Vous êtes une TPE et PME et vous êtes à la recherche d’un CRM simple d’utilisation pour gérer votre relation clients, vos emailings, vos devis, vos factures, vos agendas ? Si oui, vous avez peut-être entendu parler de GRC Contact. Il s’agit d’un logiciel CRM Made in France conçue pour les TPE-PME avec pour promesse principale la simplicité d’utilisation. Que vaut dans les faits GRC Contact ? Nous avons testé le logiciel pour vous.
L’offre de GRC Contact en résumé
GRC Contact a été développé par la société du même nom et lancé en 2004. Il s’agit d’un logiciel 100% Cloud, en ligne, sans installation – « SaaS » dans le jargon. Vous accédez au logiciel en allant sur le site web de l’éditeur et en vous connectant à votre compte client. GRC Contact, comme son nom l’indique, est un CRM. GRC = Gestion de la Relation Clients = Customer Relationship Management = CRM. Précisons qu’il s’agit d’un CRM axé B2B – comme la grande majorité des CRM d’ailleurs. Comme nous aurons l’occasion de le voir au cours de ce test, GRC Contact dispose de très nombreuses fonctionnalités, mais la valeur ajoutée de cette outil réside dans sa très grande simplicité d’utilisation. Pas besoin d’être particulièrement calé en informatique pour utiliser cet outil. GRC Contact est accessible à tout le monde et la prise en main est quasiment immédiate.
Le revers de la médaille, c’est que la solution ne proposent que les fonctionnalités CRM de base. Mais, à la limite, c’est presque un atout. Les gros CRM proposent souvent des tas de fonctionnalités inutiles qui rendent leur utilisation compliquée. GRC Contact se concentre sur l’essentiel : la gestion des contacts, des devis, de la facturation, des agendas, des tâches, des deals, des objectifs commerciaux, des reportings, etc. La vocation d’un logiciel comme GRC Contact est d’aider les commerciaux à gagner en efficacité, en productivité, en réactivité.
Avant d’entrer dans le détail des différentes fonctionnalités de cet outil, voici les différentes formules proposées par l’éditeur :
Les tarifs sont clairement compétitifs. Quelques remarques concernant les offres GRC Contact :
- Attention, les prix indiqués sont les prix par utilisateur. Pratiquement tous les CRM du marché facturent en fonction du nombre d’utilisateurs. A noter que GRC Contact propose des prix dégressifs à partir de 5 utilisateurs.
- Les modules de gestion des devis et des factures ne sont accessibles qu’à partir de la formule « Performance ». Idem pour la gestion des campagnes emailing et téléphone.
- La formule Excellence propose des fonctionnalités de Sales Automation, pour vous aider à accélérer vos process commerciaux (automatisation des relances, etc). Cette formule donne par ailleurs accès à un interlocuteur dédié.
- La formule « Illimité » permet de personnaliser le logiciel à votre guise (en en faisant la demande au support client), que ce soit au niveau des fonctionnalités, des champs des fiches contacts, des reportings, etc. La formule donne aussi accès à une hotline ouverte en permanence et à un serveur dédié.
Le gestionnaire de contacts
Commençons par les fondamentaux. Un CRM est d’abord un outil de gestion des contacts commerciaux – prospects ou clients. C’est la fonctionnalité de base. L’objectif d’un CRM est d’abord de centraliser sur une même plateforme technologique toutes les informations dont vous disposez sur chacun de vos prospects ou clients – ainsi que tout l’historique relationnel. GRC Contact propose cette fonction. Le logiciel utilise des codes couleurs pour classer les contacts et créer des listes personnalisées.
Vous pouvez importer ou exporter vos contacts en quelques clics depuis Excel ou Outlook par exemple. Chaque contact de votre fichier dispose d’une fiche qui répertorie toutes les informations dont vous disposez sur lui, son statut, les tâches à accomplir, etc.
Les fiches précise les coordonnées (email, téléphone, adresse postale), le groupe auquel appartient le contact (prospect, client…), son secteur d’activité, son origine (comment vous êtes entré en relation), l’état du contact (premier contact, en négociation…), les tâches à effectuer pour faire avancer le contact dans le pipeline (relancer, rappeler, proposer un rendez-vous, envoyer un devis…), les pièces jointes partagées avec le contact (propositions commerciaux, devis, bons de commande, etc.), l’historique relationnel…Vous pouvez personnaliser les champs des fiches contacts – retrancher des champs inutiles, en ajouter de nouveaux, etc en en faisant la demande au support. Les informations clients stockées dans le logiciel sont accessibles à tous les collaborateurs.
A noter que si vous disposez d’un formulaire de contact sur votre site internet, vous pouvez faire remonter automatiquement les données collectées à partir de vos formulaires dans GRC Contact. A chaque fois qu’un prospect remplit un formulaire, une fiche contact est créée dans votre CRM. Pratique. Pour bénéficier de cette fonction, vous avez deux possibilités : utiliser le générateur de formulaire proposée par GRC Contact ou utiliser l’API (ce qui nécessite de bonnes connaissances techniques).
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Le gestionnaire des tâches
En B2B, le CRM sert aussi à aider les commerciaux à organiser leur activité. GRC Contact propose un gestionnaire de tâche qui permet de classer et de hiérarchiser par niveau de priorité les actions ou les relances à réaliser. Vous avez la possibilité de filtrer les actions à faire par type, date d’échéance, priorités et responsables.
Toutes les actions terminées sont enregistrées et historicisées, afin de garder une trace de ce que vous avez fait. Les codes couleurs sont une nouvelle fois à l’honneur et permettent de visualiser plus facilement les actions prioritaires. Là encore, on peut constater la grande simplicité de l’interface GRC Contact. Les couleurs facilitent grandement la lecture des informations.
Le suivi des affaires
GRC Contact permet de suivre l’avancée de vos affaires dans le pipeline, c’est un véritable logiciel de gestion commerciale. Le module de suivi des affaires proposé par le logiciel est plutôt bien conçu. Le module donne accès à des statistiques, comme par exemple le nombre d’affaires, le montant moyen des affaires, le montant prévisionnel, le montant total, la probabilité moyenne de conversion de prospect à client, les délais moyen de conversion. Mais surtout, il vous permet de connaître l’état d’avancement de chaque affaire en cours.
Si vous optez pour la formule « Performance » ou une formule supérieure, vous avez la possibilité de gérer vos devis et vos factures directement depuis GRC Contact. Vous pouvez personnaliser vos documents commerciaux à tous les niveaux (sur demande au service client de GRC Contact) : mise en page, police de caractère, logo, couleurs, photos, etc. Les devis et factures sont générées au format Word, ce qui vous permet d’y apporter quelques retouches avant de les envoyer à vos contacts. Les documents sont aussi exportables au format PDF. Vous avez la possibilité, enfin, d’exporter vos listes de devis et de factures au format .csv.
GRC Contact permet aussi d’éditer des propositions commerciales intégrant le devis, une présentation de votre entreprise, un courrier d’accompagnement, un argumentaire de vente, un bon de commande, vos CGV, des photos, etc. Les propositions sont ensuite exportables et imprimables. Mais, comme tous les documents (devis, propositions, bons de commande, factures, etc.), tout reste enregistré dans votre CRM. Concrètement, si un commercial se rend chez un client et qu’il a malencontreusement oublié d’apporter avec lui le devis, il lui suffit de se connecter au logiciel via son smartphone ou sa tablette pour accéder au document. GRC Contact gère très bien la mobilité. Un commercial peut tout à fait éditer un bon de commande ou une facture chez le client.
A noter que vous pouvez éditer votre catalogue de produits et services afin de gagner du temps dans la création des documents commerciaux. Vous pouvez classer vos produits par catégorie et sous-catégorie pour les retrouver plus facilement le moment venu :
Voici à quoi ressemble l’interface de gestion des factures sur GRC Contact. Les codes couleurs permettent de facilement suivre l’état d’avancement des factures (à transmettre, en attente de paiement, partiellement payée, payée, impayée) :
A noter qu’il existe également un module permettant de gérer les factures récurrentes, par exemple celles liées à des contrats de services et à des abonnements. Dans ce cas, les factures sont éditées et envoyées automatiquement au client à chaque échéance. Vous pouvez aussi automatiser les relances de règlement, en configurant l’envoi d’un email de relance à chaque client qui a dépassé la date d’échéance de sa facture.
Remarque : GRC Contact permet, depuis la page d’accueil de votre compte, de suivre la réalisation des objectifs commerciaux mensuels et annuels par équipe et par commercial. Il est possible également de comparer les objectifs atteint au cours de l’année n avec ceux de l’année n-1. C’est une fonctionnalité assez pratique pour les managers en charge de piloter l’activité des commerciaux mais également pour les commerciaux souhaitant savoir en un coup d’oeil où ils en sont de leurs objectifs.
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L’agenda partagé
Avec le logiciel GRC Contact, vous pouvez aussi centraliser, partager et planifier vos activités via le module d’agenda. Ce module permet aux collaborateurs de partager leur agenda. Idéal pour planifier les rendez-vous commerciaux, les calls, les réunions d’équipe, les congés, les salles, etc. Rien à dire sur ce module qui remplit toutes les fonctions que l’on est en droit d’attendre d’un agenda en ligne. Lorsque vous planifiez un rendez-vous commercial, celui-ci est automatiquement ajouté à la fiche du contact et apparaît sur le rapport d’activité hebdomadaire du commercial.
Le module GRC Synchro permet d’accéder à votre agenda depuis votre smartphone, votre tablette ou Outlook – en ligne ou hors ligne. Le module gère aussi bien iOs qu’Android.
Le reporting
Nous avons été agréablement surpris par les possibilités offertes en matière de reporting. GRC Contact propose des rapports à la fois clairs et précis. De nombreux reportings sont proposés. Vous pouvez suivre l’évolution du chiffre d’affaires réalisé, les origines des affaires conclues, la répartition du chiffre d’affaires par famille de produits, l’évolution du ratio affaires conclues / affaires perdues, le CA par client ou encore la performance des commerciaux.
Les campagnes emailing
GRC Contact intègre un module assez complet d’emailing. Vous avez ainsi la possibilité d’éditer et de gérer des campagnes d’emailing et l’envoi de newsletters directement dans votre CRM. L’interface d’édition est très didactique : vous êtes accompagné dans les différentes étapes de création de vos campagnes. Le logiciel invite dans un premier temps à renseigner les informations générales sur la campagne : nom, référence, objet, nom d’expéditeur, email d’expéditeur, etc.
Il faut ensuite sélectionner l’ensemble des contacts à qui vous souhaitez diffuser la campagne. La troisième étape consiste à éditer le contenu du message :
Une fois que votre message est prêt, vous avez la possibilité de tester votre campagne sur une adresse email de destination avant de router les emails à vos destinataires. Cet éditeur, très simple dans son fonctionnement, vous permet de communiquer par email à vos contacts de manière assez simple. Ce module est idéal pour créer des campagnes d’emails de prospection ou des campagnes de fidélisation. Pour chaque campagne, vous avez accès à des statistiques très détaillées : taux de délivrabilité, taux d’ouverture, taux de réactivité, etc. A noter que GRC Contact met à disposition de ses utilisateurs des modèles de messages, pour gagner du temps.
Vous avez la possibilité d’intégrer des custom fields dans vos messages pour personnaliser vos messages :
Notre avis sur GRC Contact
Il ne viendrait à l’idée de personne de comparer GRC Contact à un logiciel comme Salesforce sales ou Microsoft Dynamics. Mais malgré tout, GRC Contact propose tout un tas de fonctionnalités intéressantes. Certes, il s’agit de fonctionnalités de base, mais quand on est une TPE ou une PME, ces fonctionnalités sont la plupart du temps largement suffisantes. Il n’y a rien de plus délétère que de choisir un logiciel CRM trop élaboré qui, parce que trop complexe, finit par n’être utilisé par personne. Si vous avez besoin d’un logiciel qui propose les fonctionnalités CRM classiques et qui soit facile à prendre en main, GRC Contact est clairement un outil que nous vous recommandons. On peut évidemment émettre quelques critiques et pointer du doigt par exemple le côté un peu vieillot de l’interface (intuitif ne veut pas dire moderne) ou l’absence d’application mobile, mais dans les faits GRC Contact rencontre bien les besoins des TPE-PME. Vous êtes tenté ? Vous hésitez ? L’éditeur offre une période d’essai gratuit de 30 jours. N’hésitez pas à tester par vous-même l’outil pour vous faire votre propre avis.
Cet article a été sponsorisé par l’éditeur de GRC Contact.
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