Plan de communication – Lancement de site web [Ressource gratuite à télécharger]

Un plan de communication est un document qui rassemble toutes les actions de communication mobilisées pour faire la promotion d’une marque, d’une entreprise ou d’un produit. Nécessaire pour définir et réaliser des objectifs clés, un plan de communication structure votre projet dans le temps et vous aide à atteindre des résultats de productivité. Comme un cahier des charges pour site internet. Il est central dans la réussite d’une campagne de marketing ou de communication. Nous l’avons adapté à la création d’un site web.

Pour vous aider à mettre en place ce document structurant, nous avons conçu un modèle de plan de communication pour vous aider à déterminer votre stratégie, répartir votre budget et les efforts de votre équipe. Vous trouverez également dans notre ressource une liste de blogs, de médias, d’annuaires et de forums pour vous faire gagner du temps.

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Que doit contenir un plan de communication d’un lancement de site web ?

Un plan de communication doit constituer votre unique source de référence pour élaborer la stratégie de communication de votre projet. Les membres de l’équipe doivent être en mesure d’utiliser ce plan pour répondre à un certain nombre de questions liées au projet :

• • Quels canaux de communication utiliser ? Quelle est la finalité de chacun d’eux ?
  • Quels sont les rôles de chacun ? Qui est chef de projet ? Qui fait partie de l’équipe projet et quelles sont les parties prenantes ?
  • Comment communiquer les détails clés du projet, comme les mises à jour de statut, et à quelle fréquence ?

Étape #1 : Définissez la stratégie de votre plan de communication

La première étape consiste à établir la stratégie que vous allez adopter. Concrètement, vous devez donc déterminer les moyens que vous allez engager pour atteindre vos objectifs.

Pour structurer votre réflexion, posez-vous deux questions :

• • • Quel budget êtes-vous prêt à investir ?
    • Comment répartir ce budget / le temps homme sur les différents canaux/leviers de promotion ?

En fonction de votre activité et surtout de votre audience cible, vous allez devoir prioriser certains canaux. Notre ressource liste les canaux et leviers de communication qui vous intéresseront ainsi que les principaux postes de dépense à prévoir pour chacun d’entre eux :

• • • Relation presse – Il s’agit de l’ensemble des actions effectuées à destination de la presse et des journalistes afin d’obtenir une couverture favorable pour le lancement de votre site web. Ici, nous avons intégré 5 000€ annuels pour la location d’une base de données de journalistes auxquels vous pourrez annoncer la création de votre site et les bénéfices de votre produit ou service.
    • Publicité digitale – On parle ici des publications sponsorisées sur les réseaux sociaux et Google Adwords pour apparaître en priorité dans les résultats de recherche Google. Nous avons alloué un budget pour Facebook mais nous aurions pu y ajouter Instagram et même LinkedIn si vous êtes en B2B.
    • Publicité offline – Les canaux de communication « traditionnels ».
    • Referral Marketing – Le « marketing de recommandation » en français est une stratégie de marketing digital qui consiste à référencer votre activité auprès d’acteurs clés du secteur. Cela se concrétise donc par la rédaction d’articles invités sur des sites de référence pour votre activité par exemple ou l’inscription aux annuaires de votre corporation.
    • Animation Réseaux sociaux – Impossible d’ignorer cette partie aujourd’hui, vos réseaux sociaux doivent être vivants afin de créer et d’engager votre communauté sur vos différents comptes.

La taille de votre budget a un impact sur les choix stratégiques, sur le mix-canal choisi. Typiquement, il faut un bon budget pour faire de la pub TV/Radio.

Dans notre ressource, nous proposons un onglet « Réglages » qui vous permet de fixer vos choix stratégiques et de déterminer le budget à allouer pour chaque levier/canal.

Une fois que vous avez rempli l’onglet Réglages, vous pouvez visualiser la répartition de votre budget depuis l’onglet « Répartition budget ». Cet onglet n’est pas éditable. Il permet de visualiser le budget sur l’année et mois par mois.

Vous pouvez faire des allers-retours entre les deux onglets pour ajuster au mieux l’investissement de ressources sur les différents canaux.

Étape #2 : Répartissez vos ressources humaines pour préparer votre plan de communication

Maintenant que vous avez une meilleure idée des canaux que vous allez privilégier pour atteindre votre audience cible ainsi que du budget que vous allez allouer à ces différents leviers, vous devez réfléchir aux ressources humaines que cela va impliquer. En effet, vous ne serez pas en mesure de tout faire tout seul, vous allez manquer de temps et, certainement de compétences sur certains aspects de la communication digitale.

Encore une fois, nous avons pensé à vous : à chaque poste de dépense, nous avons associé un nombre de jours par an.  Vous devez non seulement répartir le budget financier, mais aussi calculer le temps homme et répartir les efforts humains pour :

• • • La préparation du plan média
    • La préparation du communiqué de presse
    • Le referral marketing
    • La création des comptes RS et l’animation des RS

Ensuite, en fonction des missions et du volume d’heures identifiés, vous devez réfléchir à quels types de profils ces missions pourraient convenir. La rémunération variera bien sûr en fonction des responsabilités que vous aurez à confier aux différents membres de votre équipe. Pour vous aider à vous faire une idée, nous avons constitué une équipe fictive dont vous pouvez vous inspirer avec :

• • • Directeur : 90 000€ annuels bruts
    • Manager : 65 000€ annuels bruts
    • Responsable : 50 000€ annuels bruts
    • Chef de projet : 40 000€ annuels bruts

Comme vous pouvez le constater, les charges ne sont pas à négliger ! Vous pouvez ajouter ou retirer des postes ainsi qu’en modifier le nombre pour imaginer le coût que représentera votre équipe.

Enfin, l’onglet « Répartition budget » vous permet d’avoir une vision d’ensemble de votre budget et le poids de chaque poste de dépense. Dans notre exemple, l’équipe représente 51,04% des dépenses globales sur l’année.

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Étape #3 : Organisez votre Planning de communication

Maintenant que vous savez quel budget vous allez allouer à chaque poste de dépense et qui dans votre équipe, sera responsable de chaque tâche, vous devez planifier ces actions dans le temps.

Impossible ici de vous faire un screenshot d’ensemble car les actions sont réparties sur 17 semaines :

• • • 6 avant le lancement
    • 11 après le lancement

Chaque canal/levier de communication est associé à un code couleur et nous avons listé les actions clés à mener pour chacun d’entre eux. En suivant méthodiquement ces étapes, vous serez en mesure de respecter le timing fixé. Le temps est une donnée importante dans le cadre du lancement de votre site web, pour être pleinement efficaces, ces actions doivent être menées conjointement. L’objectif est de créer une dynamique autour de cet événement, puis de maintenir les efforts dans le temps pour profiter de cet élan.

En effet, si notre planning s’arrête en semaine + 11, cela ne signifie pas que vous devez vous relâcher mais que vous sortez de la phase de lancement. Vous devrez ensuite vous reporter à votre planning de communication global ou annuel ! N’hésitez pas à vous inspirer de notre exemple, dans la forme notamment, pour votre planning de communication global.

Nos listes de blogs / médias / forums / annuaires pour vous faire gagner du temps

Nous l’avons évoqué, pour vos actions de referral marketing et d’animation de vos réseaux sociaux, vous allez devoir essayer de rentrer en contact avec :

• • • Des blogs et médias de référence pour votre industrie
    • Les principaux groupes liés à votre thématique sur les différents réseaux et les rejoindre
    • Les annuaires comme Manageo, ou autre, dans le but d’être référencé

Si vous n’êtes pas familier avec ce type d’actions, elles sont détaillées et décomposées dans l’onglet planning, si vous ne trouvez pas les réponses à vos questions, n’hésitez pas à nous laisser un message dans les commentaires !

Pourquoi ces onglets liste ? Si vous ne l’avez jamais fait, vous allez vite vous rendre compte que cette étape peut se révéler extrêmement longue et fastidieuse. D’autre part, assurer le suivi de toutes ces prises de contacts via votre boîte mail est très compliqué également. Notre ressource va vous aider à structurer votre démarche et à gagner énormément de temps !

Liste de blog & médias

Construire le plan de communication du lancement de votre site web passe par faire la liste de tous les blogs & médias qui tournent autour de votre concept. Les blogs dans la ressource sont adaptés à l’activité de La Fabrique du Net, vous devez donc la compléter avec des blogs pertinents en fonction de votre activité.

Vous allez contacter ces médias pour plusieurs raisons :

• • • Écrire un article invité sur le blog en question pour obtenir un backlink
    • Nouer un partenariat en proposant l’achat de bannière par exemple
    • Vous inspirer de son contenu

Vous pouvez renseigner ces informations dans la colonne « intérêt » de l’onglet « informations générales ».

Sur cet aspect, vous allez devoir traiter avec différents types d’interlocuteurs :

• • • Blogs perso
    • Blogs d’agences
    • Portail média
    • Blog d’éditeurs de soft
    • Intermédiaires et créateurs de sites web

Utilisez la colonne « Type » pour catégoriser ces différents acteurs.

Liste de contacts réseaux sociaux / forums

Ici, vous allez devoir intégrer les groupes de références pour votre thématique, être actif sur ces groupes en postant des messages régulièrement et introduire vos produits ou services, puis inviter les membres à suivre votre page afin de les préparer au lancement.

Pour faciliter cette démarche, vous pouvez distinguer les groupes facebook des forums et les classer par thème.

Liste d’annuaires

La démarche est différente pour les annuaires car être référencé sur ce type de page est souvent payant. C’est pourquoi notre ressource vous permet d’indiquer le tarif ainsi que l’autorité du domaine en question. Cela vous permet de comprendre rapidement le rapport qualité prix du backlink. La colonne Etat vous permet de suivre l’avancement de votre prise de contact et la progression des négociations.

Nous arrivons maintenant à la conclusion de notre article, nous sommes très heureux de pouvoir vous accompagner dans la construction de votre plan de communication du lancement de votre site web. Pour que ce dernier soit une réussite, vous devez absolument être méthodique et structurer votre démarche ! En utilisant notre ressource gratuite, vous aurez toutes les clés pour exploiter au maximum chaque levier et faire de ce lancement une réussite 🙂 N’hésitez pas à nous partager vos retours dans les commentaires !

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