Contrairement à ce que pensent certains entrepreneurs, il est bel et bien possible de créer une campagne emailing B2B de prospection tout en restant conforme à la réglementation en vigueur (RGPD). Retenez simplement qu’il y a 5 points capitaux à prendre en compte lorsque vous envoyez vos mails.
En suivant ces points, nous allons tenter de vous apporter le plus d’informations possible concernant la conformité de votre emailing au RGPD.
#1 Une prospection ciblée et appropriée
La prospection est capitale pour mener à bien des campagnes de vente. Heureusement, la conformité au RGPD n’empêche pas la collecte de leads. Votre rôle est d’aller à la chasse aux données, en vous assurant que ces dernières peuvent être convenablement traitées. Lorsque vous engagez une démarche prospective, deux éléments sont à prendre en compte. Le premier est relatif à l’adéquation de votre collecte de données, et le second élément concerne la pertinence de celle-ci.
Lorsqu’on parle de l’adéquation de la collecte de données, il doit s’agir d’une collecte basée sur le besoin de l’administrateur ou du processeur de données. Si ce que vous comptez utiliser comme données n’est pas strictement nécessaire, inutile alors de les collecter. Une fois que vous vous êtes assuré de l’adéquation de votre collecte de données à vos besoins, vérifier la pertinence de cette collecte. Cette vérification consiste à veiller à ce que vos prospects ne soient pas surpris de votre approche de collecte. Il est important que l’objet de votre collecte soit pertinent.
Votre prospection doit être ciblée. Si elle ne l’est pas, vous n’obtiendrez certainement pas de vos prospects des retours favorables. Le ciblage se définit en fonction de votre activité et des attentes de vos prospects. Vous devez déterminer le besoin et les problèmes de vos prospects afin d’apporter à ces derniers une campagne emailing B2B appropriée. La précision est de mise dans le choix de vos prospects idéaux.
En guise d’exemple, voici quelques idées sur lesquelles vous pouvez vous baser pour un ciblage approprié de vos prospects :
- La situation géographique : posez-vous la question de savoir où se trouvent les prospects que vous souhaitez démarcher. À quel endroit votre service sera-t-il utile ?
- Industries cibles : à ce niveau, cherchez à savoir qui est le plus rentable des clients avec lesquels vous avez déjà eu à travailler. Ces clients trouvent-ils une certaine utilité à s’offrir vos services ?
- Taille de l’entreprise : les entreprises que vous accostez ont-elles réellement besoin de vos services ? Quel est leur revenu annuel ? Combien ont-elles d’employés ?
Besoin d’aide concernant la création de vos emails ? Découvrez notre guide complet pour améliorer les objets de vos emailings.
#2 Vos compagnes d’emailing B2B de prospection doivent avoir un intérêt légitime
À ce niveau, vous avez le devoir d’expliquer votre intérêt légitime à envoyer une campagne emailing B2B à vos prospects.
Si votre ciblage est parfait, alors vous avez des raisons valables et évidentes de contacter un prospect. Néanmoins, vous devez expliquer à votre potentiel client avec exactitude ce qui justifie la pertinence de votre offre. Vous devez lui exposer les raisons qui justifient votre approche.
Dès que vous entrez en contact avec votre destinataire, vous devez immédiatement lui expliquer pourquoi vous pensez qu’il peut vous contacter. Par la suite, il est important de mettre la lumière sur la procédure de traitement des données à laquelle vous avez eu recours pour entrer en contact avec lui.
L’intérêt légitime est une base légale de traitement des données dans le cadre du RGPD, qui couvre les intérêts commerciaux. Pour l’Organisation Internationale du Commerce (OIC), l’intérêt légitime est la base la plus appropriée lorsque « le traitement n’est pas requis par la loi, mais présente un avantage évident pour vous ou pour les autres ».
La base de l’intérêt légitime exige le suivi d’un processus afin de garantir la conformité au RGPD. Vous servir de l’intérêt légitime comme motif légal de traitement de données n’est valable que si votre intérêt l’emporte sur le droit d’un individu à la vie privée. Pour vous en assurer, vous pouvez consulter un Data Protection Officer, garant de la sécurité des données personnelles au sein des organisations.
La clause 1 de l’article 6 des actes législatifs du RGPD stipule que l’internet légitime n’est légal que si « le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement ou par un tiers, sauf lorsque ces intérêts sont supplantés par les intérêts ou les droits et libertés fondamentales de la personne concernée qui nécessitent la protection des données à caractère personnel, en particulier lorsque la personne concernée est un enfant. »
Il peut arriver que les notions d’intérêt légitime et du droit à la vie privée prêtent à confusion. Pour éviter tout souci, il est donc important de conserver des enregistrements de génération de leads. Comme le recommande l’OIC, « il vous incombe également de vous assurer — et de démontrer — que vos intérêts sont en équilibre avec l’individu ». Il faut que vous soyez conscient du contexte et de la logique de votre utilisation de l’intérêt légitime. En faisant valoir que l’entreprise cliente a un intérêt évident pour votre entreprise, assurez-vous que votre offre se rapporte à une activité commerciale spécifique déclarée dans le statut de l’entreprise.
Par exemple, une entreprise d’automatisation de la messagerie doit protéger les données qu’elle automatise et ses utilisateurs, de sorte qu’une société de sécurité de serveur de messagerie a un intérêt légitime à les contacter. Dans le cas où votre service ne se rapporte pas explicitement au statut d’une entreprise, prenez le temps de faire des recherches de base sur votre prospect, et fournissez un certain contexte dans votre courrier électronique pour justifier votre démarche.
#3 Un accès facile au désabonnement et au mécanisme de désinscription
Un bon emailing B2B, qui respecte les normes en vigueur imposées par le RGPD, doit inclure une option de désabonnement. Vos destinataires doivent être informés de comment exercer leur droit à l’effacement et à la restriction des données.
Vos destinataires ont le droit de se retirer à tout moment. Vous n’avez pas le droit de les empêcher de le faire. Il n’est certes pas agréable de faire face à des clients qui se désabonnent, mais il n’est pas légal de les en empêcher.
Pour ce faire, il vous faut installer au bas de votre e-mail un lien de désabonnement. C’est le moyen le plus simple d’automatiser le processus de désabonnement et d’assurer la conformité de toutes vos listes. Le lien amène l’internaute à une page où il peut facilement se désinscrire.
Outre le lien de désabonnement, vous pouvez choisir d’écrire simplement dans votre pied de page que tous les destinataires de votre campagne sont libres de répondre et de dire qu’ils ne manifestent aucun intérêt pour vos propositions. Dans ce cas, vous les supprimerez de votre base de données et de votre liste de diffusion.
Vous pouvez par exemple utiliser le pied de page suivant : « Si vous n’êtes pas intéressé et que vous ne voulez plus avoir de mes nouvelles, répondez simplement « non merci » et je vous retirerai de ma liste ». Si votre destinataire vous demande de supprimer ses données, vous avez l’obligation légale le faire et de ne plus le recontacter.
#4 Une procédure de maintenance et de mise à jour régulière
Dans ce paragraphe, l’idée maitresse à considérer est la mise à jour continuelle de votre base de données. Il ne s’agit pas d’une simple suppression des personnes qui se sont désabonnées. Vous ne devez pas conserver des prospects pendant des mois, ou des informations de contact inexactes. Vous devez de façon régulière nettoyer votre base de données CRM des pistes inactives ou ne répondant pas. Pensez aussi à vérifier que vos enregistrements de contacts sont à jour, et étiquetez vos données de manière appropriée.
La bonne gestion de votre base de données passe également par la gestion que vous faites du contenu. Lorsque vous prévoyez d’effectuer un partage de données personnelles, la moindre des choses à faire est d’en informer le propriétaire. Chaque individu a droit au respect de la vie privée et à la confidentialité. Ainsi, vous n’avez pas la liberté de gérer les données personnelles que vous collectez. Si, par exemple, vous êtes en collaboration avec une autre entreprise sur un élément de contenu, vous devez informer toute personne qui s’abonne de votre intention de partager la liste d’abonnement avec votre collaborateur. Si vous stockez des données personnelles, vous devez prendre les précautions nécessaires pour assurer leur sécurité.
Si vous stockez les données personnelles de vos clients, vous devez absolument prendre les précautions indispensables pour assurer leur sécurité et éviter toutes fuites de données. Vos clients doivent avoir la garantie que leurs données sont en sécurité, pour que le rapport de confiance soit maintenu.
En matière de sécurité des données, vous devez toujours vous assurer que les logiciels et systèmes que vous utilisez sont conformes au RGPD. Vous avez la responsabilité d’utiliser des processeurs de données conformes au RGPD, et de limiter l’accès aux données dans votre entreprise.
Plusieurs entreprises qui n’ont pas réussi à empêcher les violations de données et ont mis du temps à en informer les propriétaires ont été sanctionnées, conformément à la loi en vigueur.
Vous ne savez pas quel logiciel choisir pour votre campagne d’emailing B2B ? Retrouvez ici notre comparatif complet sur les meilleurs logiciels emailing gratuits.
#5 Une réponse informative pour les plaintes et questions relatives au RGPD
Si votre ciblage est précis et que votre emailing B2B est réellement informatif, votre offre peut avoir des retombées positives et favorables. Cependant, la désinformation autour du RGPD et de ce qu’il signifie pour les stratégies de vente et de marketing peut amener vos prospects à prendre du recul. Vous pouvez combler leur manque d’informations en leur offrant la possibilité de répondre à leurs diverses questions concernant le RGPD.
Voici quelques questions qui peuvent vous être posées, et les réponses que vous pouvez apporter.
- « De quel droit m’avez-vous contacté ? » : ne vous en offusquez pas. Il est tout à fait normal qu’un prospect puisse poser ce genre de question, même si l’adresse e-mail en question est celle d’une entreprise. Le fait que son nom soit inscrit dans l’adresse e-mail attribue à ce mail un caractère personnel. Si votre service ne se rapporte pas spécifiquement au statut de l’entreprise, expliquez les raisons pour lesquelles vous pensiez que votre prospect était une personne pertinente à contacter. Vous pouvez même donner une réponse détaillée concernant le moyen par lequel vous avez obtenu ses données.
- « Où avez-vous eu mes coordonnées ? » : à cette question, vous n’avez qu’à expliquer où vous avez trouvé ses données, pourquoi vous pensez que ces données étaient appropriées pour le contacter, et surtout, pourquoi vous avez pensé qu’il serait intéressé par votre offre.
- « Quelles informations avez-vous sur moi ? » : le RGPD fait valoir le droit de vos prospects à être informés sur cette question. Ce droit vous impose donc le devoir de fournir les informations que vous avez collectées dès lors que vous y êtes invité. Vous devez également expliquer comment les informations collectées ont été traitées.
Conclusion
La création d’emailing B2B conforme au RGPD passe par la prospection ciblée, l’intérêt légitime, la possibilité pour le prospect de se désabonner, la maintenance régulière de la base de données et la mise à disposition de réponse informative sur le RGPD. La non-conformité au RGPD peut vous valoir de sévères sanctions. Grâce à ces cinq étapes, vous pouvez facilement vous créer des emailings de prospection qui répondent aux normes en vigueur.
Pour aller plus loin
Laisser un commentaire