Carte carburant : les multiples avantages

L’efficacité et la gestion optimisée des ressources sont au cœur des préoccupations des entreprises. Naturellement, les cartes carburant émergent comme des outils incontournables pour rationaliser les dépenses liées aux déplacements professionnels.

De la simplification administrative à la maîtrise des coûts, en passant par la flexibilité et les avantages exclusifs, ces cartes spécialisées offrent une palette de solutions adaptées aux besoins variés des flottes automobiles d’entreprise.

Ce guide vous dévoile le fonctionnement des cartes de carburant, les bénéfices qu’elles apportent aux entreprises et les critères essentiels pour choisir la carte la plus adaptée à chaque contexte professionnel.

Tout comprendre de la carte carburant

Définition et fonctionnement

La carte carburant, également connue sous le nom de carte essence, est un moyen de paiement destiné principalement à l’achat de carburant et à d’autres services liés aux véhicules. Certaines cartes de carburant peuvent couvrir l’ensemble des frais de déplacement des professionnels itinérants.

Elle est utilisée par les entreprises pour faire le plein et simplifier les frais de gestion, dont les dépenses de carburant de leur flotte de véhicules. Elle offre une solution pratique pour les employés qui n’ont plus besoin d’avancer les frais de carburant.

Les transactions effectuées avec la carte sont regroupées dans une facture unique. Elle facilite ainsi le suivi et le contrôle des dépenses liées à la flotte automobile pour l’entreprise.

Qui peut en bénéficier

Les cartes carburants sont principalement destinées aux entreprises disposant d’une flotte de véhicules, qu’il s’agisse de voitures légères, de véhicules utilitaires ou de poids lourds.

Elles sont attribuées aux employés qui se déplacent régulièrement pour des raisons professionnelles, comme les commerciaux, les livreurs ou les techniciens itinérants.

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Les différents types de cartes carburant

Les cartes carburant sont devenues un outil indispensable pour la gestion des dépenses de carburant des entreprises. Elles offrent non seulement une solution pratique pour les employés, mais aussi un moyen efficace pour les entreprises de contrôler et d’optimiser leurs coûts.

Voici un aperçu plus détaillé des différents types de cartes carburant disponibles sur le marché.

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Les cartes carburant de pétroliers

Ces cartes essences sont directement émises par les grandes compagnies pétrolières telles que Total, Shell, BP, et Esso. Elles offrent plusieurs avantages :

• Réseau étendu : Ces cartes essence sont acceptées dans un vaste réseau de stations-service, souvent à l’échelle nationale et internationale. Elles sont adaptées aux entreprises dont les employés voyagent fréquemment à travers différentes régions ou pays.
• Services complémentaires : Outre l’achat de carburant, ces cartes permettent souvent de régler d’autres services tels que le lavage de véhicules, l’achat de lubrifiants ou d’autres produits en boutique.
• Programmes de fidélité : Les utilisateurs peuvent bénéficier de programmes de fidélité offrant des remises sur le carburant ou d’autres avantages.

Les cartes carburant des prestataires de cartes de services

Ces cartes sont proposées par des sociétés spécialisées dans les solutions de paiement et de gestion de flotte, comme Fleetcor (Fuelman), WEX, ou Edenred.

Elles se distinguent par leur flexibilité :

• Réseau multimarques : Contrairement aux cartes de pétroliers, ces cartes sont souvent acceptées dans un réseau plus large de stations-service de différentes marques. Elles offrent ainsi plus d’options de ravitaillement.
• Services étendus : Elles peuvent inclure une gamme plus large de services, comme le paiement des péages, des frais de stationnement, des services de maintenance et de réparation, et même des dépenses liées à l’hébergement ou à la restauration.
• Outils de gestion : Ces prestataires fournissent généralement des plateformes en ligne avancées pour le suivi et la gestion des dépenses, avec des rapports détaillés et des analyses de consommation.

Les cartes carburant des grandes surfaces

Les enseignes de grande distribution comme Carrefour, Auchan, ou Leclerc offrent leurs propres cartes essence, utilisables dans leurs stations-service.

Ces cartes présentent plusieurs atouts :

• Tarifs compétitifs : Les stations-service des grandes surfaces sont réputées pour leurs prix du carburant généralement plus bas. Ce qui peut se traduire par des économies substantielles pour les entreprises.
• Simplicité d’utilisation : Ces cartes sont particulièrement adaptées aux entreprises locales ou régionales, dont les besoins en carburant peuvent être facilement couverts par le réseau de stations d’une enseigne de grande distribution.

Les cartes carburant des loueurs de véhicules d’entreprise

Les entreprises de location de véhicules longue durée, comme ALD Automotive, Arval, ou LeasePlan, intègrent souvent des cartes carburant dans leurs offres de leasing.

Ces cartes offrent une solution intégrée pour la gestion de la flotte :

• Gestion centralisée : Elles permettent une gestion centralisée des dépenses de carburant et d’entretien des véhicules loués. Elles simplifient ainsi les processus administratifs pour les entreprises.
• Flexibilité et contrôle : Les entreprises peuvent bénéficier de conditions personnalisées et de limites de dépenses ajustables selon leurs politiques internes et les besoins spécifiques de chaque véhicule ou employé.

Les avantages d’une carte carburant pro

Les cartes carburant professionnelles apportent une multitude d’avantages qui facilitent la gestion quotidienne et contribuent à une meilleure efficacité opérationnelle.

Voici une liste détaillée de ces avantages :

• Simplification de la gestion administrative : Les dépenses de carburant sont centralisées sur une seule facture réglée directement oar l’entreprise.
• Meilleure maîtrise des coûts de carburant : Elles offrent la possibilité de bénéficier de tarifs préférentiels et de remises négociées sur le carburant. Elles permettent aussi l’accès à des stations-service offrant des prix compétitifs, en particulier celles des grandes surfaces.
• Réduction des risques de fraude : Le contrôle est renforcé grâce à la personnalisation des limites d’utilisation par carte. Elles permettent un suivi en temps réel des transactions et une gestion simplifiée des notes de frais.
• Accès à des données détaillées sur la consommation de carburant : Elles fournissent des rapports détaillés sur les habitudes de consommation, les itinéraires et l’efficacité énergétique des véhicules.
• Avantages supplémentaires auprès des réseaux de stations-service partenaires : Elles permettent de bénéficier d’offres spéciales et promotions exclusives. Elles ouvrent également l’accès à des services additionnels souvent tels que le lavage de véhicules ou l’achat de produits en boutique.
• Flexibilité et commodité : Les cartes carburant sont acceptées dans un vaste réseau de stations-service. Elles donnent la possibilité pour les employés de se ravitailler 24/7 sans avoir besoin d’avancer les frais.
• Gestion environnementale : Elles permettent de suivre l’empreinte carbone liée aux déplacements professionnels, facilitant la mise en œuvre de politiques de développement durable.

En intégrant une carte carburant professionnelle dans leur gestion de flotte, les entreprises peuvent non seulement réaliser des économies significatives, mais aussi améliorer leur efficacité opérationnelle et leur responsabilité environnementale.

Comment choisir une carte carburant selon ses besoins ?

Choisir la carte essence adéquate permet d’optimiser la gestion de la flotte de véhicules d’une entreprise. Voici quelques éléments à considérer pour faire le bon choix :

La taille du réseau de stations-services

La couverture géographique du réseau de stations-service est primordiale. Une carte carburant offrant un large réseau peut considérablement réduire les détours et le temps perdu à chercher une station compatible, surtout pour les employés en déplacement fréquent ou les flottes couvrant de vastes zones.

Il est donc essentiel de choisir une carte qui offre une bonne accessibilité le long des itinéraires couramment empruntés par vos véhicules.

Le prix du carburant et du service

Les économies réalisées sur le coût du carburant peuvent être significatives, surtout pour les grandes flottes.

Il est judicieux de comparer les tarifs proposés par différentes cartes et de tenir compte des éventuels frais de service ou de gestion associés. Certaines cartes offrent des remises ou des conditions tarifaires avantageuses qui réduisent le coût global du carburant.

Le paramétrage des cartes d’essence

La flexibilité dans la personnalisation des cartes permet un contrôle plus strict des dépenses. La capacité à définir des plafonds de dépense, à restreindre les types de produits achetables (carburant uniquement, huiles, services de lavage, etc.), ou à limiter l’utilisation à certaines zones géographiques ou horaires peut aider à prévenir les abus.

Le type de facturation

Les modalités de facturation et de paiement doivent s’aligner sur les flux de trésorerie et les procédures de comptabilité de l’entreprise. Certaines cartes offrent des options de paiement flexibles, comme des facturations mensuelles ou bimensuelles, qui peuvent aider à mieux gérer la trésorerie.

Il est également important de vérifier si des dépôts de garantie sont requis et comment ils peuvent affecter la liquidité de l’entreprise.

Le genre de services inclus avec la carte carburant

Les services additionnels proposés avec la carte carburant peuvent enrichir l’offre et apporter une valeur ajoutée aux utilisateurs. Par exemple, l’inclusion du paiement des péages sans arrêt aux guichets, des services de lavage, ou l’accès à des outils de gestion et de reporting en ligne peut simplifier la gestion quotidienne et contribuer à une meilleure efficacité opérationnelle.

Ces services peuvent également améliorer l’expérience des employés et contribuer à une meilleure satisfaction au travail.

La carte carburant est un outil précieux pour les entreprises cherchant à optimiser la gestion de leur flotte de véhicules. Le choix de la carte la plus adaptée dépendra des besoins spécifiques de l’entreprise en termes de couverture réseau, de coûts, de contrôle et de services additionnels.