jour ce projet. Vous allez y présenter :
- Votre entreprise, votre activité et votre mode de fonctionnement ;
- La cible concernée par votre projet ;
- Les personnes qui prennent activement part dans votre projet ;
- Les interlocuteurs privilégiés dans chaque service impacté ;
- La concurrence existante pour votre projet.
Si vous développez votre projet en interne, vous allez pouvoir survoler brièvement certaines informations, telles que la présentation de l’entreprise et de ses différents services. En revanche, si vous confiez tout ou partie de votre projet à des prestataires externes, veillez à bien développer chaque information. Une bonne compréhension du projet et de son contexte est primordiale pour éviter toute confusion ou mauvaise interprétation.
2 – Définition du besoin
Dans cette seconde partie, vous allez exprimer avec précision le besoin auquel répond votre projet. Il s’agit ici d’être le plus précis possible, et ce quels que soient vos interlocuteurs. Vous allez identifier et expliquer :
- Vos attentes ;
- Les spécificités fonctionnelles ;
- Les intégrations nécessaires dans le cadre d’un projet informatique ou digital ;
- La compatibilité nécessaire avec les différents supports depuis lesquels peut être utilisée la solution développée.
Une définition du besoin bien détaillée structure et oriente votre projet dans la bonne direction.
3 – Traduction des besoins en exigences fonctionnelles
Après avoir défini votre projet et vos besoins, il est temps d’exposer les fonctions essentielles que doit posséder la solution (logiciel ou application mobile) ou le site développé. Il faut alors définir les actions que permet chaque élément (pages, boutons, onglets, etc…). Si votre application, logiciel ou site possède un back-office, il faut également le décrire avec précision, identifier ses différents rôles et les différents degrés de droits d’accès.
Si plusieurs versions de votre projet sont déjà envisagées, il faut également les indiquer une par une. Pour illustrer vos exigences fonctionnelles avec clarté, vous pouvez réaliser une maquette réalisée à la main, ou à l’aide d’un logiciel spécialisé.
4 – Ressources et contraintes
Pour mener à bien un projet, qu’importe sa nature, vous allez sans doute devoir indiquer dans votre cahier des charges fonctionnel les contraintes plus ou moins évidentes que vous rencontrez :
- Les contraintes budgétaires doivent être détaillées en fonction des différents postes de dépenses ;
- Les contraintes temporelles font état des grandes étapes de votre projet et de sa date butoir souhaitée ou impérative ;
- Les contraintes légales sont généralement rédigées ou vérifiées par le service juridique de toute entreprise, ou par ses responsables administratifs ;
- Les contraintes techniques sont celles qui lient votre projet à des outils digitaux, informatiques ou physiques que vous utilisez déjà, et avec lesquels votre solution devra être disponible.
- Des contraintes logistiques peuvent également impacter votre projet, comme la disponibilité de certains composants en stock.
Vous devez également lister toutes les ressources matérielles et humaines dont vous avez besoin. Vous allez distinguer les ressources dont vous disposez déjà, et celles que vous allez devoir mobiliser.
Télécharger nos modèles de cahiers des charges
Rédiger son cahier des charges en partant d’un modèle prêt à l’emploi permet de gagner beaucoup de temps. Vous n’avez plus à vous soucier de la mise en page, de la structuration, vous vous concentrez sur l’essentiel : le contenu, c’est-à-dire l’expression du besoin.
La Fabrique du Net a créé plusieurs modèles de cahier des charges pour accompagner les porteurs de projet web. Bonne nouvelle, tous nos modèles sont gratuits. Profitez-en 🙂
Voici les 4 principaux modèles proposés :
- Un modèle de Cahier des Charges – Application web
- Un modèle de Cahier des Charges – Refonte de site web
- Un modèle de Cahier des charges – Site internet
- Un modèle de Cahier des Charges – Site ecommerce.
Les réponses à vos questions sur le cahier des charges fonctionnel – FAQ
Comment faire un cahier des charges fonctionnel ?
Un cahier des charges fonctionnel est un document référence qui doit être calibré avec précision et cohérence. Pour le rédiger, vous pouvez utiliser un modèle de cahier des charges fonctionnel téléchargeable gratuitement. Ces modèles sont formatés pour faciliter la rédaction du CDCF et personnalisables.
Quel est le rôle d’un cahier des charges fonctionnel ?
Le cahier des charges fonctionnel permet au porteur de projet de définir les contours de son projet, et d’exprimer ses besoins, attentes et contraintes. Il lui permet également de communiquer avec les différents intervenants internes ou externes, afin que le projet soit bien compris par tous les acteurs.
Quelles sont les 4 composantes d’un cahier des charges fonctionnel ?
Un cahier des charges se découpe en parties :
- La définition du projet et du contexte qui l’entoure ;
- La définition du besoin précis, ou l’expression fonctionnelle du besoin ;
- Les exigences fonctionnelles permettant de couvrir les besoins ;
- Les ressources disponibles ou non, et les contraintes qui impactent votre projet.
Qui rédige le cahier des charges fonctionnel ?
Le cahier des charges fonctionnel est rédigé par le porteur du projet, ou par un mandataire à qui le projet aura préalablement été détaillé. Vous pouvez également désigner un chef de projet en interne qui suit de A à Z l’avancement du projet, et rédige le cahier des charges fonctionnel.
Quelle est la différence entre un cahier des charges fonctionnel et un cahier des charges technique ?
Le cahier des charges fonctionnel exprime les besoins auxquels doit répondre le produit final, alors que le cahier des charges technique détaille la manière par laquelle le produit pourra répondre aux besoins des utilisateurs. Le cahier des charges technique est généralement complémentaire au cahier des charges fonctionnel.
Si le sujet de la gestion de projet vous intéresse, découvrez tous les outils disponible pour vous aider :