Le principal facteur de réussite d’un projet ? Une bonne gestion !
Trop de projets échouent à cause d’une mauvaise gestion de projet : des objectifs flous, des tâches mal qualifiées, une répartition des rôles pas claire, un manque de communication entre les acteurs du projet, une absence de budgétisation, un suivi pas rigoureux…
Il faut beaucoup de rigueur pour mener à bien un projet, surtout s’il implique de nombreuses étapes, une multitude de tâches et un nombre important de parties prenantes.
Dans ce guide complet, nous allons présenter l’essentiel à savoir sur la gestion de projet.
Sommaire
- La définition de la gestion de projet
- Les projets qui nécessitent une gestion de projet
- Les principales méthodes de gestion de projet
- Les meilleurs outils de gestion de projet
- Les étapes de la gestion de projet
- Les acteurs de la gestion de projet
- Les formations pour devenir un bon chef de projet
- Les réponses à vos questions sur la gestion de projet – FAQ
Qu’est-ce que la gestion de projet et à qui ça s’adresse ?
Définition de la gestion de projet
La gestion de projet, ou management de projet, fait référence à l’ensemble des méthodes, process et outils permettant de mener à bien un projet d’entreprise.
Cela concerne tous types de projets :
- Lancement d’un site internet ou d’une application mobile
- Sélection et déploiement d’un nouvel outil (un logiciel CRM par exemple)
- Conception et déploiement d’une nouvelle offre
- Création d’une nouvelle activité.
- Etc.
La gestion de projet, c’est pour qui ?
La gestion de projet permet d’organiser le bon déroulement d’un projet. Il faut une gestion de projet, même rudimentaire, dès lors que le projet :
- Comprend un grand nombre de tâches et d’étapes.
- Nécessite un travail collaboratif, l’implication d’une diversité d’acteurs.
- Met en jeu un budget important, nécessitant un prévisionnel et du contrôle.
Concrètement, si vous avez pour projet de créer une campagne marketing, vous pouvez sans doute le faire sans mettre en œuvre une “gestion de projet marketing”. Par contre, si vous voulez construire et déployer une stratégie marketing au niveau de l’entreprise, la gestion de projet est indispensable.
C’est donc l’ampleur et la complexité du projet qui rend nécessaire ou non la mise en œuvre d’une “gestion de projet”.
La gestion de projet = un art + des personnes + des outils
La gestion de projet est d’abord un art, qui repose sur plusieurs techniques que l’on appelle méthodes de gestion de projet. Il existe plusieurs méthodes de gestion de projet. Nous allons vous les présenter.
Le succès d’une gestion de projet repose aussi sur des hommes, sur une bonne répartition des rôles et des responsabilités entre les différents acteurs du projet.
Enfin, on assiste depuis une dizaine d’années au développement d’outils dédiés à la gestion de projet, à l’image de logiciels tels que Zoho Projects. Ces outils, accessibles à n’importe quelle entreprise, sont devenus indispensables pour piloter un projet quel qu’il soit. Ils permettent d’organiser les tâches, leur répartition et leur suivi.
Les principales méthodes de gestion de projet
La méthode Kanban, pour piloter facilement les projets linéaires
Contrairement à la méthode en cascade, la gestion de projet agile se caractérise par sa grande flexibilité. Populaire dans les milieux de la tech notamment, elle permet des changements en cours de projet et se veut donc particulièrement évolutive. Les domaines nécessitant un grand niveau d’innovation ont donc souvent recours à cette méthode.
De plus, elle génère un certain dynamisme au sein des équipes qui ont un besoin en collaboration élevé. Celles-ci sont encouragées à explorer différentes pistes pour parvenir à l’objectif.
Une méthode utile pour :
- Les projets qui doivent avancer rapidement et sujets à beaucoup d’incertitude
- Lorsque le client doit être sollicité à chaque étape du projet
- Les projets complexes qui nécessitent une amélioration continue
- Le marketing, l’industrie alimentaire, les projets tech
La méthode Scrum, pour dynamiser les petites équipes
La méthode Scrum s’organise généralement en “sprints” pendant lequel un objectif précis doit être atteint. Celui-ci représente une étape du projet global. En réalité, la méthode scrum s’avère surtout une forme de méthode agile, voire un outil. De ce fait, elle implique un niveau élevé de flexibilité avec des valeurs telles que la persévérance, la capacité à respecter des délais et de l’ouverture d’esprit.
En effet, la méthode scrum se veut extrêmement collaborative car elle implique bien souvent des réunions quotidiennes permettant de définir l’avancée du projet. Les différents acteurs doivent donc être capables de recevoir des retours en toute bienveillance ainsi que de s’adapter rapidement.
Une méthode utile pour :
- Les petites équipes (moins de 10 personnes)
- Les projets incertains nécessitant une grande flexibilité
- Lorsque le client doit être sollicité tout au long du projet
La méthode Lean : Muda, Mura, Muri
Cette méthode issue du Japon et plus particulièrement de chez Toyota a pour ambition de maximiser la valeur et de minimiser les pertes. La méthode Lean fait référence aux 3M : Muda, Mura, Muri. Muda réfère au fait de consommer des ressources sans pourtant ajouter de valeur. Mura implique la présence de process inefficaces, générant alors trop d’inventaire. Muri est la conséquence d’un trop grand nombre de contraintes sur les ressources.
Paradoxalement, la méthode Lean originellement développée par Henri Ford pour limiter les pertes, se révèle finalement coûteuse à mettre en place. Cela dit, elle permet d’ajouter de la valeur dans les projets, les process et surtout pour l’utilisateur final qui gagne en qualité.
Une méthode utile pour :
- Maximiser la valeur et minimiser les pertes
- Le développement de logiciels avec un prototypage rapide
- Les domaines de la construction et de l’industrie
La méthode de PERT : qui fait quoi ?
La méthode de PERT qui fait notamment référence au diagramme de PERT s’avère un outil de planification de projet efficace. Contrairement à ce qu’on pourrait penser, PERT n’est pas un personnage s’étant illustré particulièrement, il s’agit en réalité des initiales qui expliquent son usage : Program Evolution and Review Technique. Tout d’abord utilisée pour des projets de défense dans la Marine américaine, cette méthode de direction de projet a ensuite été adoptée dans le civil.
Cette dernière consiste à calculer de façon réaliste le temps et les étapes nécessaires pour achever un projet. Planifier les tâches permet ainsi de faciliter l’organisation et la coordination des membres de l’équipe. Le diagramme de PERT s’appuie sur des estimations de temps :
- la plus pessimmiste, donc la plus longue
- la plus probable
- la plus optimiste, donc la plus courte
Le diagramme de PERT permet ainsi de déterminer une chronologie et d’établir un calendrier.
Une méthode utile pour :
- Les projets inhabituels avec une grande quantité de tâches indépendantes
- Déterminer un ordre de priorité et réduire le gaspillage
- Définir des délais de réalisation réalistes
La méthode des cycles en V, pour limiter les pertes
Cette méthode est inspirée du modèle en cascade. Le V illustre la phase descendante puis ascendante. Chacune étant alors définie clairement par un cahier des chargés précis, puis soumise à validation. Avec la méthode des cycles en V, il n’est pas possible de revenir en arrière.
L’avantage de la méthode des cycles en V est qu’elle est facile à mettre en oeuvre mais elle ne s’adapte pas à tous les types de projets ni de personnalités. En effet, elle implique une certaine rigueur. Chaque élément étant défini à l’avance, il devient facile de s’y retrouver et les réunions quotidiennes sont alors évitées. En revanche, chaque phase de validation nécessite un point.
Une méthode utile pour :
- Des projets bien définis
- Des exigences très précises
- Des projets industriels ou informatiques avec peu d’évolutions
La méthode du chemin critique, une vision pessimiste mais efficace pour booster un projet
Comme la méthode Lean, la méthode du chemin critique s’utilise pour limiter les coûts et les délais. De la même façon que la méthode PERT, elle consiste à identifier et lister les tâches nécessaires à l’achèvement d’un projet et met l’accent sur l’aspect planning du projet. D’ailleurs, elle s’utilise souvent en complément d’un diagramme de GANTT ou de PERT.
La méthode du chemin critique consiste à créer la plus longue séquence de tâches clés à réaliser qui permettrait d’achever le projet. Grâce à cette feuille de route, il devient plus facile de fixer des délais et de gérer les dépendances.
Une méthode utile pour :
- Gérer efficacement les ressources
- Des projets globalement prévisibles
- Diviser un projet complexe en tâches
Les 5 meilleurs outils de gestion de projet
Avec le développement impressionnant des outils de management de projet, il devient difficile de sélectionner le bon. En effet, il en existe des tonnes et certains se sont d’ailleurs rendus indispensables. Pour vous aider à choisir l’outil qui répondra le mieux à vos besoins, la Fabrique du net vous propose une sélection des 5 meilleurs outils de gestion de projet.
| Logiciel de gestion de projet | Idéal pour… | Prix |
|---|---|---|
| Gérer des projets linéaires avec la méthode Kanban |
|
| Créer, planifier mais surtout automatiser les tâches récurrentes |
|
| Organiser les tâches afin de faciliter la collaboration en mode agile au sein d’une équipe |
|
| Améliorer votre productivité grâce à un ensemble de fonctionnalités imbriquées, le tout de façon collaborative |
|
| Améliorer la productivité grâce à une interface permettant d’organiser et de gérer ses tâches efficacement |
|
Pour en savoir plus sur les outils de gestion de projet :
- Comparatif des meilleurs outils de gestion de projet
- Comparatif des meilleurs outils de gestion de projet agile
- 10 meilleurs logiciels de gestion de projet gratuits
- 15 outils numériques pour gagner en productivité
- Notion – logiciel de gestion de projet – Avis et test
- Notre avis sur l’app ClickUp, une alternative à Notion
- Notre avis sur le logiciel de gestion de projet monday.com
- Notre avis complet sur l’éditeur de logiciel Cegid
Les étapes de la gestion de projet
Comme dans toute discipline, la direction de projet implique de suivre des étapes bien définies. Inutile de vous lancer à toute vitesse, sachez tout d’abord que la préparation demeure le facteur clé de réussite d’un projet. Voici les étapes à suivre qui vous permettront à coup sûr d’atteindre vos objectifs.
- Définir les objectifs. Avant de vous lancer les yeux fermés dans le management de projet, vous devez tout d’abord vous assurer que vos objectifs soient clairement définis et surtout de façon “SMART” : Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Time Based. Ainsi, vos objectifs se doivent d’être précis, mesurables de façon chiffrée, réalisables, en adéquation avec la mission de votre entreprise et enfin, définis dans le temps.
- Déterminer les étapes. Vos objectifs alors définis, il est temps de lister toutes les phases du projet. Pour vous organiser, n’hésitez pas à utiliser un outil de mapping ou à l’ancienne, un fichier Excel. L’important est d’être rigoureux sur la tâche à réaliser, son niveau d’exigence et sa priorité.
- Répartir les rôles. Lorsque vous avez bien en tête les différentes étapes qu’implique votre projet, il convient de déterminer “qui fait quoi”. Identifiez vos ressources : autrement dit vos collaborateurs disponibles qui contribueront avec vous sur le projet. Pensez à considérer également leurs disponibilités ainsi que leurs compétences. Variez les profils afin de constituer une équipe hétérogène tout en veillant à associer des personnes en capacité de travailler ensemble.
- Estimer les risques. Loin de nous l’idée d’être pessimiste. Cela dit, vous lancer sans être conscient des potentiels blocages pourrait avoir des conséquences regrettables. Prenez le temps de déterminer les risques potentiels, aussi bien en termes de budget que de retard. Anticipez : prévoyez d’éventuelles solutions.
- Sélectionner vos outils. Comme vu précédemment, les outils pour vous aider dans la gestion de votre projet ne manquent pas alors autant ne pas se priver. Déterminez vos besoins, votre budget et faites un benchmark des différents outils qui pourraient vous simplifier la vie et vous faire gagner du temps. Attention cependant à ne pas en utiliser trop, ce qui pourrait créer de nombreux process et vous ralentir. Trouvez le juste équilibre.
Pour en savoir plus sur les étapes d’un projet :
Les acteurs de la gestion de projet
Si maîtriser les méthodologies et les étapes du management de projet s’avère important, bien identifier les différents acteurs reste tout autant capital pour la réussite de votre projet.
Chacun a un rôle qui implique des responsabilités spécifiques. Pour clarifier tous les intervenants du projet impliqués et bien visualiser les rôles de chacun, vous pouvez utiliser la matrice RACI : Responsible, Accountable, Consulted, Informed. Nous avons listé pour vous les différents rôles possibles au sein d’un projet.
- Le maître d’ouvrage. Aussi appelé MOA, le maître d’ouvrage est le commanditaire du projet. C’est lui qui deviendra propriétaire du livrable et qui a la charge d’en valider la conformité. Le MOA définit les objectifs, le calendrier ainsi que le budget et est tout à fait en droit d’émettre des réserves voire de refuser le rendu. Plus généralement, le maître d’ouvrage est le client.
- Le maître d’œuvre. Le maître d’œuvre réalise le projet afin de satisfaire le maître d’ouvrage. Sa responsabilité est de fournir le livrable du projet. Pour cela, il met en œuvre des opérations, fait des choix techniques, sélectionne les éventuels prestataires, désigne le chef de projet et valide les décisions intermédiaires. À noter que le maître d’œuvre et le chef de projet peuvent parfois être la même personne.
- Le chef de projet. En collaboration avec le maître d’œuvre, le chef de projet conduit le projet au jour le jour. Pour cela, il anime les différentes réunions, gère les équipes depuis le cahier des charges jusqu’à la recette. Son rôle est de coordonner l’équipe projet et de livrer un rendu au niveau de qualité attendu. Le chef de projet est responsable du déroulé du projet et doit s’assurer de sa rentabilité. Notons que ce dernier peut également être appelé product owner ou scrum master sur des projets agiles.
- L’équipe projet. L’équipe projet travaille bien souvent sous la direction du chef de projet. Celle-ci est généralement composée de membres aux profils et compétences différentes. Bien que l’aspect relationnel puisse rentrer en compte, la constitution d’une équipe projet doit se faire en fonction des contributions que chacun est en mesure d’apporter.
- Le sponsor du projet. Le sponsor a la responsabilité globale du projet et apporte un soutien au chef de projet. Il prend les décisions importantes et c’est lui qui arbitrera en situation de crise. Généralement mais pas systématiquement, le sponsor du projet est un membre de la direction.
- Les utilisateurs. Ce sont eux qui exploiteront les résultats du projet une fois terminé, ils peuvent être internes à l’entreprise ou externes en fonction du projet.
- Les fournisseurs. Dans le cadre d’un projet digital, les fournisseurs pourront également être des prestataires. Ce seront alors des professionnels spécialisés dans le service et ils accompliront une partie des tâches.
Comment se former à la gestion de projet ? Zoom sur 5 formations
Bonne nouvelle, la gestion de projet s’apprend ! L’offre de formations est pléthorique, témoin de l’engouement des entreprises pour la gestion de projet, ses méthodes et ses outils. Si vous voulez développer vos compétences de chef de projet, vous former s’avère un passage quasi obligé. Rassurez-vous, nous avons sélectionné pour vous 5 formations qui vous permettront d’acquérir toutes les compétences nécessaires.
| Nom de la formation | Contenu de la formation | Prix |
|---|---|---|
| Conduite de projet : les 5 essentiels. Une formation en gestion de projet qui s’adresse aux débutants avec un accent mis sur le démarrage du projet et son cadrage : planification, budgétisation ainsi que l’importance de la communication. La formation donne lieue à un certificat de réalisation. |
|
| Management et gestion de projets opérationnels. La formation idéale pour acquérir toutes les compétences nécessaires afin de piloter des projets. Au programme, définition de budget, minimisation des risques, respect des délais ou encore gestion d’équipe. Cette formation nécessite quelques connaissances en management de projet et peut donner lieu à une certification (payante). |
|
| Les fondamentaux du management de projet. Cet organisme propose un apprentissage de tous les outils nécessaires à la gestion de projet. Un focus est mis sur le démarrage du projet ainsi que sur les étapes impliquées jusqu’à atteindre le bilan. Cette formation existe sous format certifiant et s’adresse aux débutants ayant préparé un projet en amont. |
|
| Gestion de projet : les étapes essentielles. Une formation axée sur les compétences indispensables en direction de projet à savoir la gestion de planning, d’équipe, de budget mais également de bien comprendre l’environnement global dans lequel s’inscrit un projet. |
|
| Gérer un projet digital avec une méthodologie en cascade. Cette formation à la gestion de projet en cascade s’adressant aux débutants vous permettra de maîtriser les différentes phases d’initiation, de lancement et d’exploitation, ainsi que les étapes intermédiaires que cela implique. | Gratuit mais certification payante |
Découvrez les meilleures formations et MOOCs en direction de projet :
- Formation gestion de projet , qui présente 7 formations pour acquérir les bases de la gestion de projet ou approfondir ses compétences.
- Formation Scrum Master pour devenir scrum master sur des projets agiles.
- Les 8 meilleurs MOOC en gestion de projet pour vous perfectionner en gestion de projet.
Les réponses à vos questions sur la gestion de projet – FAQ
C’est quoi la gestion d’un projet ?
La gestion de projet est l’ensemble des méthodes et techniques permettant d’organiser un projet afin d’atteindre sa réalisation. Celles-ci incluent notamment la gestion de budget, d’équipe, de contraintes ainsi que l’atteinte des objectifs en respectant des ressources et des délais définis.
Quelle différence entre management et gestion de projet ?
Le management de projet englobe la gestion de projet et la direction de projet. Ainsi, le management de projet prend également en compte d’autres paramètres tels que la sélection de prestataires et implique une perspective « management » d’équipe plus importante.
Quels sont les piliers de la gestion de projet ?
La gestion de projet respecte un schéma bien précis qui inclut les étapes suivantes :
- Définition des objectifs
- Organisation des tâches
- Distribution des rôles
- Pilotage du projet
- Livraison du projet
Quelles sont les méthodes de gestion de projet ?
Plusieurs méthodes de gestion de projet existent :
- Kanban
- En cascade
- Agile
- Scrum
- Lean
- Pert
- Cycles en V
- Chemin critique
Quelles sont les étapes classiques de gestion de projet ?
La gestion de projet implique les étapes suivantes :
- Définition des objectifs ou des OKR
- Identification des étapes
- Répartition des rôles
- Estimation des risques
- Sélection d’outils
1 conseil pour mener un projet à bien ?
Afin de mener un projet de sa phase de démarrage jusqu’à sa livraison, il s’avère nécessaire de respecter certains critères :
- Bien préparer le projet
- Être organisé et rigoureux
- Instaurer une communication fluide et transparente au sein de l’équipe
Quels sont les outils de gestion de projet ?
De nombreux outils existent sur le marché afin d’aider les chefs de projet dans leur mission :
- Asana
- Trello
- Notion
- Clickup
- Monday
Existe-t-il des outils de gestion de projet gratuits ?
Si certains outils de direction de projet sont payants, il en existe bien entendu des gratuits ou en tout cas dans une version limitée qui reste cependant exploitable. On citera donc de nouveau Asana, Trello, Notion, Clickup, Monday mais également Hubspot, Zoho Projects, Teamwork.