Logiciels OCR : définition et sélection des meilleurs outils

La technologie a définitivement du bon. En témoignent les logiciels OCR, acronyme anglais qui signifie en français « Reconnaissance Optique de Caractères ». Comme son nom l’indique, cette technologie permet de convertir des documents numériques non modifiables (PDF, documents scannés, etc.) en fichiers bureautiques modifiables. Voici quelques explications sur les OCR, leurs avantages et notre sélection des meilleurs logiciels du marché.

Top 5 des meilleurs logiciels OCR

Qu’est-ce qu’un logiciel OCR et à quoi ça sert ?

 Logiciels OCR : définition

La technologie OCR (optical character recognition) permet de dématérialiser et d’éditer l’ensemble de vos documents non modifiables (PDF et scans), de façon plus ou moins perfectionnée selon la solution choisie. 

Imaginez. 

Vous souhaitez modifier un document PDF, transformer un article journal en format digital ou renouveler un contrat imprimé. La première option serait de passer plusieurs heures à retaper et reproduire le document (en faisant probablement quelques coquilles au passage). La seconde option serait de le scanner (si la source est papier) puis d’utiliser un logiciel OCR capable de rendre le texte directement modifiable. 

Le logiciel de reconnaissance optique des caractères est donc capable d’identifier les lettres à l’intérieur d’une image de façon à reconstituer le texte qui la compose. En vérité, les caractères qui constituent les textes sont analysés selon la courbure de leur police. Le logiciel émet alors plusieurs hypothèses sur la nature du caractère et propose la plus tangible à l’utilisateur. 

Ces petits bijoux technologiques savent scinder la structure d’une image pour en extraire différemment les textes, tableaux et images. Ils disposent également de dictionnaires qui permettent la reconnaissance de plusieurs langues et même l’écriture manuscrite. 

Les avantages d’un logiciel OCR sont donc multiples et applicables à de nombreux domaines :

• Gain de temps dans le traitement et l’édition de données (donc hausse de la productivité)
• Economie sur les ressources humaines et matérielles nécessaires à la saisie/vérification de données
• Aide aux personnes malvoyantes ou non voyantes (tel était d’ailleurs l’objectif initial des OCR)
• Centralisation des données, création d’archives consultables rapidement et sécurisation (selon les logiciels)
• Reproduction fidèle des mises en page sans aucun logiciel supplémentaire
• Formats d’entrée et de sortie variés pour répondre à tous les besoins.

Conseils pour bien choisir votre logiciel OCR

Le choix de votre logiciel OCR dépendra de votre domaine d’activité, de la spécificité de vos documents et du volume de traitement nécessaire. Quoiqu’il en soit, les fonctionnalités de base seront toutes permises dans les logiciels que nous vous présentons ici. À vous d’évaluer par la suite la complexité de vos besoins. Voici quelques pistes pour vous y aider :

• La solution souhaitée supporte-t-elle les formats d’entrée et sortie inhérents de votre activité ?
• Dispose-t-elle d’un support linguistique assez vaste pour vos traductions ?
• Traitez-vous des documents sensibles et confidentiels nécessitant des restrictions d’accès ?
• Avez-vous besoin de modifier, agréger, signer, éditer vos documents en ligne et depuis votre smartphone ?
• Possédez-vous de nombreux collaborateurs donc un besoin accru en termes de partage et stockage ?

Une fois vos besoins identifiés, vous pourrez vous pencher sur la solution optimale, gratuite ou non. 

Les limites des logiciels OCR gratuits

Les logiciels OCR gratuits suffissent à bon nombre d’utilisateurs, surtout les indépendants et les freelances. En effet, la plupart d’entre eux offrent une capture de données et une numérisation dans les formats les plus pratiques et communs. Les fonctionnalités annexes sont, quant à elles, plutôt généreuses.

Cependant, pour une utilisation plus poussée, jusqu’au-boutiste et régulière de la technologie OCR, les logiciels gratuits atteignent vite leurs limites. Notamment lorsqu’il s’agit de :

• L’extraction de tableau
• La reconnaissance de forme
• La sécurisation des fichiers
• La conversion en lot
• La sortie dans des formats spécifiques
• La fiabilité et la rapidité d’interprétation
• L’extraction de texte depuis des documents manuscrits et/ou peu lisibles.

Dans ce cas, seul un logiciel OCR payant sera à la hauteur de vos attentes. Dans tous les cas, n’oubliez pas que l’utilisation d’un logiciel OCR, même très avancé, n’exclut pas un petit coup d’œil au résultat (juste un petit effort, promis !).

Les 6 meilleurs logiciels OCR payants

Nanonets

Nanonets est un logiciel OCR basé sur l’IA qui vous permet de numériser les données de tout type de document. 

En utilisant une intelligence artificielle pour extraire des données de documents/images, les nanonets laissent à vos employés plus de temps pour se concentrer sur des tâches à plus grande valeur au lieu de leur faire passer des heures à saisir des données à la main.

Vous pouvez capturer et organiser uniquement les données pertinentes de vos fichiers PDF/documents/images en quelques secondes. 

Il est idéal pour les entreprises de toute taille qui souhaitent automatiser les flux de travail lourds en documents.

Avantages 

• Téléchargez des fichiers et exportez des données en une seule étape pour vous assurer que vos données vous sont toujours accessibles.
• Conforme au GDPR & au SOC2
• API OCR (précision >95%) gratuite et rapide avec demandes illimitées.
• S’intègrent avec plus de 5000 logiciels, ERP et bases de données

Inconvénients 

• L’interface utilisateur pour l’extraction des tableaux pourrait être améliorée
• Ne peut pas être utilisé pour signer électroniquement des documents.

Offres & Tarifs 

Le plan gratuit de Nanonets vous permet de traiter 100 documents gratuitement chaque mois. Les plans payants commencent à partir de 0,3 $/document ou moins. Vous pouvez également obtenir un devis personnalisé.

Découvrez Nanosets

Klippa 

Imaginez un logiciel qui permet de scanner tous vos documents administratifs papiers, d’en extraire automatiquement les données et d’importer automatiquement ces données dans les différents outils que vous utilisez (logiciel de compta, ERP…).

C’est exactement ce que propose Klippa, c’est un outil facile à prendre en main, qui simplifie la gestion, le stockage et l’exploitation des documents administratifs.

Les formats de sortie sont multiples : XML, CSV, UBL ou XSLX.

Enfin l’onglet “Quality” vous permet d’analyser les éventuelles erreurs contenues dans votre document. Le score de 0 indique qu’aucune erreur n’est détectée dans votre fichier. Ceci vous permet de vérifier rapidement les informations, et de les corriger si nécessaire.

Avantages 

• Extraction rapide et facile de données administratives
• Possibilité d’importer tous les documents possibles (pièces d’identité, relevés bancaires, factures, etc…)
• Statistiques en temps réel de votre situation financière
• Interface utilisateur moderne

Inconvénients 

• Interface en Anglais
• Quelques bugs rapportés par les utilisateurs lors de l’extraction des informations (correction automatisée possible grâce à la fonction « human in the loop »).

Offres & Tarifs :

Les tarifs de Klippa sont accessibles sur demande uniquement. Le service commercial vous guidera vers la solution d’abonnement la plus adaptée à vos attentes, et vous proposera l’offre qui vous correspond.

Découvrez Klippa

Abbyy Finereader

Abbyy Finereader affiche des records impressionnants : 189 langues détectées et un taux d’erreur d’1% seulement grâce à un outil de vérification très pointu. Ce logiciel OCR est probablement la meilleure option si vous avez besoin de corrections avancées, êtes confronté à des tâches de reconnaissances difficiles ou devez générer un volume de travail élevé. 

Abbyy Finereader permet de numériser mais également de modifier, charter, partager et protéger des documents. La sécurité est d’ailleurs un de ses arguments de vente principal (mots de passe et droits d’accès). Cet outil offre une technologie de reconnaissance des caractères dernier cri qui conserve entièrement la qualité du document. Il supporte un volume élevé de travail et se destine également à des utilisations plus spécifiques (formats HTML ou ePub par exemple).

Avantages 

• Prise en charge des vidéos 
• Reconnaissance optimale des images
• Interface fluide et intuitive
• Licences en volume
• Version mobile incluse.

Inconvénients 

• Lenteur au traitement de gros fichiers  
• Pas d’historique des modifications
• Manque d’indexation en texte intégral pour des recherches rapides.

Offres & Tarifs 

Tarif pour entreprise sous devis uniquement. Pour les particuliers, utilisateurs Windows, l’offre standard est à 199 euros et l’offre corporate à 299 euros. L’application conçue pour Mac est accessible pour 129 euros. Un essai gratuit de 30 jours vous est proposé pour tester Abby Finereader.

Découvrez Abbyy Finereader

Adobe Acrobat Pro

Adobe Acrobat Pro DC est l’outil de création et d’édition de documents PDF le plus poussé du marché. Cette solution de génération de documents de bout en bout est dotée de fonctionnalités OCR qui n’ont rien à envier aux logiciels spécialisés. S’ajoute à cela la possibilité de déposer des commentaires, de numériser des tableaux ou encore comparer rapidement des documents ensemble.

Avantages 

• Idéal pour ceux qui possèdent la suite Adobe 
• Intégration fluide et transparente
• Rapidité d’exécution et facilité d’utilisation
• Application mobile dédiée

Inconvénients 

• Prix élevé 
• Poids du logiciel
• Nécessite une licence Adobe Creative Cloud

Offres & Tarifs 

Offre standard à 15,59 euros par mois avec engagement d’un an. Une offre pro à 23,99 euros avec engagement d’un an (comprenant un essai gratuit).

Découvrez Adobe Acrobat Pro

Readiris Pro

Dernier, mais pas des moindres, des meilleurs logiciels payants OCR : Readiris Pro. L’outil a su se réinventer pour devenir une des solutions les plus haut de gamme en termes d’extraction de données d’un fichier PDF ou d’un document numérisé.  Son interface élégante et sa grande flexibilité séduisent de nombreux utilisateurs peu adeptes des environnements numériques complexes.

Le logiciel permet non seulement de convertir dans des formats plus rares (HTML, WordML, SpreadsheetML) mais prend également en charge les fichiers audios et plus de 120 langues.

S’additionne à cela une grande marge de personnalisation (filigranes, commentaires, annotations) et de compression des documents. 

Enfin, comme ses concurrents, Readiris Pro garantit plusieurs fonctions de protection et partages des documents ainsi que la la prise en charge des formats d’entrée majeurs.

Avantages 

• Liste avancée de fichiers de sortie
• Conservation parfaite de la mise en page
• Grande rapidité de traitement
• Interface intuitive et raffinée

Inconvénients 

• Traitement difficile des polices liées ou des tableaux complexes
• Absence de fenêtre de visualisation des résultats
• Taux d’erreur plus important que chez ses concurrents

Offres & Tarifs 

Offre standard Windows et Mac à 99 euros. Offre Corporate à 199 euros. Les tarifs des licences à gros volume se font uniquement sur devis.  

Découvrez Readiris

LightPDF

Ce logiciel permet la numérisation et la modification d’un texte issu d’un PDF ou d’une image. En quelques clics, le tour est joué. L’outil conserve efficacement les mises en page originales. Les formats de sortie sont intéressants : Word, Excel, PowerPoint, JPG, PNG et TXT. Spécialiste du PDF, ce service offre une belle palette supplémentaire d’outils pour éditer, fusionner, compresser, protéger et personnaliser ces fichiers incontournables du web.

Avantages 

• Interface propre et facile
• Solution complète pour les documents PDF
• Aucune installation de logiciel

Inconvénients 

• Support linguistique limité 
• Lenteur d’exécution
• Traitement unique des fichiers
• Fidélité de transcription parfois chaotique

Offres & Tarifs 

LightPDF propose 3 offres à destination des particuliers de 4,16€ à 19,99€ par mois, et une offre pour les professionnels dont le tarif démarre à partir de 79,95 € par an et dépend de votre durée d’engagement et du nombre d’utilisateurs.

Découvrez Light PDF

Les 4 meilleurs logiciels OCR gratuits

Simple OCR

Simple OCR offre une lecture précise des fichiers, même ceux de faible qualité. Les documents scannés sont transformés au format TXT ou RTF. L’outil respecte la mise en page initiale et le rendu est modifiable sous Word. La version d’essai pour convertir les impressions papier en fichiers textes modifiables est valable 14 jours. Néanmoins, l’impression machine n’a pas de restriction.

Avantages

• Correcteur orthographique intégré
• Extraction de grande qualité pour une option gratuite
• Configuration possible à partir d’un scanner
• Possibilité d’ajouter ses propres mots dans le dictionnaire intégré

Inconvénients

• Ne traduit pas les tables et les colonnes
• Version gratuite limitée dans le temps
• Pas d’interface française

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Free OCR

FreeOCR permet une conversion gratuite d’un fichier PDF directement au format Microsoft Word ou Text. Il traite la plupart des types d’images mais également des documents TIFF multipages. Cet outil gratuit prend en charge les scanners mais également les appareils photos. Il fait donc parfaitement le job ! Bien qu’il s’agisse d’un logiciel, son volume est moindre et permet ainsi plus de rapidité qu’un traitement en ligne. 

Avantages 

• Fonctionnement très simple
• Logiciel très léger
• Open source
• Configuration à partir d’un scanner

Inconvénients

• Taux de reconnaissance qui dépend de la qualité/définition du document et des polices de caractères
• En anglais seulement
• Ne sait pas extraire les tables et les colonnes.

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Online OCR

Gratuit et populaire, le mode invité de Online OCR permet la reconnaissance optique de quinze fichiers par heure maximum, directement en ligne. Si l’utilisateur crée un compte, il peut alors convertir les PDF de plusieurs pages et accéder à des fonctions supplémentaires. 

Le logiciel prend bon nombre de format : TIFF, JPG, BMP, PCX, PNG, GIF (même contenu dans des fichiers d’archives ZIP) et presque 50 langues (un atout considérable pour une solution gratuite). Les formats initiaux de sortie sont limités (Word, Excel et TXT) mais conviennent aux usages simples.

Avantages

• Pas d’installation de logiciel
• Très simple d’utilisation
• Plusieurs langues analysées (pouvant être ensuite consolidées en une seule)

Inconvénients

• Fichier maximum de 200 Mo 
• Qualité d’images minimum de 200-400 DPI
• Lenteur du traitement
• Pas de production de PDF
• Ne sait pas extraire les tables et les colonnes

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NewOCR

Cet outil pratique supporte de nombreux formats d’entrées (JPEG, PNG, GIF, BMP, TIFF, PDF, DjVu ) et peut se targuer d’être très simple d’utilisation. Ce logiciel gratuit analyse également 150 langues dont certaines très rares chez les logiciels OCR (vieux français, langues régionales ou anciennes). Enfin, ce logiciel offre une numérisation de très bonne qualité compte tenu de sa gratuité.

Avantages

• Grande reconnaissance linguistique
• Numérisation de haute qualité
• Nombreux formats d’entrée
• Fonctionne directement en ligne

Inconvénients

• Pas d’outil d’édition PDF
• Pas de support multi-fichiers
• Fichiers de sortie limités

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