Le cadrage d’un projet est indispensable pour sa réussite. Par exemple, selon le Standish Group Chaos Report, il y a un échec de 83 % des projets informatiques ! Or, si différentes causes sont possibles, une mauvaise note de cadrage peut contribuer à ce manque de succès.
Comment réussir le cadrage de votre projet ? Comment rédiger une note de cadrage efficace ? Découvrez-le dans ce guide complet.
- La note de cadrage permet de déterminer les objectifs, les limites, les parties prenantes et les risques d’un projet ;
- Ce document synthétique est établi avant la planification du projet ;
- Cette note permet de partager la vision du projet avec le client et les équipes ;
- Le cadrage de projet est une solution simple pour éviter l’échec d’un projet.
Définir le cadrage projet et ses objectifs
Le cadrage de projet est une étape décisive qui contribue à sa réussite. En effet, en gestion de projet, cette phase sert à définir le besoin du client. Il détermine le cadre et les limites de la mise en œuvre du projet, notamment sa faisabilité financière et technique. Elle doit définir les objectifs à atteindre et les livrables. Elle permet également de clarifier le rôle des différents acteurs du projet pour atteindre ces objectifs.
Objectifs projet : à quoi sert une note de cadrage ?
La note de cadrage constitue un élément essentiel du plan de management. De quoi s’agit-il ? Un document de synthèse rédigé par le chef de projet qui reprend les exigences du projet et délimite son périmètre. Elle est destinée au client, mais aussi à toutes les personnes qui jouent un rôle dans sa mise en œuvre.
Ce document a donc un rôle stratégique. Il garantit l’alignement avec le projet, la validation des objectifs à atteindre et la réduction des risques.
Les avantages d’une note de cadrage bien rédigée sont :
- Clarifier les objectifs et concrétiser l’engagement des différentes parties prenantes ;
- Avoir un document de communication écrit qui retranscrit la vision partagée du commanditaire et de l’entreprise ;
- Avoir toutes les informations pour une mise en œuvre structurée du projet et faciliter la prise de décision ;
- Identifier les risques et les contraintes du projet.
Cadrage projet vs planification : différences et complémentarités
Quelles sont les différences entre le cadrage de projet et la planification ? La phase de cadrage précède la planification. Elle se concentre sur la définition des contours du projet, la définition des objectifs et des livrables, mais n’entre pas dans les détails. Elle fait partie de l’avant-projet sans mettre en place un planning.
La planification, quant à elle, détaille les ressources nécessaires et l’organisation du travail. Elle découpe le projet en tâches à réaliser, les hiérarchise, estime leur durée et fixe leur échéance.
Pourquoi le cadrage est-il essentiel dans la gestion de projets ?
Un cadrage mal réalisé peut avoir des conséquences négatives sur la réussite du projet. Un cadrage bien réalisé peut, au contraire, assurer son succès.
Les conséquences d’un cadrage mal réalisé
Un cadrage incomplet peut entraîner :
- des objectifs inadaptés ou qui doivent être modifiés en cours de projet ;
- un manque de coordination et de communication entre les équipes, voire un désengagement de ses membres ;
- une mauvaise estimation des ressources nécessaires ou du budget ;
- des risques non identifiés ;
- une estimation erronée du temps nécessaire à la réalisation des tâches composant le projet.
Des retards, des blocages ou des surcoûts nuisent alors au succès du projet.
18 % des projets sont annulés ou les livrables ne sont pas utilisés ! En réalité, seuls 39 % des projets aboutissent
Ce que permet un bon cadrage du projet
Le Standish Group a établi une liste qui reprend les facteurs de réussite d’un projet informatique :
- L’implication des utilisateurs ;
- Un soutien de la direction ;
- Des exigences claires ;
- Une planification adaptée ;
- Des attentes réalistes ;
- Des phases de production courtes ;
- Une équipe compétente ;
- La propriété ;
- Une vision et des objectifs clairs ;
- Un travail intense.
Parmi ces facteurs, plusieurs d’entre eux sont indispensables pour bien cadrer un projet :
- La vision du projet qui doit être la même pour le client et la prestataire ;
- Des objectifs définis avec clarté avec des attentes réalistes ;
- Les compétences d’une équipe et son implication.
Vous pouvez utiliser la méthode QQOQCP ainsi que la méthode SMART pour définir les objectifs de manière claire.
Étapes clés pour cadrer un projet avec efficacité
Étape 1 : analyser les besoins et le contexte du projet
Une réunion de cadrage est organisée avec les différentes parties prenantes. Son rôle est d’identifier la finalité du projet. Elle définit sa vision et permet d’impliquer les équipes. Il faut déterminer pourquoi le client souhaite créer ce projet en fonction de ses besoins et de ses contraintes. Cette étape permet de définir le type de livrable souhaité.
Étape 2 : formuler les objectifs du projet
Le chef de projet doit ensuite traduire ces besoins en objectifs clairs et mesurables. Comment faire ? Appuyez-vous sur la méthode SMART pour obtenir des objectifs :
- Spécifiques : précis et clairement définis, compréhensibles par tous ;
- Mesurables : de manière quantifiée ou qualifiée pour pouvoir adapter les moyens nécessaires à leur réalisation ;
- Atteignables : c’est-à-dire réalistes avec les moyens à disposition et le timing défini ;
- Réalistes : ils doivent être pertinents quand on les replace dans le contexte du projet ;
- Temporellement définis : une échéance temporelle est indispensable pour la réalisation de l’objectif.
Étape 3 : identifier les parties prenantes du projet
Il s’agit de cartographier les acteurs et parties prenantes du projet afin de répartir les rôles de chacun. Pour cela, il est possible d’utiliser une matrice RACI. Elle sert à définir :
- Le responsable du projet qui coordonne les tâches ;
- L’approbateur, la personne qui doit rendre des comptes ;
- Le consulté, celui à qui on demande son avis ;
- L’informé, qui connaît les actions menées et les décisions prises.
Attribuer ces rôles à différents membres de l’équipe facilite la gestion du projet.
Certaines méthodes de gestion de projet attribuent des rôles aux différents membres de l’équipe. C’est par exemple le cas de la méthode Scrum.
Étape 4 : définir le périmètre projet
Une fois les objectifs définis et les parties prenantes identifiées, il faut définir le périmètre du projet. Lors de cette démarche, le chef de projet :
- rappelle la raison d’être du projet ;
- identifie les livrables à réaliser ;
- annonce l’ensemble des tâches à accomplir ;
- précise les contraintes à respecter ;
- indique les conditions d’acceptation des livrables.
- Cette étape permet également de définir ce qui hors périmètre du projet. Ainsi, des limites sont posées et des tâches sont exclues de la réalisation finale.
Étape 5 : estimer les ressources et moyens nécessaires
Durant cette phase, le chef de projet liste les ressources et moyens nécessaires à la réalisation du projet :
- Les ressources humaines : les personnes qui ont les compétences nécessaires pour mener à bien le projet ;
- Les ressources matérielles : les locaux, les outils, les documents, le matériel, les techniques indispensables pour réussir ;
- Les ressources financières : le budget qui permet de chiffrer le coût du projet.
Étape 6 : anticiper les risques et hypothèses du projet
Dès la note de cadrage, il est indispensable de déterminer les risques liés au projet. Les risques se définissent comme des événements possibles qui peuvent nuire à sa réalisation. Comment les éviter ? S’ils ne sont pas forcément évitables, il faut les anticiper pour trouver une solution avant leur apparition.
Le pilotage des risques peut être réalisé en utilisant une matrice des risques. Elle définit le type de risque, son impact, sa probabilité et sa gravité. Ensuite, une action préventive doit être proposée au cas où le risque se concrétise.
Voici un exemple de tableaux des risques d’un projet que vous pouvez réaliser :
| Type de risque | Impact | Probabilité | Action préventive | |
|---|---|---|---|---|
| Risque 1 | ||||
| Risque 2 | ||||
| Risque 3 |
Rédiger une note de cadrage structurée et exploitable
Comment rédiger la note de cadrage idéale ?
Éléments incontournables dans une note de cadrage projet
Voici les éléments à intégrer dans la note de cadrage :
- La définition du projet : résumé synthétique qui définit la finalité du projet ;
- La contextualisation du projet : sa raison d’être, la situation qui conduit à sa réalisation ;
- Les objectifs du projet et leur finalité générale ;
- Le périmètre : ce qu’il contient et ne contient pas et ses limites ;
- Les contraintes : elles sont inhérentes à tout projet et peuvent être de nature diverses (financières, temporelles, humaines, etc.) ;
- Les acteurs : les parties prenantes et les tâches qu’elles ont à accomplir ;
- Le macro-planning : il place des jalons matérialisant les étapes clés du projet ainsi que les échéances temporelles ;
- Les ressources matérielles, humaines et financières ;
- La communication à prévoir : les moyens et les supports de communication utilisées par l’équipe ;
- Les risques qui pèsent sur le projet et leur résolution anticipée.
Conseils pour une rédaction de note de cadrage efficace
La note de cadrage doit être lisible et compréhensible. Sa structure doit être attrayante. Elle peut être présentée sur différents supports : papier ou numérique, par exemple sur un logiciel de gestion de projet.
Sa mise en page doit inclure des titres pour chaque partie et une mise en exergue des points importants. Elle peut également intégrer des tableaux ou des visuels pour une meilleure compréhension.
Exemples de projet et de note de cadrage rédigée
Exemple projet web : refonte d’un site à Paris
Définition du projet
L’objet du projet est de refondre un site internet dédié à un distributeur de panneaux solaires sur Paris. La finalité est de produire un site responsive, épuré avec une bonne UX et une arborescence qui facilite le SEO.
Contexte du projet
Le site du client est ancien et non responsive, il ne permet pas une navigation fluide et il n’a que peu de contenus. Le nouveau site doit donner une image moderne de l’entreprise, permettre une navigation fluide et la capture de prospects grâce au SEO.
Les objectifs du projet
- Proposer un design épuré et moderne pour donner une image dynamique de l’entreprise et inciter à la contacter ;
- Créer une arborescence qui permet de définir différentes catégories et pages et offrir un menu de navigation fluide ;
- Travailler l’UX du site de façon à ce qu’il soit navigable et attractif ;
- Créer des contenus qui correspondent à chaque page et le maillage interne.
Les livrables comportent l’arborescence du site, sa maquette, les textes rédigés, le maillage réalisé et la version finale du site.
Le périmètre du projet
Le projet comprend la livraison du site, les éléments de graphisme, les textes et le maillage. L’entreprise souhaite ajouter un blog avec des textes pour pousser les futures pages. La partie rédaction pour le blog n’est pas prise en charge par l’agence.
Les contraintes du projet
L’entreprise souhaite que l’apparence du site reste minimaliste, mais elle doit tout de même comprendre le contenu lié au SEO. Il faut donc prévoir de placer ce contenu en bas de page pour ne pas alourdir le graphisme.
Les acteurs du projet
- Chef de projet : M.
- Développeur : D.
- Designer : V.
- UX Designer : C.
- Consultant SEO : N.
- Rédacteur : S.
Macro-planning
- Date de livraison du projet : octobre 2025
- Proposition d’arborescence : juillet 2025
- Première version de la maquette : août 2025
- Livraison des textes avec maillage interne : septembre 2025.
Ressources nécessaires
- Budget : 6 000 € ;
- Logiciel PAO ;
- WordPress ;
- Outils SEO ;
- Photographies ou visuels ;
- Accès à Teams pour toute l’équipe ;
- Accès au logiciel SEO pour la rédactrice.
Communication
L’essentiel des échanges se fera sur Teams et par mail pour les livrables. Les tâches et jalons sont indiqués sur un espace Notion dédié.
Les risques
Le client souhaite intégrer de nouveaux produits à ses références. Cela n’est pas encore fait, mais il est indispensable de prévoir la page, le texte et le maillage en amont. Celui-ci doit encore nous communiquer quelles sont ces futures références. Des visuels et photographies doivent aussi être transmis par le client. Il sera nécessaire de le relancer pour obtenir et intégrer les informations dans les temps.
Exemple de projet pour un service client : nouvelle offre technologique
Voici les principales informations à intégrer à la note de cadrage pour un projet de chatbot pour le service client d’un site e-commerce.
La note de projet doit permettre de comprendre que :
- l’entreprise veut ajouter un chatbot à son site pour soulager et moderniser son service client. Le site profite d’un trafic régulier grâce à un SEO bien mené.
- la conversion client n’est pas optimale. Les paniers sont parfois abandonnés. Le client a identifié que les concurrents possédaient tous des chatbots répondant aux questions clients. Leur taux de conversion est meilleur.
- l’objectif est de concevoir et d’intégrer un chatbot.
- Le budget du client est restreint, c’est une contrainte importante, il demande également que l’apparence du site ne soit pas affectée par cet ajout.
- Le planning est également serré, car le client souhaite que le bot soit opérationnel sous 2 mois.
- Par conséquent, les fonctionnalités de ce dernier seront très basiques sans recours à l’IA.
- Deux personnes seront mobilisées sur le projet : A et Y.
- Une première version du chabot doit être proposée sous 5 semaines ;
- Les ressources sont limitées aux outils utilisés au quotidien dans l’entreprise sans achat supplémentaire.
- La communication se fera sur Slack.
- Le principal risque du projet est le délai restreint ; un autre risque est un problème de dysfonctionnement du bot.
Erreurs fréquentes lors du cadrage d’un projet
Voici les erreurs à éviter lors du cadrage du projet :
- Des objectifs flous ou mal définis ;
- Une absence de pilotage réel avec une équipe livrée à elle-même ;
- Une communication insuffisante entre les membres de l’équipe qui peut entraîner ses blocages ou des retards ;
- Une mauvaise affectation des ressources qui crée des points de blocage lors de la réalisation de certaines tâches ;
- Une non-implication des différentes parties prenantes :
- Une estimation du budget erronée ;
- L’absence de prise en compte des risques inhérents au projet.
FAQ – Tout savoir sur le cadrage et la note de cadrage
Quelle est sa finalité principale ?
La note de cadrage précède la planification du projet. Son objectif est d’offrir une vision synthétique du cadre, des limites et de sa mise en place en œuvre. Elle doit inclure les moyens et les ressources nécessaires et les risques à considérer.
Quand mettre en place le cadrage projet ?
Le cadrage du projet est à mettre en place lors du pré-projet. Cette étape intervient au moment des recueils des besoins du client.
Qui rédige une note de cadrage ?
La rédaction de la note de projet revient au chef de projet. Celle-ci est commandée par la DSI et doit être communiquée aux différentes parties prenantes du projet.
Quelles différences entre note de cadrage et cahier des charges ?
La note de cadrage est un document synthétique et généraliste qui a pour but de cadrer le projet de manière claire et concise. Le cahier des charges décrit très précisément les besoins du client sous forme de spécifications fonctionnelles et techniques.
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