Octobat est un logiciel SaaS qui permet d’automatiser le process de facturation dans toutes ses dimensions : édition des factures et envoi au client, calcul de la TVA, mise à jour des tableaux de paiement… Un très bon outil destiné à toutes les entreprises qui veulent se consacrer entièrement à leur business et qui n’ont pas de temps à perdre dans la gestion administrative. On vous le présente.
Octobat en quelques mots
Startup française fondée en 2014 par Gaultier Laperche, Nicolas Guillemain et Fernando Diez, Octobat propose un logiciel de facturation. L’intérêt de la solution réside dans sa très grande simplicité et dans la capacité qu’elle offre d’automatiser toutes les étapes du process de facturation : édition des factures bien sûr, mais aussi calcul de la TVA, mise à jour en temps réel des rapports de paiement, etc.
Bref, Octobat permet d’automatiser toutes les tâches répétitives et franchement chronophages liées au billing process et de centraliser sur une même plateforme toute la gestion de la facturation. Un logiciel comme Octobat s’adresse à toutes les personnes amenées à éditer des factures, du freelance à la grande entreprise, en passant évidemment par les TPE-PME. Les TPE-PME constituent d’ailleurs la cible privilégiée de la solution.
Octobat s’interface avec deux solutions de paiement, via des connecteurs très simples à configurer :
- Stripe, un système de paiement en ligne concurrent de PayPal et dont nous avons déjà eu l’occasion de louer les mérites sur La Fabrique.
- GoCardless, qui permet de mettre un place un système de prélèvement bancaire.
Le connecteur Stripe permet la mise en place d’échanges de données en temps réel entre les deux outils. Concrètement, dès que vous encaissez une somme d’argent sur Stripe, la donnée de paiement est récupérée par Octobat qui gère automatiquement l’édition et l’envoi de la facture/du reçu au client, et met aussi à jour le tableau de suivi de TVA. Bien entendu, tous les rapports et tableaux sont exportables, ainsi que les factures.
Voici les différentes formules proposées par Octobat :
A noter pour commencer qu’Octobat met à la disposition de tous et gratuitement un mode « Test » pour tester le logiciel et ses fonctionnalités. Le mode test permet d’aller très loin dans la prise en main de l’outil, de configurer les connecteurs Stripe et/ou GoCardLess, vos paramètres de TVA, vos templates email et vos templates de factures. Ce mode est parfait pour vous faire votre propre idée de la solution.
Si, après le test, vous voulez faire d’Octobat votre outil de gestion des factures, vous avez le choix entre 3 packs :
- L’offre Startup, à 31€ par mois : jusqu’à 500 transactions et 15 000 API calls par mois . Le nombre d’utilisateurs est illimité.
- L’offre Growth, à 79€ par mois : jusqu’à 1 500 transactions et 45 000 API calls par mois. Nombre d’utilisateurs illimité.
- L’offre PLUS, à 143€ par mois : jusqu’à 3 000 transactions et 90 000 API calls par mois. Nombre d’utilisateurs illimité.
En cas de besoins supérieurs, Octobat propose des offres sur mesure. Vous pouvez aussi à tout moment passer d’une formule à l’autre, pour adapter votre abonnement à vos besoins. Si vous dépassez le nombre maximum de transactions ou d’API calls, et que vous n’upgradez pas votre abonnement, Octobat facture 15 centimes par transaction supplémentaire et 10 centimes par API calls supplémentaire. Dernière remarque : les prix affichés sont en vigueur pour les utilisateurs qui choisissent un engagement annuel. Ils sont légèrement supérieurs si vous optez pour un engagement mensuel.
Octobat met une FAQ à votre disposition pour vous accompagner dans la configuration et la prise en main de l’outil. Un numéro de téléphone et un formule de contact sont également mis en avant sur le site web, permettant d’entrer facilement en relation avec le support en cas de question ou de problème. Nous n’avons pas testé la réactivité du support.
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Prise en main & configuration initiale
Découvrons maintenant comment se présente l’outil. D’abord, l’inscription. Pour utiliser Octobat, vous devez créer un compte depuis la page d’accueil du site de la plateforme. On vous demande plusieurs informations : votre prénom, votre nom, votre email, un mot de passe, votre pays et le nom de votre entreprise.
La page sur laquelle vous atterrissez ensuite vous propose de connecter votre compte Octobat avec votre système de gestion des paiements. Vous avez le choix entre Stripe et GoCardless. Comme vous pouvez le constater sur la capture d’écran, quatre autres connecteurs sont en travail : PayPal, PayMill, BrainTree et Finstack. Rappelons à cette occasion qu’Octobat n’est pas un service de paiement. Pour pouvoir utiliser pleinement le logiciel, vous devez nécessairement connecter votre service de paiement, c’est-à-dire avoir un compte Stripe ou un compte GoCardless (ou bien utiliser l’API).
Une fois que vous avez connecté votre compte Octobat et votre système de paiement, vous êtes invité à configurer la TVA. Pour le moment, Octobat gère le calcul de la TVA pour tous les pays de l’UE, pour les USA et l’Australie. A noter qu’il est possible d’utiliser Octobat uniquement pour l’automatisation de la facturation, sans utiliser les fonctionnalités de calcul de la TVA. Et, inversement, vous pouvez utiliser la solution pour automatiser le calcul de la TVA mais éditer manuellement vos factures. Octobat est un outil très souple de ce point de vue.
Vous atterrissez ensuite sur l’interface de votre compte. Le menu permet d’accéder aux différentes sections de la solution. L’entrée « Customers » vous permet de visualiser la liste de vos clients et d’accéder en un clic aux informations les concernant : nom de l’entreprise, email, adresse de facturation, téléphone, site web, numéro de TVA. Vous pouvez aussi ajouter de nouveaux clients manuellement, mais si vous utilisez les fonctions d’automatisation d’Octobat, vous n’avez pas à vous en charger : les fiches clients sont automatiquement créées grâce aux données en provenance de votre service de paiement.
La section suivante permet de visualiser l’ensemble de vos transactions, c’est-à-dire l’ensemble des paiements effectués avec votre service Stripe ou GoldCardless.
La section « Documents » vous permet d’accéder à la liste de vos factures, avec les informations concernant le statut, la date d’émission, le numéro, le client, le montant, etc. Les factures sont générées automatiquement par Octobat à partir des données du service de paiement. Si vous n’avez pas connecté votre service de paiement, vous avez la possibilité de créer des factures manuellement (mais pour cela vous devez déjà avoir créé la fiche client). Mais bon, se priver des fonctionnalités d’automatisation, c’est se priver de ce qui fait toute la valeur ajoutée d’Octobat.
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Vous pouvez envoyer vos factures à vos clients par email en cliquant sur « Send ». Vous pouvez aussi les télécharger au format PDF pour les exporter.
La gestion de la TVA s’effectue depuis la section « Tax Reports ». Comme vous pouvez le constater sur la capture d’écran qui suit, Octobat permet de gérer la collecte de la TVA de différents pays. Idéal quand on vend des produits dans le monde entier.
Tous les documents générés par Octobat (factures, avoirs et transactions) peuvent être exportés au format CSV ou PDF.
C’est dans la section « Configurations » que vous pouvez configurer votre compte Octobat, créer votre template d’email (pour l’envoi des factures à vos clients), créer votre template de facture ou même créer des coupons ! A noter que vous pouvez créer plusieurs templates de factures et d’emails, en multilingues.
Conclusion
On peut regretter le nombre limité d’intégrations pour le moment, même si, on l’a vu, de nouveaux connecteurs étaient actuellement en développement (notamment un connecteur PayPal). On peut aussi regretter le fait qu’Octobat ne soit disponible qu’en anglais.
Mais Octobat vaut quand même clairement le détour. On apprécie la simplicité de l’interface, aussi facile à configurer qu’à utiliser au quotidien. La prise en main est immédiate. Le menu permet d’accéder en un clic aux différentes sections et fonctionnalités du logiciel. Evidemment, le grand point fort d’Octobat réside dans l’automatisation : automatisation de la création des factures, du calcul de la TVA, du reporting, qui permet des gains de temps considérables. Pour une TPE-PME, Octobat permet d’économiser plusieurs heures par mois dans la gestion comptable. On vous conseille vivement de tester cet outil.
Cet article a été sponsorisé par Octobat.
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