Imaginez un logiciel qui permet de scanner tous vos documents administratifs papiers, d’en extraire automatiquement les données et d’importer automatiquement ces données dans les différents outils que vous utilisez (logiciel de compta, ERP…). Pas mal, non ?
C’est exactement ce que propose Klippa, un logiciel qui permet de réduire drastiquement le temps passé à la saisie manuelle de données. Klippa propose bien d’autres fonctionnalités pour fluidifier vos processus administratifs et gagner en productivité.
Nous avons testé cet outil. Voici sans plus attendre notre avis sur Klippa.
Notre avis sur Klippa en résumé
Avec Klippa, vous découvrez un outil facile à prendre en main, qui simplifie la gestion, le stockage et l’exploitation des documents administratifs. Grâce à son logiciel OCR, Klippa vous permet d’extraire les informations utiles contenues dans vos factures, tickets de caisse, contrats, et toutes sortes de documents.
- Extraction rapide et facile de données administratives
- Interface utilisateur moderne
- Statistiques en temps réel de votre situation financière
- Possibilité d’importer tous les documents possibles (pièces d’identité, relevés bancaires, factures, etc…)
- Envoi facile des fichiers depuis n’importe quel support fixe ou mobile
- Interface en Anglais
- Quelques bugs rapportés par les utilisateurs lors de l’extraction des informations (correction automatisée possible grâce à la fonction « human in the loop »).
Présentation de Klippa en quelques mots
Klippa a été fondée en 2015 avec l’ambition de faciliter la digitalisation et l’automatisation des processus administratifs. Les membres de l’équipe de Klippa occupent 2 bureaux distincts aux Pays-Bas, et à Brasov (Roumanie). Elles répondent aux attentes de plus de 1000 clients à travers le monde.
Cette solution accessible dans le Cloud s’adresse aux petites et grandes structures de différents domaines. Les solutions proposées répondent aux besoins des entreprises du secteur informatique, des banques et des services financiers, des services marketing et du transport, ainsi qu’aux services juridiques et publics.
Leurs solutions permettent notamment de collecter automatiquement des documents administratifs, factures et reçus en formats numériques (images ou pdf). Les informations obtenues sont transformées en données numériques faciles à importer dans vos systèmes informatiques de gestion grâce à l’OCR (Reconnaissance Optique de Caractères).
En complément de Klippa, découvrez les logiciels de comptabilité, paie et gestion commerciale recommandés pour gérer l’aspect administratif de votre entreprise :
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Offres & Tarifs de Klippa
Les tarifs de Klippa sont accessibles sur demande uniquement. Le service commercial vous guidera vers la solution d’abonnement la plus adaptée à vos attentes, et vous proposera l’offre qui vous correspond.
A la découverte de Klippa
Nous avons pu tester Klippa grâce à une version de démonstration, afin de vous donner un avis le plus détaillé possible. Vous pouvez intégrer Klippa à vos habitudes de travail. Si vous êtes quotidiennement sur la route, vous pouvez choisir d’utiliser l’application pour Smartphones et tablettes pour prendre une simple photo de vos documents, et l’intégrer instantanément à Klippa.
Klippa accueille ses utilisateurs sur une interface claire et simple d’utilisation. La barre de menu sur le côté vous mène droit vers les fonctionnalités disponibles. D’emblée, vous pouvez immédiatement commencer à scanner vos documents administratifs (factures, tickets de caisse, pièces d’identité, contrats, bulletins de paie, les cartes de crédit et les relevés bancaires).
Une fois que vous avez choisi votre document, vous le sélectionnez, et cliquez sur “GO”. Ainsi, votre document passera sous le scan OCR de Klippa, et les données contenues dans votre document seront extraites. Les données sont extraites en 0.5 à 4 secondes en moyenne. Vous pourrez ensuite les importer sous différents formats, notamment sous le format JSON qui permet une intégration facile des informations dans la plupart des solutions de gestion courantes.
L’onglet “Quality” vous permet d’analyser les éventuelles erreurs contenues dans votre document. Le score de 0 indique qu’aucune erreur n’est détectée dans votre fichier. Ceci vous permet de vérifier rapidement les informations, et de les corriger si nécessaire. Le logiciel détecte la présence de manipulation frauduleuse sur le document soumis et vous avertit en temps réel.
Avec Klippa, vous n’avez que quelques clics à faire pour obtenir des données prêtes à être importées dans vos logiciels de comptabilité, de gestion commerciale, de marketing ou de gestion de paie & RH.
Zoom sur 4 autres fonctionnalités de Klippa
Outre l’extraction de données de toutes sortes de pièces administratives, Klippa propose d’autres fonctions intéressantes :
- Données sensibles. Avec Klippa, vous traitez vos données avec la possibilité d’anonymiser ou de masquer des données sensibles, de vérifier l’authenticité et la validité des documents (comme les documents d’identité), de classer et d’organiser les documents ;
- Données marketing. D’extraire des données marketing afin de comprendre les habitudes d’achat de vos clients et de créer rapidement vos opérations marketing ;
- Application mobile. De scanner et d’enregistrer des documents depuis l’application mobile ;
- Logistique & transport. De faciliter l’aspect administratif des opérations logistiques et de transport de marchandises (préparation des déclarations douanières, vérification de la conformité de vos documents douaniers, automatisation des bons de livraison…).
Klippa propose un véritable outil complet de numérisation, de vérification et d’archivage des données habituellement disponibles sur papier. Vous avez ainsi accès à un historique qui centralise toutes les pièces administratives, et qui met en évidence les informations importantes de chaque document.
Le partage des informations au sein de vos différents services se fait ainsi avec fluidité, grâce à l’intégration facile des données dans votre système de gestion des informations habituel.
Les avis clients sur Klippa
Klippa remporte une excellente note de satisfaction clients sur Capterra. On retient notamment sa facilité d’utilisation, et sa capacité à accélérer les processus administratifs.
-Note de 4,6 / 5 sur Capterra
Avis positif – Simplicité d’utilisation
« Très facile à mettre en œuvre; solution très abordable et facile à utiliser. »
Avis positif – Gestion optimisée des archives administratives
« Plus de reçus perdus, plus de papiers froissés et pas d’accumulation en fin d’année. Fini les dossiers bombés dans le placard. »
Avis négatif – Nécessite quelques vérifications des informations
« La TVA n’est souvent pas correctement affichée dans la ligne de saisie et doit souvent être ajustée manuellement par l’administrateur avant que le reçu ne soit enregistré sur Exact Globe. »
Avis négatif – Faible niveau de personnalisation
« Je pensais qu’il y aurait plus de possibilités de personnaliser notre modèle »
Le support client Klippa
Le support client de Klippa est réactif, et surtout à l’écoute des problématiques de ses utilisateurs. Les réponses apportées sont claires et adaptées à votre situation. Pour contacter le service technique, plusieurs solutions s’offrent à vous :
- ✉ Assistance par email
- 💬 Live chat
Pour obtenir rapidement une réponse sur des questions fréquentes, une aide en ligne vous est également proposée :
- Centre d’aide
- FAQ
Conclusion – Notre avis sur Klippa
Klippa est un outil que nous recommandons aux entreprises qui supportent un aspect administratif important. Si vous devez gérer et archiver de nombreux reçus et factures, ou encore exploiter facilement des informations d’identité ou douanières, Klippa est fait pour vous. Cet outil fluidifie le flux d’informations au sein de votre entreprise, et centralise vos archives.
Cet article a été sponsorisé par Klippa. > En savoir plus sur les articles sponsorisés
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