Un projet de transformation digitale ne se réduit pas à un projet technologique. C’est avant tout un projet de transformation de la culture de l’entreprise, donc un projet « humain ». Il est donc primordial d’impliquer l’ensemble des équipes dans ce projet. Dans cet article, nous allons vous présenter les grandes étapes d’un projet de transformation digitale. De la définition des priorités en passant par les nouveaux outils et process à mettre en place, vous saurez tout sur la transformation digitale de votre entreprise.
#1 Définissez clairement le problème et vos priorités
Au début du projet, passez du temps avec des employés de toute l’entreprise à explorer les raisons pour lesquelles vous devez transformer le mode de fonctionnement actuel de votre organisation. Ensuite, après avoir convenu et établi quels sont les problèmes rencontrés, réfléchissez à la façon dont vous prévoyez de les résoudre. Enfin, pensez à comment hiérarchiser et planifier les actions à entreprendre. Le problème pour de nombreuses entreprises est de savoir comment mieux dialoguer avec les clients et leur offrir de meilleures expériences, plus personnalisées, pour aider à s’assurer de leur fidélité. Cependant, limiter une transformation digitale à l’amélioration de l’expérience client, c’est manquer l’occasion de repenser tous les aspects de votre entreprise, y compris l’expérience que vous offrez à vos employés. N’oubliez pas non plus la façon dont vous exploitez les technologies émergentes comme l’IA et l’apprentissage automatique pour générer un environnement concurrentiel. Le défi inhérent à la plupart des entreprises est la réinvention continue des industries, alimentées par des concepts tels que les abonnements (mensuels, annuels etc.) ou la location. Ces changements peuvent obliger les entreprises à modifier leur activité principale centrée sur les produits, en se concentrant sur la fourniture de services. De plus, l’objectif de l’engagement client n’étant plus une vente ponctuelle, cette relation évolue vers la construction d’un partenariat à long terme en essayant de garantir que les clients renouvellent ou étendent leurs abonnement. Pour certaines entreprises, un projet de transformation digitale peut être la première véritable opportunité d’examiner l’ensemble des processus métiers de votre organisation. Il est maintenant temps d’augmenter l’automatisation des processus et l’orchestration de ces processus métier pour à la fois libérer les employés de tâches plus banales et réaliser des économies.
#2 Faites un état des lieux pour mesurer le niveau de maturité digitale de l’entreprise
S’il peut être tentant de relever les défis du monde des affaires en injectant de l’argent et des technologies de pointe, il est peu probable que la direction générale, le service informatique ou vos clients soutiennent une stratégie numérique aussi informelle. Avant de pouvoir appliquer des outils numériques aux problèmes que votre entreprise souhaite résoudre, vous avez besoin d’une vision claire de l’ampleur réelle de ces problèmes. Selon la portée de votre projet de transformation digitale, il peut être nécessaire d’évaluer tous les workflows, procédures et pratiques que vous souhaitez transformer. Une évaluation similaire de l’ensemble de votre entreprise est nécessaire, car vous devrez contextualiser les objectifs du projet dans les ambitions globales de votre entreprise. Si vous adoptez une approche axée sur la continuité, avoir une vision claire des défis de votre organisation peut vous aider à implémenter plus facilement les étapes ultérieures de la transformation digitale.
Par exemple, imaginons que votre projet consiste à mettre à jour votre logiciel d’achat afin de réaliser des économies importantes, de réduire les risques et de créer de la valeur grâce à l’amélioration des processus. L’élaboration d’un plan pour étendre les avantages de l’automatisation, du stockage de documents dans le cloud et de l’analyse des données en temps réel au reste de votre entreprise, sera beaucoup plus facile à l’avenir. C’est un tremplin vers une solution numérique complète et centralisée reliant toutes les parties de votre entreprise et soutenant les objectifs de celle-ci. Savoir où se trouve votre entreprise et ce qu’elle doit faire pour atteindre l’endroit où elle aimerait être est essentiel pour construire une feuille de route saine et réaliste.
#3 Sélectionnez les nouveaux outils & mettez en place les nouveaux process
Lorsque vous évaluez les outils à utiliser pour réussir votre transformation digitale, pensez à ceux qui seront les plus importants pour votre organisation. Par exemple, déterminez si vous souhaitez effectuer la majorité de votre travail en vous appuyant sur la technologie d’un seul fournisseur plutôt que de traiter avec une combinaison de solutions ponctuelles de différents fournisseurs. Êtes-vous à la recherche d’un logiciel de transformation digitale légèrement plus vieux mais qui a fait ses preuves, ou un logiciel plus récent, mais peut-être moins fiable ? Lorsque vous comparez différents éditeurs de logiciels et leurs solutions, demandez-leur des références clients ayant effectués leur transformation numérique avec succès. Regardez également comment les éditeurs gèrent leurs propres transformations numériques. Interrogez des entreprises tierces qui ont une expérience préalable significative dans la transformation numérique. Ainsi, elles pourront partager leurs conseils sur les meilleures pratiques et les leçons apprises. L’onboarding des clients est également un aspect clé de tout projet de transformation digitale. Le but est de créer une expérience simple, informative et très pertinente pour les nouveaux clients, tout en rationalisant les processus back-end pour être plus rentable.
#4 Formez les équipes – Mettez en place une culture digitale dans l’entreprise
Pour établir une base solide, toute transformation digitale nécessite un leader qui assume la responsabilité du projet et qui peut clairement communiquer l’importance de celui+ci à tout le monde au sein de votre entreprise. Ce leader doit être dirigé et conseillé par une équipe de transformation digitale inter-fonctionnelle afin de pouvoir ensuite s’appuyer sur tous les aspects des connaissances et de collaboration à l’échelle de l’entreprise. La transformation digitale étant un projet continu, les employés peuvent ne pas voir immédiatement les avantages directs pour leur secteur spécifique. C’est pourquoi il est si important que vous ayez un visage public pour votre projet, quelqu’un qui puisse partager la vision globale de la transformation numérique, ainsi que la feuille de route et le calendrier des améliorations apportées aux processus métier. Au fur et à mesure que les processus métier sont repensés, les rôles des employés évolueront également. Il est là-aussi essentiel que votre responsable mette à disposition toute formation ou perfectionnement requis pour le personnel au fur et à mesure qu’il en éprouve le besoin. La formation de vos équipes deviendra alors un enjeu majeur afin que tout le monde dans l’entreprise soit au même niveau de maturité digitale.
#5 Définissez une feuille de route
Maintenant que vous savez ce que vous devez faire, il est temps de définir une feuille de route pour l’exécution du projet. L’ensemble de la mise en œuvre doit être effectué par étapes. De préférence, vous pouvez tester différents changements à petite échelle avant de mettre en œuvre votre plan dans la globalité de votre entreprise. Chaque phase d’exécution doit se terminer par une évaluation des risques, c’est-à-dire une réalisation qui montre que le risque d’exécution est réduit. Obtenir l’approbation de la haute direction, finaliser les fournisseurs, etc. sont de bons exemples d’atténuation des risques.
#6 Développez et communiquez votre calendrier à court et à long terme
Chaque projet peut avoir son lot de mauvaises surprises. Mais, ces mauvaises surprises ne sauront déstabiliser une entreprise ayant une liste bien définie de priorités, de rôles et de repères. Une communication fréquente des objectifs, des jalons et des délais du projet permet de maintenir l’engagement et l’enthousiasme à tous les niveaux. Une définition claire des responsabilités et des rôles, ainsi que la manière dont ils soutiennent le projet, aident à minimiser les retards, les erreurs et les omissions. Un calendrier simple, mais ajustable, permet une marge de manœuvre tout en établissant des progrès mesurables et visibles.
#7 Déterminez vos KPIs
Une transformation digitale est incomplète si vous n’avez pas clairement établi des objectifs. Pour mesurer l’efficacité de votre plan, vous devrez mettre en place des indicateurs clés de performance (KPI). Ces mesures démontreront l’efficacité de votre plan de transformation digitale et guideront également les prises de décisions futures. Vous devrez définir des objectifs intelligents avec un chiffre clair réalisable ainsi qu’un calendrier. Ces objectifs guideront et optimiseront l’ensemble du projet et veilleront à ce que l’équipe ne perde pas sa concentration. Une fois que vous avez terminé toutes les étapes de la transformation numérique, il est temps de recommencer. Il est important que vous actualisiez régulièrement votre stratégie en fonction des conditions et des résultats du marché.
#8 Appliquez la bonne combinaison entre les personnes, le processus et la technologie lors de votre transformation digitale
Ce que nous vous avons présenté dans cet article, ce sont des étapes afin de vous assurer que vous disposez de la combinaison optimale entre les personnes, le processus et les technologies pour réussir votre projet de transformation numérique. Comme nous l’avons souligné, la transformation digitale est un effort continu visant à affiner en permanence les processus métier. Tout ceci dans le but d’atteindre des niveaux plus élevés de satisfaction des clients et des employés, de réduire les coûts et de consolider la position de votre entreprise en tant que leader du marché, agile et innovante.