Écrire un mail professionnel : conseils et erreurs à éviter

Le mail professionnel est le moyen de communication privilégié en entreprise. Il s’utilise autant en interne qu’entre des partenaires potentiels d’entreprises différentes. Nous pouvons envoyer quotidiennement des dizaines, voire des centaines d’e-mails, et en recevoir bien plus.

Mais trop souvent, votre mail passe à la trappe. Dans ce cas, votre destinataire ne le lit pas jusqu’au bout, voire même ne l’ouvre pas. Et en l’absence de réponse, vous ne savez pas ce qui a pu poser problème.

En réalité, écrire un mail professionnel efficace est un exercice, un art. Vous pouvez toujours mieux faire pour atteindre vos futurs clients et collaborateurs. Alors voici nos conseils et erreurs à éviter dans la rédaction de vos e-mails !

Sommaire

- 12 conseils pour écrire un mail professionnel
- 7 erreurs à éviter pour écrire un mail professionnel réussi

Sommaire

12 conseils pour écrire un mail professionnel

#1 Préparez votre approche

Pour écrire un mail professionnel, il faut un motif. Pour commencer, listez clairement vos besoins, demandes et offres sur un brouillon. Souvent, nos échanges sont de nature donnant-donnant. Essayez de dégager un objectif commun à partager entre vous et la personne à contacter. Si vos besoins sont importants, établissez un rapport d’échange entre collaborateurs : mettez en parallèle vos besoins et vos propositions au prospect. Par exemple, votre solution marketing à moindre coût contre un fichier de contacts clients.

#2 Mettez-vous à la place du destinataire

Un e-mail peut dire beaucoup de choses de celui qui l’envoie. Il est d’abord l’expression d’une personnalité. Comme tout message humain, votre e-mail est sujet à interprétation. Vous voulez donc susciter une réponse positive chez votre destinataire. Mettez-vous donc à sa place. Quelle réaction avez-vous en parcourant ce que vous écrivez ?

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# 3 Soyez clair et concis

Il n’y a rien de plus désagréable pour votre interlocuteur que de voir un pavé de texte lui sauter aux yeux. Faites court, que ce soit dans vos mots, vos phrases ou vos paragraphes. Un texte qui respire est un signe de respect pour le temps de votre interlocuteur. Pour bien écrire votre mail professionnel, allez à l’essentiel, et pensez à bien aérer votre texte. Le motif de votre demande n’en sera que plus lisible et donc, plus acceptable.

# 4 Limitez les polices de caractère

Vous ne voulez pas distraire votre interlocuteur de votre demande. Utiliser des polices trop variées donnera l’impression que vous essayez de tromper ou divertir votre destinataire. Intégrez deux polices différentes maximum, et dans un style proche.

#5 Mettez des mots en gras

Vous pouvez par ailleurs mettre en gras les informations importantes. C’est très utile pour la lisibilité de votre e-mail et cela lui donne de la force. Il est particulièrement utile de surligner les chiffres. Mais utilisez toujours cette astuce avec modération. Enfin, bannissez les majuscules : elles donnent l’impression que vous êtes en colère ou que vous criez.

#6 Choisissez votre objet avec soin

L’objet est la première chose que votre prospect verra. Il est décisif pour décider si votre mail touchera juste ou retombera dans les limbes de l’internet. C’est le nerf de la guerre de l’e-mailing ! Optez pour un objet clair et concis. Adaptez-vous à votre prospect. Mentionnez le nom de votre entreprise ou service ainsi qu’un élément clair résumant votre approche. Utilisez le « vous » pour interpeller votre destinataire. N’hésitez pas à utiliser son prénom. Exemple : « [Nom de votre entreprise ou service] Jérôme, voici une solution pour votre gestion de trésorerie ». Ou encore « Jean, notre application de mailing va changer votre quotidien. » Ainsi vous essayez de connecter votre offre avec les besoins potentiels de votre prospect.

#7 Remplissez la case copie

Avez-vous inclus une copie de votre e-mail ? Vous pouvez le faire avec la case CC, et faire une copie cachée aux différents interlocuteurs avec la case CCI. Avec cette dernière option, vous pourrez faire suivre votre e-mail à d’autres personnes de votre équipe sans que votre contact ne le sache.

#8 Assurez-vous du bon destinataire

Vous ciblez la bonne compagnie mais vous vous trompez de contact. Attention, il peut être très agaçant pour un commercial de recevoir un mail qui ne lui est pas destiné. Si votre proposition ne correspond pas exactement à son profil, votre e-mail a des chances de finir dans la corbeille.

Vous voulez être sûr de toucher le bon profil au sein de l’entreprise cible. Par exemple, le chef du service marketing, ou la personne en charge d’un dossier qui vous concerne. Renseignez-vous sur LinkedIn ou Twitter afin de renforcer le motif de votre approche. Les informations obtenues sont autant d’atouts pour votre demande.

#9 Soignez votre conclusion

Utilisez une formule sympathique de conclusion et d’au revoir. « Cordialement » est plus neutre et convient à de nombreux échanges avec des collaborateurs peu connus ou inconnus. Mais nous vous encourageons à agrémenter votre formules avec chaleur, selon les circonstances. Par exemple : « En vous souhaitant une belle journée », « Une rentrée la plus réussie possible », ou « Avec mes remerciements, et mes vœux de créativité ».

#10 Signez votre e-mail

Votre mail professionnel est-il signé ? Vous avez écrit, exprimé vos idées, vous vous êtes affirmé, il serait dommageable de ne pas mentionner votre nom. N’oubliez pas votre contact professionnel à la fin de votre missive. Optez pour la signature automatique, pour être instantanément reconnu par vos interlocuteurs réguliers. C’est aussi une occasion de rappeler votre fonction et rang au sein de votre entreprise, et c’est valorisant pour vous.

#11 Relisez-vous !

Vous devez prendre le temps de vous assurer que votre mail peut être envoyé. Relisez-vous à voix haute, cela rendra plus évidentes les fautes dans votre e-mail. Pour être complet, il doit comporter les éléments suivants :

- - Un objet clair et concis, en quelques mots
  - Une salutation professionnelle
  - Une présentation synthétique de vous-même
  - Le motif de votre e-mail, la raison pour laquelle vous contactez
  - Une grammaire, syntaxe et orthographe irréprochables
  - Vos remarques de conclusion : ajout, demande de rendez-vous, etc.

Il est fondamental de vérifier s’il y a des fautes de grammaire ou d’orthographe. La moindre coquille peut décrédibiliser votre e-mail et une faute d’expression peut nuire à votre message. Prenez plusieurs minutes si nécessaire pour scanner votre texte.Pour ça , il existe des logiciels de correction d’orthographe.

#12 Envoyez vos e-mails au bon moment

Notre capacité d’attention varie au fil de la journée. Le matin, le cerveau est plus réceptif et disposé à la concentration. Un e-mail envoyé en début de journée, avant toute chose, aura plus de chances d’être lu. Enfin, en soirée, après avoir rempli toutes les tâches de la journée, nous sommes à nouveau davantage disponibles. Autour de 18h est donc également un bon moment pour envoyer votre e-mail.

Pour les relances, nous conseillons un intervalle de 2 à 3 jours entre chaque envoi, à moduler en fonction du sujet de votre e-mail et des prérogatives associées.

Ne perdez pas votre temps à réécrire vos e-mails. De nombreuses solutions existent pour mener des campagnes d’emailing efficacement sans se compliquer la vie. Par exemple, des outils spécialisés comme Mailchimp ou Prospect.io sont là pour vous aider.

7 erreurs à éviter pour écrire un mail professionnel réussi

Vous savez comment écrire un mail professionnel grâce à ce pas-à-pas. Mais il y a des faux-pas qui ne pardonnent pas ! Voici les erreurs à éviter absolument.

#1 Faire une coquille dans le nom du destinataire

Ceci laisse une impression très désagréable à votre prospect, et peut vous coûter. Si vous n’avez pas le temps de vérifier le nom de votre contact sur LinkedIn, vous n’aurez pas le temps de faire les choses bien.

#2 Donner des détails trop personnels

Ecrire un e-mail peut se comparer à un numéro d’équilibriste. Oui, il est judicieux de mettre sa personnalité au service de votre message. Mais vous ne vous pas pas submerger le destinataire avec des détails qui ne le concernent pas et vont brouiller les pistes.

#3 Désigner un destinataire incertain

Le fameux « à qui ce message peut concerner » est à bannir. Sur ce volet, toute imprécision ou remarque floue sera mal reçue. Cherchez le titre exact de la personne qui peut vous être utile sur les réseaux sociaux professionnels. Des titres comme « chef de service marketing », « délégué général aux affaires culturelles », « chef du pôle communication » sont préférables aux formules incertaines.

#4 Le ton trop informel

Vous ne parlez pas à quelqu’un de votre famille. L’échange doit donc rester courtois. Pesez vos mots pour dégager une image de communication sérieuse et respectueuse.

#5 Un objet absent ou insuffisant

Laisser cette case vide n’est pas une bonne idée : elle envoie un message d’amateurisme et signifie que vous ne croyez pas en ce que vous faites. Votre interlocuteur doit savoir de quoi votre e-mail va parler avant même de l’ouvrir.

#6 Oublier ou surcharger la pièce jointe

Oublier la pièce jointe vous ferait envoyer un second mail. Cela encombrerait votre interlocuteur et donnerait l’impression que vous travaillez à la va vite. Prenez le temps de vérifier ce point.

De la même façon, n’envoyez pas de fichiers trop lourd. Vos interlocuteurs ont de nombreuses choses à faire, et n’auront pas le temps d’attendre qu’un long téléchargement finisse.

#7 Les smileys

Même si cela peut vous paraître a priori chaleureux, nous déconseillons. Le smiley ou émoticône fait très familier. A moins que vous ne soyez proche du collaborateur à qui vous écrivez, n’envoyez pas de smiley, a fortiori pour une première prise de contact.

Voilà pour notre guide pour écrire un mail professionnel. Pour résumer, gardez-en tête qu’envoyer un message est toujours une tâche à améliorer. Comme tout message humain, l’e-mail est sujet aux interprétations. Vous voulez donc laisser la meilleure impression possible pour obtenir une suite à votre sollicitation. Sachez maîtriser les fondamentaux sans faire d’erreurs dommageables, et n’hésitez pas à faire preuve de flexibilité et de créativité quand vous aurez établi un lien avec votre prospect. A vos claviers !

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