Combien coûte la création d’un intranet ?

Vous souhaitez mettre en place un intranet au sein de votre organisation, vous cherchez des renseignements sur les options possibles et le coût d’un intranet ? C’est à vous que cet article s’adresse.
Combien coûte un intranet ? Il y a une réponse toute simple, qui tient en deux mots : « ça dépend ». Mais comme on s’est dit que vous seriez déçu par cette réponse synthétique mais un peu courte, on a décidé d’écrire un article complet sur le sujet.

Nous allons commencer par vous partager un tableau présentant les fourchettes de prix d’un intranet en fonction de deux variables : la taille de votre entreprises (dont dépend le nombre d’utilisateurs cibles) et le type de solution (clé-en-main Vs sur-mesure). On décomposera ensuite les différents coûts pour que vous anticipiez vraiment tous les coûts, avant de vous présenter le Top 5 des solutions clé-en-main pour créer un intranet. C’est parti !

Coût moyen par type d’intranet

	Intranet pour TPE (moins de 30 utilisateurs)	Intranet pour PME (jusqu’à 200 utilisateurs)	Intranet pour ETI – Groupes (plus de 200 utilisateurs)
Clé en main	Entre 1 000€ et 5 000€	Entre 5 000€ et 20 000€	Pas adapté
Sur mesure	A partir de 10 000€	Entre 30 000€ et 100 000€	Entre 100 000€ et 200 000€

Comme vous pouvez le constater, le coût d’un intranet peut varier de 1 à 200, même s’il ne s’agit que d’ordres de grandeur, de fourchettes assez larges pour vous donner une petite idée du coût de ce type de projet. Dans la réalité, aucun projet n’a le même coût. Ce coût dépendra pour beaucoup de ce que vous attendez du logiciel. Les deux principaux éléments ayant un impact sur le coût du projet sont :

• La taille de votre entreprise et, plus précisément, le nombre d’utilisateurs cibles de l’intranet. Combien de personnes sont censées utiliser l’intranet ?
• Le type de solution. Comme pour la création de site internet, il existe deux grandes options pour créer un intranet :
  • Utiliser une solution clé-en-main, avec ses avantages (simple et moins coûteux à implémenter) et ses inconvénients (moins de personnalisation possible, absence de certaines fonctionnalités, moins de souplesse globalement).
  • Faire appel à un prestataire (une agence, un cabinet de conseil…) pour obtenir une solution sur-mesure basée sur un cahier des charges précis. L’avantage : permet d’avoir une solution répondant au mieux à vos besoins et à vos attentes. L’inconvénient : plus coûteux.

Les deux variables interagissent entre elles. Typiquement, si vous vous voulez mettre en place un intranet au sein d’un grand groupe, l’option « solution clé-en-main » n’est pas faite pour vous.

Parce que que le coût d’un intranet dépend étroitement de ce que vous voulez (logique…), nous vous conseillons de prendre le temps nécessaire à la formulation de vos objectifs et de vos attentes. Pourquoi voulez-vous un intranet ? Quelles finalités ? De là, vous pourrez sélectionner les cas d’usage de votre intranet. A partir de ces cas d’usage, vous pourrez déduire les fonctionnalités cibles et les intégrer dans le cahier des charges ou le brief que vous rédigerez. A partir de là, vous pourrez construire une grille d’analyse et réaliser votre benchmark. Il faut être très au clair sur ses besoins et ses attentes avant de commencer à réfléchir à la sélection de la solution technologique. Il est important de faire participer des collaborateurs de tous les départements de votre organisation à cette étape de formalisation du besoin et des objectifs. D’ailleurs, impliquer les futurs utilisateurs dans le projet facilitera grandement l’adoption de l’intranet une fois en place.

Voici quelques exemples d’objectifs qu’une entreprise peut viser à travers la mise en place d’un intranet :

• Réduire l’utilisation du papier dans les process administratifs pour améliorer l’efficacité des équipes.
• Centraliser sur une interface unique toutes les informations, tous les documents pour améliorer leur accès et favoriser l’intelligence collective.
• Améliorer l’engagement de vos collaborateurs, leur motivation, leur cadre de travail.
• Faciliter la communication et la collaboration entre les départements, désiloter l’organisation.

Deux remarques pour compléter l’analyse :

• Le prix des devis varieront nécessairement en fonction du cahier des charges. A chaque cahier des charges ou brief son prix. C’est logique. Mais, vous en ferez surement l’expérience, les prix peuvent varier de 1 à 5…pour un même brief ! Tout dépend si vous faites appel à un / des freelances ou bien à une agence. Les écarts de prix sont souvent justifiés par la coordination du projet, la qualité du design et de la conception. Mais attention, les arnaques existent. Sur ce sujet, nous vous invitons à lire l’article : « Zoom sur les arnaques et pratiques douteuses de certaines agences web« .
• Il ne faut uniquement raisonner sur le coût de création d’un intranet. Il est essentiel d’anticiper dès le départ les coûts liés à la maintenance : infogérance des serveurs, mises à jour, ajouts de fonctionnalités, et d’envisager le coût du projet sur un an. Aux coûts de développement initiaux doivent s’ajouter les coûts liés à la maintenance et à l’amélioration continue de la plateforme intranet.

Décomposition des coûts d’un projet Intranet

Nous allons maintenant décomposer les différents coûts d’un projet intranet, ou plus précisément l’ensemble des éléments ayant un impact sur le coût du projet.

Solutions Cloud Vs solutions in-house

Traditionnellement, les solutions intranet étaient développées en interne, hébergés sur des serveurs internes à l’entreprise, en partie pour des raisons de contrôle et de sécurité. Un projet d’intranet internalisé est plus coûteux, il suppose une infrastructure technologique. Les coûts d’installation sont plus élevés, le coût du support aussi…sans même parler du coût de l’électricité, du coût de consommation des ressources humaines (votre DSI sera plus sollicitée) et des risques de plantage.

Les solutions cloud ont aujourd’hui le vent en poupe. Le marché du SaaS a beaucoup gagné en maturité ces dernières années. Les standards de sécurité sont devenus très élevés, les risques de plantage minimes, les mises à jour très régulières, les sauvegardes sont automatiques et quotidiennes. Ce sont par ailleurs des solutions beaucoup moins onéreuses, plus flexibles, plus facilement scalables.

Lorsque l’on choisit de déployer un système d’intranet in-house, il faut bien anticiper les coûts liés aux mises à jour et aux développements. En choisissant une solution d’intranet cloud, c’est l’éditeur qui prend en charge tous les coûts de maintenance. C’est un point important à garder à l’esprit.

Les solutions cloud ont d’autres avantages :

• Une expérience utilisateur très souvent plus agréable.
• Des solutions accessibles n’importe où, n’importe quand et sur n’importe quel device (ordinateur, mobile, tablette).
• …/…

Vous l’aurez compris, nous sommes plutôt des promoteurs des solutions cloud – pas uniquement pour des raisons liés au coût.

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Développer en interne Vs acheter un intranet ?

Si vous avez des ressources humaines limitées en IT, développer votre propre intranet sur-mesure n’est pas la meilleure solution. Cela peut en revanche être pertinent pour les grandes organisations qui ont les équipes techniques internes capables d’affronter ce défi. Développer un intranet en interne permet d’obtenir une solution ultra-personnalisée, répondant à tous les besoins identifiés. In fine, le choix entre développer ou acheter une solution intranet dépend de vos besoins. A moins d’avoir des besoins fonctionnels complexes, développer une solution en interne ne vaut pas le coup. Par ailleurs, même si vous avez une équipe IT très douée, vous devrez très probablement faire appel à des spécialistes, à des prestataires externes – car construire un intranet fait appel à des compétences assez spécifiques.

En clair, dans 95% des cas, il est moins cher, plus rapide et plus efficace d’acheter une solution plutôt que de construire un intranet from scratch en interne.

Clé-en-main Vs Sur-mesure

Ce point prolonge le précédent. Il y a un dilemme : comment s’assurer que la solution clé-en-main que je choisirai couvrira tous mes besoins fonctionnels qui, en partie, sont uniques, liés aux spécificités de mon projet ? Si vous achetez une solution clé-en-main, vos besoins uniques se transformeront en coûts additionnels de personnalisation.

Encore une fois, la réponse à votre question sera beaucoup plus simple à trouver si vous avez pris le temps, en amont, de bien définir vos besoins. Les features de base sont intégrées dans toutes les solutions, comme par exemple les outils de collaboration, le stockage des fichiers dans le cloud, les calendriers…En fonction du nombre de core features et des éditeurs que vous aurez sélectionné, vous aurez le choix entre différentes formules d’abonnement.

Si vous avez des besoins très spécifiques, un conseil : faites des recherches. Les intranets ne sont pas un nouveau concept. C’est un marché ancien et très mature. Il y a de fortes chances que quelqu’un avant vous ait déjà eu un besoin comme le vôtre et que la solution qui y répond existe. Regardez les différentes solutions du marché, comparez les offres, étudiez les fonctionnalités de chacune.

Posez-vous aussi cette question : « Est-ce que le problème auquel je fais face a vraiment besoin d’être solutionné par mon intranet ? Est-ce qu’une autre application pour faire le travail à la place ? Par souci de simplification, on a tendance à demander trop de choses à une seule application. Un intranet couvrant trop de fonctionnalités s’avérera onéreux et long à développer. De plus, les personnalisations complexes peuvent engendrer des problèmes, être complexes à maintenir. Avec le développement des intégrations, il est désormais possible de connecter son intranet avec d’autres outils, d’autres applications répondant à des besoins non couverts par l’intranet. Inutiles de partir à la recherche d’un intranet clé-en-main qui répond à tous vos besoins, de rechercher une perle rare qui n’existe surement pas.

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Le coût d’un intranet dépendra en partie du succès de son intégration

Un projet d’intranet peut s’avérer très complexe. Pour maximiser les chances de réussite du projet, vous ne devez pas chercher à faire des économies sur la partie implémentation, sous peine d’en subit les conséquences (financières) à moyen et long terme. Vous devez tout faire pour que votre solution soit correctement installée et paramétrée. Mais aussi pour que les utilisateurs soient correctement formés. Vous devez anticiper le déploiement de votre intranet, prévoir dès le début cet aspect des choses. Il ne s’agit pas simplement d’acheter un intranet. Une partie non négligeable de votre investissement doit être affecté à son déploiement. Ce qui inclut plusieurs étapes clés :

• Définir des objectifs business clairs.
• Déterminer des règles de gouvernance.
• Définir les rôles et les responsabilités.
• Organiser la phase d’implémentation technique : installation, import des données, intégrations, etc.
• Diffuser une culture de la collaboration au sein de votre organisation.
• Former les utilisateurs de l’intranet.
• …/…

Même si vous constituez une équipe dédiée au projet, il est conseillé d’être accompagné de spécialistes aux différentes phases : organisation du projet, développement, implémentation, lancement. Pour gérer l’intranet, vous avez plusieurs possibilités : affecter des ressources humaines déjà dans l’entreprise, recruter de nouveaux salariés, externaliser la gestion à un spécialiste ou à l’éditeur de la solution. Dans tous les cas, cela entraîne des coûts qu’il faut prévoir.

Qui plus est, l’accompagnement ne doit pas se terminer une fois l’intranet déployé. Pour que votre intranet évolue, s’améliore en continue pour répondre aux nouveaux besoins et objectifs de votre entreprise, il est essentiel de mettre en place un dispositif de pilotage de la performance et d’analyser la performance.

Le support et la maintenance

La technologie plante. Même les développeurs les plus doués du monde ne peuvent pas garantir une solution sans défaut et invulnérable. Les problèmes techniques peuvent aller d’un simple bouton qui ne redirige pas vers la bonne page à un plantage complet du système. Il faut gérer ces risque technologiques, comme dans tout projet IT. Votre entreprise doit pouvoir accéder rapidement et facilement à un support pour régler les problèmes quand ils surgissent. Quand un logiciel est rempli de bugs et de ralentissements, cela dégrade l’expérience utilisateur et dés-incite les utilisateurs à adopter la solution. Un faible taux d’adoption d’un intranet doit être considéré comme un véritable coût, avec un impact certain sur le ROI.

Le support et la maintenance peuvent être gérés en interne ou constituer un service proposé par votre intégrateur ou l’éditeur. Il faut mesurer le niveau de ressources nécessaire. Si vous avez un intranet clé-en-main utilisé par moins de 100 personnes pour fluidifier la communication interne, c’est différent d’une plateforme intranet connecté à toutes les applications clés de l’entreprise et utilisé par plus de 5 000 salariés. Les coûts du support et de la maintenance seront très différents. Quoiqu’il en soit, en général, les supports IT externalisés sont plus économiques.

Lorsque vous réfléchirez au budget à allouer au support et à la maintenance de votre intranet, évaluez le rôle que l’intranet jouera pour votre entreprise et les conséquences qu’un plantage ou qu’un support client non réactif pourraient avoir sur votre activité. Si l’intranet est l’outil principal utilisé par vos collaborateurs et qu’il stocke les informations sensibles de votre entreprise, il est conseillé d’opter pour un support accessible 24/7.

Les mises à jour et les améliorations de votre intranet

Les technologies et les usages qui en découlent évoluent très vite. Pour maintenir la qualité de votre intranet, il est essentiel de faire les mises à jour et les améliorations nécessaires. Votre intranet n’est pas un outil statique. Il doit s’adapter à l’évolution des technologies et des usages. Pour que votre intranet continue de proposer toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin, vous devrez régulièrement faire des mises à jour et de nouveaux développements – surtout si votre intranet s’intègre aux autres applications de votre système et que celles-ci ont leurs propres mises à jour. Si vous choisissez d’acheter une solution sur-mesure, les mises à jour seront plus coûteuses. Si vous choisissez une solution SaaS avec abonnement, vous verrez que l’éditeur propose régulièrement de nouvelles mises à jour et features.

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Le coût lié au fait de ne pas avoir d’intranet…

Il y a un coût de l’intranet mais aussi un coût qui découle de l’absence d’intranet. Vous ne devez pas uniquement vous préoccuper du coût de la solution, mais aussi de la valeur qu’elle va apporter à votre entreprise. Si vous êtes le porteur du projet et que vous devez défendre son coût devant le Top management, il n’est pas inutile de rappeler cela. Examinez les objectifs que vous avez fixé pour votre intranet et assignez à chacun d’eux une valeur. Par exemple, si votre intranet doit permettre d’améliorer la rétention de vos salariés de 10% en développant leur engagement, demandez-vous combien cela rapportera à votre entreprise d’un point de vue financier.

Vous l’aurez remarqué, il n’y a pas de réponse simple à la question de savoir combien coûte un intranet. La mise en place d’un intranet est un projet IT complexe et de grande ampleur. Il y a beaucoup de variables impactant le coût : le nombre d’utilisateurs, le type de solution, l’hébergement, les fonctionnalités, le support, les services divers et variés, etc. Vous devez bien anticiper tous les coûts avant de déployer le projet pour limiter les risques d’échec. Abandonner un projet au bout d’un an de développement à cause de coûts mal anticipés est…très coûteux. Si vous êtes perdu, faites-vous accompagner dans le calcul du coût du projet.

Nous allons maintenant vous présenter 5 solutions clés en main.

Les meilleures solutions clé-en-main pour créer son intranet

Pour finir, nous allons vous présenter 5 des meilleures solutions clé-en-main pour créer son intranet : Jostle, ThoughtFarmer, Happeo, Staffbase et Wizdom.

Jostle

Implanté à Vancouver, Jostle a lancé en 2009 une plateforme intranet SaaS (Cloud) pour améliorer la communication interne entre les équipes et l’engagement des salariés. C’est une solution de référence outre-atlantique, mais également utilisé partout dans le monde. Selon l’éditeur, le taux d’utilisation de la plateforme par les employés est de 85%, soit 5 fois plus que les autres intranets. La raison ? L’expérience utilisateur, liée à la simplicité de l’interface et à la richesse fonctionnelle. Les utilisateurs peuvent accéder en quelques clics aux actualités de l’entreprise, aux plannings,, aux événements.

Très rapide à implémenter et à paramétrer, doté d’une très grande richesse fonctionnelle et présentant une interface très user-friendly, Jostle a un seul défaut : la plateforme n’est pas disponible dans la langue de Molière. Si vous ou vos salariés sont fâchés avec la langue de Shakespeare, mieux vaut éviter cette solution. C’est dommage, car c’est l’une des plus robustes du marché…

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ThoughtFarmer

Basé également à Vancouver et détenu par l’éditeur de logiciels OpenRoad, ThoughtFarmer associe les fonctionnalités classiques d’un intranet (actualités, contenus structurés, moteur de recherche, répertoire des salariés) et des fonctionnalités sociales : blogs, flux d’activité, wikis, réseaux sociaux. La plateforme permet aussi aux employés de partager des messages vidéos. L’interface ergonomique de ThougthFarmer permet de trouver rapidement l’information dont on a besoin et de communiquer facilement avec les autres employés. L’intranet ThoughtFarmer a été créé pour améliorer la motivation, l’engagement et la productivité des salariés, et l’éditeur a tout mis en oeuvre pour atteindre ces objectifs. C’est une plateforme très réussie, qui vaut le coup d’être testée. Elle est disponible en français.

La solution peut être déployée on-premise (installée sur les serveurs de l’entreprise) ou bien hébergées dans le cloud (sur des serveurs situés à Londres et Vancouver). Concernant les tarifs :

• On Premise : de 69€ à 89€ par utilisateur.
• Cloud : de 4€ à 8€ par utilisateur et par mois.

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Happeo

Happeo est l’un des leaders du marché de l’intranet clé-en-main. La plateforme est à la fois un intranet, une base de connaissance, un outil de collaboration et un réseau social d’entreprise. Happeo a été adopté par de grandes entreprises et des organisations à croissance rapide. 220 000 salariés à travers le monde l’utilisent. L’interface de la solution, qui s’interface avec GSuite, n est l’une des plus élégantes et agréables à utiliser que nous ayons testées. Happeo propose un éditeur drag-and-drop et des pages pré-construites pour faciliter son utilisation auprès des salariés peu technophiles. Les utilisateurs peuvent directement intégrer sur leurs pages des liens vers des documents, des formulaires, des fichiers, des feuilles de calcul ou des calendrier. Happeo, par ailleurs, est multilingue – ce qui est pratique pour les entreprises qui emploient des salariés de différentes nationalités. Le support client est réputé pour sa réactivité. Il est accessible par téléphone ou email.

Tout a été pensé pour améliorer l’expérience salarié. En 2017, Happeo a été reconnu comme l’une des startups les plus prometteuses par l’Union européenne, avec une croissance annuelle à 3 chiffres (plus de 200%).

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Staffbase

Fondé en 2014 par une société allemande, Staffbase est une plateforme d’intranet plutôt destinée aux organisations complexes – aux groupes par exemple. Adidas, Audi, Siemens sont quelques uns des clients de cette solution. L’éditeur a développé une approche très axée sur le mobile et a conçu une plateforme qui permet de faciliter la communication avec les salariés via différents canaux : flux d’actualité, magazine mobile, messagerie instantanée, sondages… Les outils d’analytics et de reporting permettent d’évaluer très précisément le niveau d’adoption de l’outil et son efficacité sur les process. Staffbase est davantage conçu pour faciliter la communication verticale (top-down) que la communication transversale / horizontale (entre salariés). L’éditeur propose une API qui permet de connecter facilement la plateforme aux autres applications & bases utilisées par l’entreprise. Le taux d’utilisation de la plateforme par les salariés varie de 50 à 90%.

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Wizdom

Lancée en 2001, la plateforme d’intranet Wizdom propose plus de 50 features. Mais au-delà des fonctionnalités, c’est le design de la plateforme qui séduit le plus. Wizdom est construit sur une interface SharePoint Modern Experience, familière aux utilisateurs de la suite Office de Microsoft. Tous les besoins classiques sont couverts. Le support a bonne réputation. En clair, c’est une solution qui tient clairement la route et qui mérite d’être testée.

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Voilà, nous espérons avoir répondu à certaines des questions que vous vous posiez au sujet du coût de création d’un intranet. Si vous avez la moindre hésitation ou interrogation, n’hésitez pas à nous contacter via le formulaire.