Les fondamentaux de la gestion des stocks en e-commerce

Sur un site e-commerce, la gestion des stocks est la partie la moins réjouissante et la plus casse-tête. La plupart des e-commerçants vous le diront…et ils n’ont pas tort.

Pourtant, négliger cet aspect de votre activité e-commerce ou vouloir aller trop vite peut vous coûter cher, très cher même. Optimiser votre gestion des stocks et des approvisionnements vous permettra de gagner de l’argent. Si vous réfléchissez à votre système de gestion des stocks en amont, c’est mieux. Mais il n’est jamais trop tard pour modifier la manière de gérer ses stocks et ses approvisionnements.

Dans cet article, nous vous présentons les fondamentaux pour mettre en place un système simple mais robuste de gestion des stocks en e-commerce. Nous aborderons successivement les différentes méthodes de gestion des stocks utilisées par les entreprises, les obstacles courants rencontrés et les meilleures solutions de gestion des stocks adaptées aux petites et moyennes entreprises (et la manière de les mettre en place).

Comme la gestion des stocks est inséparable de la gestion de la livraison, nous vous proposons de lire en parallèle notre article Comment gérer votre stratégie de frais de port.

Les différentes méthodes de gestion des stocks utilisées par les entreprises et les grands groupes

Pour commencer, voici un panorama rapide mais assez complet des différentes méthodes utilisées par les commerçants pour gérer leurs stocks et leurs approvisionnements :

• La méthode des stocks minimum : Cette méthode consiste à se réapprovisionner dès lors que le stock d’un produit tombe au-dessous d’un certain seuil. Cette méthode permet de gérer un minimum de stock tout en évitant au maximum les ruptures de stock et les baisses de ventes que cela peut générer.
• La méthode du juste-à-temps (Just-in-Time en anglais, ou JIT) : Cette méthode consiste à attendre la commande du client pour s’approvisionner. Vous vous approvisionnez auprès de votre fournisseur à la date de commande du client. L’intérêt de cette méthode est qu’elle limite au maximum les stocks et qu’elle vous évite d’acheter des produits que vous n’êtes pas sûr de vendre. Le problème, c’est qu’elle peut engendrer des rupture de stocks et allonge les délais de livraison. Si vous commercialisez des produits que d’autres e-commerçants commercialisent dans les mêmes conditions de prix, vous risquez de perdre des clients en utilisant cette méthode.
• La méthode du « Premier entré – premier sorti » (PEPS) ou « First In First Out » (FIFO) : Cette méthode consiste à vendre (= sortir de votre stock)  en premier les produits qui sont entrés dans votre stock en premier. C’est la méthode utilisée pour les produits périssables. Cette méthode de gestion des stocks suppose une certaine organisation dans le rangement des produits dans vos étagères.
• La méthode du « Dernier arrivé – Premier sorti » (ou « First In Last Out » en anglais, FILO) : comme son nom l’indique, c’est méthode est l’inverse de la méthode FIFO. C’est le dernier produit qui est entré dans votre stock qui sort en premier. Par conséquent, les premiers produits sortent en dernier. C’est une méthode de moins en moins utilisée et qui, bien sûr est illégale si vos produits sont périssables. Le seul intérêt de cette méthode est logistique : si vous stocker vos produits dans des cartons, c’est plus simple de récupérer le produit au-dessus de la pile que celui tout au fond du carton.
• Les méthodes de prévision de la demande : méthodes qui consistent à gérer les stocks et les approvisionnements en se basant sur une étude et une prévision de la demande (analyse des tendances, des cycles, de la saisonnalité, sondages, études de marché, etc.). Il s’agit d’anticiper, sur une période donnée, un volume de ventes prévisionnel et de calquer votre approvisionnement sur cette prévision. L’objectif, bien entendu, est d’avoir un stock réduit de marchandises mais suffisant pour satisfaire la demande.
• La méthode de l’inventaire : l’inventaire des stocks permet de s’assurer de l’état de votre stock et éventuellement de sortir du stock les produits qui se sont dépréciés (produits périmés, détériorés, etc.). L’inventaire physique des stocks est une obligation comptable pour tous les commerçants. Il doit être réalisé au moins une fois par an, peu avant la clôture des comptes de l’exercice.

Il est important, quand on est e-commerçant, de bien connaître ces méthodes de stockage et d’approvisionnement avant de penser à la gestion des stocks sur votre boutique en ligne.

Avant de voir comment intégrer ces méthodes dans la gestion des stocks sur votre e-commerce, il n’est pas inutile de s’arrêter un instant sur les problématiques inhérentes à la gestion des stocks et des approvisionnements (cela vous permettra de voir tout l’intérêt des méthodes que nous venons de décrire rapidement).

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Les problématiques générales liées à la gestion des stocks et des approvisionnements

Si la gestion des stocks est si pénible, c’est qu’elle pose souvent problème. Il y a des problématiques inhérentes à la gestion du stock qui font que les choses se passent rarement comme prévu…sauf si vous utilisez un système de gestion des stocks cohérent et structuré (nous y reviendrons !).

Le sous-stockage et le sur-stockage

Dans l’idéal, une bonne gestion des stocks permet de stocker juste ce qu’il faut, c’est-à-dire à éviter autant les sur-stockages que les sous-stockages. Vous n’êtes par le Père Noël : l’objectif n’est pas d’accumuler des montagnes de stocks. Le sur-stockage a plusieurs inconvénients.

Premièrement, il mobilise une partie de votre capital circulant pour rien (l’argent est fait pour fructifier !), ce qui réduit votre trésorerie et vos possibilités en termes d’investissements (pour le marketing par exemple).

Deuxièmement, une marchandise qui reste trop longtemps en stock a tendance à perdre de la valeur : soit parce qu’elle se détériore, soit parce qu’elle devient obsolète (la demande pour un produit n’est jamais éternelle, surtout dans un système économique basé sur l’innovation et l’appétit des consommateurs pour le « nouveau »).

Avoir trop de stocks, c’est risquer de perdre de l’argent et de stocker des produits que vous ne vendrez jamais.

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Mais, à l’inverse, être en sous-stockage n’est pas une bonne chose non plus. Certes, cela permet d’avoir plus de trésorerie, mais vous courrez le risque de perdre des occasions de ventes parce que vous n’avez le produit au bon moment.

Dans le contexte du e-commerce, vous serez obligé d’indiquer que votre produit est en rupture de stock ou bien de rallonger considérablement les délais de livraison. Les personnes qui achètent sur internet n’aiment pas vraiment ça en général : elles achètent justement sur internet pour recevoir les produits plus rapidement !

Le sous-stockage a un impact négatif sur votre chiffre d’affaires (et donc sur votre trésorerie future), mais aussi sur votre réputation de commerçant.

Les méthodes rationnelles de gestion des stocks ont pour fonction d’éviter à la fois les situations de sur-stockage et celles de sous-stockage.

Si vous ne savez pas encore quelle forme juridique adopter pour lancer votre activité ecommerce, nous vous invitons à consulter notre article : « Quel statut juridique choisir pour mon site ecommerce ?« .

Les erreurs d’inventaires

Cela vous est peut-être déjà arrivé en tant que commerçant : vous pensiez avoir 15 clés USB en stock (ou autre chose), et vous vous apercevez en consultant votre stock que vous n’en avez plus que 12.

C’est déjà en soi problématique, mais là où ça l’est encore plus c’est lorsque vous pensiez en avoir 5 alors que vous n’avez plus du tout. Si un client commande la clé USB, le retard de livraison risque de lui déplaire. L’impact sera négatif autant pour votre réputation que pour votre porte-feuille (si le client annule la commande).

Trois raisons peuvent expliquer ces erreurs d’appréciation : soit vous avez perdu ou égaré les produits manquants, soit ils ont été volés, soit vous gérez mal votre comptabilisation des stocks. Dans tous les cas, avoir une bonne méthode de gestion des stocks et réaliser des inventaires réguliers vous permettra d’éviter ce genre de situations.

L’absence de système centralisé de gestion des stocks

Les problèmes évoqués plus haut peuvent être résolus par la mise en place d’un système centralisé de stockage. en effet, quand ce type de problèmes apparaît, c’est qu’en général les commerçants utilisent un système d’inventaire et de gestion des stocks pas assez centralisés.

En général, les e-commerçants utilisent l’une des techniques suivantes pour gérer leur stock :

• Un carnet et un stylo (ça existe encore…).
• Un spreadsheet ou un Excel rempli manuellement
• Un système de gestion automatisé proposé par les plateformes ecommerce hébergées SaaS (Shopify, Wix, Weebly…)
• Un système de gestion automatisé conçu pour les commerces physiques.
• Un système de gestion automatisé proposé par un logiciel e-commerce.

Les deux premières techniques peuvent difficilement permettre une gestion centralisée des stocks, même si en théorie c’est possible. C’est extrêmement chronophage et fastidieux (sortir son stylo à chaque commande sur le site nécessite une bonne dose de volonté).

La troisième technique (utiliser la plateforme hébergée) peut fonctionner si vous ne vendez que sur un seul site. Par contre cela pose un gros problème de centralisation si vous vendez sur plusieurs plateformes (votre site internet, des marketplaces, des sites partenaires, etc.).

Shopify permet d’automatiser une partie de la gestion des stocks mais n’est pas adapté à votre activité si vous vendez sur plusieurs canaux :

Quatrièmement, les plateformes de gestion conçues à la base pour les commerçants physiques ne sont pas idéales non plus. Pour la simple et bonne raison que le fonctionnement d’une boutique en ligne diffère de celui d’un commerce traditionnel ayant pignon sur rue, type licence d’occasion.

Les fiches produits de votre ecommerce représentent des pages stratégiques et doivent être particulièrement bien conçues (surtout celles de vos produits phares). Nous vous invitons à lire nos guides sur la conception et la rédaction des fiches produits et à consulter 15 exemples de fiches produits réussies.

La solution la plus satisfaisante pour gérer ses stocks dans un contexte e-commerce est de recourir à la cinquième technique : utiliser un logiciel ecommerce à installer. Ce type de logiciels (dont Prestashop est un bon exemple) permet d’automatiser le traitement des commandes et les mises à jour du stock.

Concrètement, lorsque vous installez le logiciel, la plateforme vous demande de renseigner les quantités pour chaque produit. Ensuite, c’est le logiciel qui met automatiquement à jour votre stock. Les connecteurs vous permettent de connecter le flux de données en provenance des vos autres canaux de vente si vous en avez (= si vous vendez sur une marketplace par exemple).

Un autre avantage de cette solution est qu’elle permet dans le même temps de gérer la livraison (choix des transporteurs…). Enfin, si vous êtes une marketplace, vous pouvez automatiser la mise à jour des stocks en temps réel grâce aux données fournies par vos fournisseurs, mais aussi la mise à jour des fiches produits.

Vous ne savez pas encore quel logiciel utiliser pour votre boutique en ligne ? Découvrez notre comparatif logiciels ecommerce (Prestashop, Shopify, WooCommerce).

Les meilleurs solutions pour gérer les stocks en e-commerce (petites et moyennes entreprises)

D’abord, le choix du système de gestion des stocks dépend de votre objectif final. Certaines solutions sont très abordables mais chronophages, d’autres supposent un investissement financier plus important mais vous feront gagner du temps (et de l’argent) sur le long terme.

Ensuite, ce choix dépend aussi de la manière dont vous stockez vos marchandises. Si vous stockez chez vous ou dans un entrepôt, l’organisation n’est pas la même que si vous êtes un distributeur qui ne s’occupe que de livraison (le stockage étant dans ce cas géré par vos fournisseurs eux-mêmes).

Première solution : vous gérez votre propre stock

Si vous stockez vos marchandises dans un entrepôt, chez vous ou dans un magasin physique, il y a plusieurs variables à prendre en compte.

Vous devez d’abord faire en sorte de maintenir une quantité de stock optimale, c’est-à-dire éviter le sous-stockage et le sur-stockage (nous avons évoqué cette problématique plus haut dans l’article).

Il faut que vous passiez commande à votre fournisseur dès lors que la quantité d’articles descend sous un seuil fixé par vous pour éviter d’être en rupture de stock, tout en évitant de commander plus de produits qu’il n’y a de demande.

Ce qui suppose d’anticiper la demande. Cette capacité de prévoir la demande est la condition sine qua non de la bonne gestion d’un stock de marchandises. Mais c’est plus facile à dire qu’à faire. Il n’est pas toujours simple de prévoir le nombre de produits que vous réussirez à vendre.

Bien entendu, si vous ne vous occupez que de la livraison et que vous confiez la gestion des stocks à vos fournisseurs, le problème ne se pose pas.

Découvrez nos 15 vérifications pour s’assurer que votre site Ecommerce est optimisé pour le référencement naturel.

Voici quelques conseils pour vous aider à prévoir le plus correctement possible votre volume de ventes :

• Analysez le volume de ventes antérieur. Pour prévoir le futur, il faut connaître le passé. C’est vrai dans tous les domaines, y compris dans la gestion des stocks. Si l’année derrière vous avez vendu 10 fois plus de produit A au dernier trimestre (grâce à Noël), vous savez ce qu’il vous reste à faire à l’approche de cette période : commandez plus de produits A. Si vous n’avez pas d’historique (parce que vous venez de vous lancer, ou parce que vous proposez un nouveau produit), prévoir la demande devient beaucoup plus difficile.
• Définissez une période de prévision. Il faut que vous prévoyez, pour chaque type de produit, le volume de ventes sur une période déterminée : deux semaines, un mois, deux mois, un trimestre. Nous vous conseillons de privilégier les périodes d’un mois ou de trois mois. Au fur et à mesure que s’écoule la période, comparez vos ventes effectives à vos prévisions pour pouvoir ajuster vos anticipations pour les prochaines périodes.
• Analysez les tendances du marché. Pour cela, vous pouvez commencer par utiliser Google Trends, qui donne des informations sur les tendances de recherche sur Google. Soyez attentif aux pics de recherche, qui indiquent une demande accrue. Pour certains produits, les pics sont cycliques (liés à la saison par exemple), d’où l’intérêt d’analyser les tendances sur plusieurs années. Google Trends permet de remonter jusqu’à 2004. Pensez enfin à comparer ces données de Google Trends à vos propres données de vente (si vous avez un historique). Un pic sur Google Trends ne signifie pas forcément un pic de ventes pour votre e-commerce.

Après avoir construit vos prévisions et anticipé votre volume de ventes, vous devez fixer le niveau minimum de stock. « Minimum » est ici à comprendre au sens de « optimal ». Pour déterminer ce niveau, vous devez d’abord vous appuyer sur vos prévisions.

Votre stock minimum doit correspondre à environ cinq jours de stock. Si vous avez anticipé 5 ventes du produit A par jour pour la période en cours, le niveau minimum de votre stock pour le produit A doit être de 25 articles (5 x 5).

Cette règle des 5 jours est celle pratiquée par beaucoup d’entreprises et de grands groupes. Mais bien sûr, elle peut varier en fonction de plusieurs paramètres : votre secteur d’activité, la nature des produits que vous commercialisez, les délais de livraison de vos fournisseurs.

La dernière étape, c’est de mettre en place votre système centralisé de gestion des stocks. Si vous vendez uniquement sur votre site e-commerce, vous pouvez très bien vous passer d’un système centralisé.

Cela dépend de la capacité de votre plateforme ecommerce à fournir les fonctionnalités de gestion de stocks correspondant à vos besoins. Par contre, si vous vendez sur plusieurs sites, sur des marketplaces ou que vous alliez online et offline (e-commerce + magasin physique), la centralisation de la gestion des stocks est pratiquement incontournable.

Voici quelques exemples d’outils qui vous permettront de centraliser votre gestion en multi-canal : ChannelApe, Sellsy, Netsuite, Facilecomm, Sage ou Microsoft Dynamics.

Deuxième solution : vous êtes un distributeur (gestion des stocks externalisée)

Certains e-commerçants (c’est peut-être votre cas) sont de simples distributeurs : les produits sont stockés par les fournisseurs et commandés par le e-commerçant au moment des commandes clients.

Ce mode de fonctionnement est plus simple à gérer, mais cela suppose de bien connaître le niveau de stocks de vos fournisseurs et de mettre à jour en temps réel les disponibilités du produit sur votre boutique. Comment intégrer ces mises à jour ? Il y a deux méthodes.

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Méthode #1 : faire les mises à jour des stocks manuellement

Cette méthode consiste à vérifier régulièrement l’état du stock de vos fournisseurs en checkant leur site web. Et à mettre à jour quotidiennement les disponibilités pour chacun de vos produits.

Cette méthode peut faire l’affaire si vous commercialisez un tout petit nombre de produits, mais au-delà de 10-15 produits, ça devient rapidement fastidieux et ingérable. D’où la deuxième méthode.

Méthode #2 : utiliser un logiciel de gestion de stock

C’est la méthode la plus simple – surtout si vous vendez sur plusieurs canaux. Certains logiciels utilisent des connecteurs permettant de créer un flux de données entre votre site ecommerce et les sites des fournisseurs et de synchroniser en temps réel les disponibilités en fonction des données envoyées par les systèmes de gestion des stocks des fournisseurs. ChannelApe permet de faire cela. Mais tous les logiciels présentés plus haut ne le permettent pas.

En utilisant un logiciel adapté, vous pourrez :

• Automatiser les mises à jour de l’état des stocks.
• Automatiser les mises à jour des fiches produits. Vos fournisseurs peuvent en effet décider à tous instants de changer le prix d’un produit, de modifier sa description, son titre, de créer de nouvelles variantes, voire tout simplement de supprimer le produit de leur catalogue.
• Vendre beaucoup plus facilement en multicanal et sur des marketplaces.

La plupart des logiciels qui proposent ces fonctionnalités sont très simples à utiliser. Vous créez un compte, réalisez quelques configurations et appuyez sur quelques boutons pour lancer les installations. Comptez une heure de travail à peine…

Nous espérons que cet article vous a appris plusieurs choses sur les différentes méthodes de gestion des stocks et la manière de les mettre en place concrètement.

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